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会议记录及行动计划落地实施模板

一、适用场景与价值

二、全流程操作步骤

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议核心目标：组织者需提前明确本次会议需解决的问题（如项目里程碑确认、资源协调、风险排查等），并预设会议产出（如决策结论、任务清单、时间节点等）。

准备会议材料：提前分发会议议程（含议题、时间分配）、相关背景资料（如项目进度表、数据报表），让参会人提前熟悉内容，提升会议效率。

明确参会角色：至少包含主持人（把控流程）、记录人（负责信息整理）、责任人（涉及任务执行的核心成员），必要时可邀请决策人（如部门负责人）。

（二）会中记录：聚焦关键，精准提炼

记录会议基本信息：包括会议名称、时间、地点（线上需注明会议）、参会人员（含缺席人员及原因）、主持人、记录人。

按议程逐项记录讨论内容：

议题背景：简要说明讨论问题的起因或现状（如“当前项目A进度滞后3天，主要原因是资源未到位”）。

核心观点：记录不同参会人的关键发言（用“（部门/姓名）：观点摘要”格式，如“（技术部/）：建议增加2名开发人员，预计3天内解决资源缺口”）。

争议点与共识：明确讨论中的分歧及最终达成的共识（如“争议点：是否调整项目交付时间；共识：不调整交付时间，通过内部加班补齐进度”）。

形成决议与待办事项：

决议结论：记录会议最终的决策结果（如“同意项目A按原计划交付，技术部需在2日内提交详细资源调配方案”）。

待办事项清单：初步明确任务名称、初步负责人（后续需细化），并标注优先级（高/中/低）。

（三）会后整理与落地：闭环管理，跟踪执行

整理会议记录：会后24小时内，记录人需根据会议笔记，补充完善“会议基本信息”“讨论内容”“决议结论”，保证信息准确、语言简洁，形成《会议纪要》初稿。

分发与确认：将《会议纪要》初稿发给所有参会人，确认记录无误（重点核对任务、时间、责任人），经主持人审核后定稿并分发（抄送相关人员，如部门负责人、项目干系人）。

制定行动计划表：根据《会议纪要》中的待办事项，细化《行动计划表》，明确任务名称、具体负责人、截止时间、交付标准、所需资源、关联任务等，保证每个任务“可执行、可检查”。

跟踪与反馈：

任务负责人需按计划推进工作，每周更新任务进度（如“已完成需求调研”“待测试，预计延期2天”）。

记录人或项目专员每周汇总《行动计划表》进度，对逾期任务及时预警（提前3天提醒负责人），并协助解决执行中的障碍（如资源协调、跨部门沟通）。

复盘与闭环：在下次会议中，优先回顾上次会议行动计划的完成情况，对未完成的任务分析原因（如“资源不足”“需求变更”），并明确下一步措施，形成“计划-执行-检查-改进”的闭环。

三、核心模板结构设计

（一）会议纪要模板

会议基本信息

会议名称

项目A启动会

会议时间

2023年10月26日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室（线上：X）

参会人员

（项目部/）、（技术部/）、（市场部/）、（运营部/赵六）

缺席人员

*（财务部/陈七），原因：外出培训

主持人

*（项目部/）

记录人

*（行政部/周八）

会议议程与讨论内容

议程1：项目A背景与目标讨论内容：（项目部/）：项目A需12月31日前上线，核心功能为用户注册、商品展示、支付流程。（市场部/）：目标用户为25-35岁群体，首月注册量需达10万。共识：项目目标明确，按原计划推进。

议程2：当前资源与风险讨论内容：（技术部/）：开发人员不足，现有5人，需再增2人。（运营部/赵六）：支付接口需对接第三方，预计需7个工作日。争议点：是否调整上线时间。决议：不调整上线时间，技术部10月28日前提交人员增补方案，运营部同步推进对接。

议程3：下一步行动计划待办事项：1.技术部提交人员增补方案（负责人：（技术部/），10月28日）2.运营部完成支付接口对接需求文档（负责人：（运营部/赵六），10月30日）

（二）行动计划落地跟踪表

任务名称

负责人

截止时间

优先级

当前状态

完成情况

备注/风险

提交人员增补方案

*（技术部/）

2023-10-28

高

进行中

已完成初稿，待审核

需HR部门配合招聘流程

完成支付接口对接需求

*（运营部/赵六）

2023-10-30

高

未开始

需第三方提供接口文档

已联系第三方，待反馈

制定用户推广计划

*（市场部/）

2023-11-05

中

未开始

待项目核心功能确认

需与技术部同步进度

四、高效使用要点

记录准确性原则：会议纪要需客观反映讨论内容，避免主观臆断，关键信息（如时间、责任人、任务名称）需反复核对，保证无误。

责任到人，避免模糊：行动计划中的任务负责人需明确到具体人，避免“相关部门”“后续安排”等模糊表述，保证任务有人抓、有人管。

定期跟踪，及时预警：建议建立“周跟踪、月复盘”机制，对逾期任务提前介入，