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甘肃煤炭第一工程有限责任公司

材料采购管理办法

为加强公司规范化管理，规范采购工作,保障生产经营活

动的正常持续进行，选择合格的供应商并对采购过程进行严

格的控制，确保供货商提供的材料满足公司的规定要求，最

大限度的降低采购成本，特制定本办法。

本办法适用于公司各项材料采购时的价格之审核、下

单、订购、验收、付款结算等，除另有规定外，应依本制度

处理。

第一条职责划分

1、由租赁公司（项目部材料库）负责对材料的采购工

作。

2、工程管理部负责提供产品相关技术要求、质量保证

条件等。

3、计划预算部每月根据施工图纸、月进度编制月材料

需用量

4、库房保管员负责对采购回的材料进行数量验收和品

质验证，质检部负责进厂材料的质量检验。

5、财务部负责采购计划及采购预算的审核；采购材料

款的审核及采购款项的支付。

5、项目经理或主管经理对于重要材料的采购，可直接

与供应商或代理商议价。专项用料，必要时由经理或总经理

指派专人或指定部门协助办理采购作业。

第二条采购计划的制定

1、材料库根据项目部的《生产计划》结合月材料需用

量情况，核对仓库的库存量，确定材料的品种、规格、数量

等方面的实际缺口，编制当月《采购计划》，经项目经理批

准后实施采购。

2、《采购计划》经项目经理批准后，材料库与财务部各

持一份，材料库根据《采购计划》进行材料采购。财务部根

据《采购计划》安排采购所需的资金。

第三条选择供应商

在做好《采购计划》后，选择合格供应商、进行询价、

议价，与相关部门评选确定后，由项目部领导审核。

1、供应商的选择需从批准的【合格供应商名单】中选

取，

2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的

材料，材料库应事先选定厂商，议定长期供应价格进行采购，

第四条价格调查

1、已核定的材料，材料库必须经常分析或收集资料，

作为降低成本之依据；

2、本公司各有关部门，均有义务协助提供价格信息，

以利各项目部材料库比价参考；

3、已核定的材料采购单价如需上涨或降低，应附上书

面原因说明；

4、采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当

降低单价；

5、材料库应随时掌握市场价的浮动数据，以利于更好

的把握市场；

第五条询价、比价和议价

1、根据采购材料的品种、规格、标准、数量、和交付

期的不同，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供货商

作为询价对象；

2、采购人员根据过去采购的情况，市场变化情况，以

及项目部成本预算等情况，确定采购目标价格；

3、在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的

报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面进行核对，

以保证供应商可以提供的材料符合公司实际的采购要求，并

对供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比

较，以便选择条件最优的供应商；

4、供应商提供报价的材料规格与采购规格不同或属代

用品时，采购人员应送请工程管理部和质安部门确认；

5、专用材料或用品，材料库应会同使用部门共同询价

与议价；

6、对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分

析后，以电话等联络方式向厂商议价。在公司规定的权限范

围内，采购人员应与供应商进行磋商，以使双方最终在全部

条款上达成一致。

7、对重大的物资采购，无论是技术、商务谈判，要保

证参加人数不少于两人。有关价格、选型及其他重要的技术、

商务谈判，要求有两个以上的部门派人参加。

第六条购前核决及权限

采购经办人员经与厂商初步沟通并完成询价后，在“采

购计划单”上详细填列以下事项，呈报项目部领导核决：

1、询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与

“报价有效期限”；

2、注明与厂商议定的付款条件；

3、需与供应厂商签订长期合同者，采购部门应以签呈

及拟妥的长期合同书。

“采购计划单”经核决后，如发生采购数量数量、金

额的变更时，采购部门应依更改后的采购数量、金额由项目

部领导重新审核签字。

第七条价格复核与市场