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部门会议流程标准化管理
演讲人：
日期:
CONTENTS
目录
01
会前准备阶段
02
会议召开程序
03
核心会议内容
04
会后跟进机制
05
问题处理规范
06
效果评估体系
01
会前准备阶段
议题清单确认机制
议题收集
议题确定
议题筛选
议题发布
各部门需提前提交会议议题，确保议题符合会议目标和议程安排。
根据紧急程度、重要性、关联性等因素，筛选出需要讨论的议题。
将筛选后的议题清单提交给主管领导审批，最终确定会议议题。
将最终确定的议题清单提前通知给参会人员，以便做好相关准备。
材料预审与共享规范
材料准备
各部门需提前准备好与议题相关的材料，包括报告、数据、方案等。
01
材料预审
会议组织者需对提交的材料进行预审，确保材料的质量、准确性和完整性。
02
材料共享
将预审通过的材料提前共享给参会人员，以便大家提前熟悉和准备。
03
材料保密
对于敏感或涉密材料，需严格控制传播范围，确保信息安全。
04
参会人员通知流程
确定参会人员
通知方式
参会确认
通知变更
根据议题清单，确定需要参加会议的人员名单。
通过邮件、短信、电话等方式，及时将会议时间、地点、议题等信息通知给参会人员。
参会人员需在规定时间内回复确认是否参加会议，以便做好会议安排。
如有会议时间、地点或议题等重要信息发生变更，需及时通知参会人员，并确认其收到通知。
02
会议召开程序
开场议程公示标准
提前准备会议议程，并在会议前向与会人员公示，确保大家有足够时间了解和准备。
提前准备
开场议程应简洁明了，突出会议主题和目的，避免过多冗余信息。
清晰明了
开场议程一旦确定，应严格遵守，确保会议有序进行。
严格遵守
主持人职责与控场规范
公平公正
主持人应公平公正对待每位与会人员，给予他们平等的发言机会。
03
主持人需具备控场能力，确保会议按照议程进行，及时制止偏离主题的发言。
02
掌控全场
职责明确
主持人应明确自身职责，包括会议开场、引导发言、总结讨论等。
01
发言时间分配原则
合理安排
根据会议议程和实际情况，合理安排每个人的发言时间，确保会议高效进行。
01
灵活调整
在会议过程中，可根据实际情况灵活调整发言时间，确保重要议题得到充分讨论。
02
发言顺序
按照一定顺序安排发言，如职位高低、报名顺序等，确保会议秩序井然。
03
03
核心会议内容
部门工作进度通报
各部门负责人对本月重点工作的完成情况进行详细汇报，包括项目进展、遇到的问题及解决方案。
重点项目进度汇报
日常工作总结
数据分析与展示
各部门简要总结本月日常工作情况，提出存在的问题和改进措施。
通过图表等形式展示部门业务数据，分析数据变化原因，为决策提供依据。
对需要跨部门协作的事项进行梳理，明确协作目标、责任人和时间节点。
协作事项梳理
针对协作事项，各部门进行充分沟通和协调，解决合作中的分歧和难题。
沟通与协调
共同商讨并确定协作方案，明确各自职责和任务，确保协作顺利进行。
协作方案制定
跨部门协作事项讨论
决策事项表决流程
决策事项提出
决策表决
决策讨论
决策执行与跟踪
由相关部门或人员提出需要决策的事项，并阐述决策背景、目的和方案。
与会人员对决策事项进行充分讨论，提出意见和建议，帮助完善决策方案。
按照少数服从多数的原则进行表决，确定最终决策结果。
将决策结果落实到具体部门和人员，明确执行计划和时间表，并对执行情况进行跟踪和评估。
04
会后跟进机制
决议事项任务分解
细化任务清单
将会议决议事项细化为可操作的任务清单，明确任务内容、责任人和完成时间。
01
任务分配与确认
将任务清单分配至相关部门和责任人，并确认任务分配无误。
02
任务执行与反馈
责任人按时执行任务，并定期反馈任务进展情况，确保任务按计划完成。
03
责任人追踪登记表
记录责任人的姓名、所属部门、联系方式等基本信息。
责任人信息
任务执行情况
监督与反馈
记录责任人任务完成情况，包括完成时间、完成质量等信息。
对任务执行情况进行监督和检查，及时发现问题并反馈责任人，确保任务按时按质完成。
会议纪要签发时效
会议结束后及时整理会议纪要，并交由相关人员审核，确保纪要内容准确无误。
纪要整理与审核
审核通过的会议纪要应按照规定的流程进行签发，确保纪要信息及时传达至相关人员。
签发流程
相关人员收到会议纪要后，应及时按照纪要内容开展工作，确保会议决议得到有效落实。
签发后行动
05
问题处理规范
争议事项备案程序
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将争议事项以书面形式提交给会议组织者，包括争议内容、双方观点和理由等。
提交争议事项
在会议开始前，由指定的负责人或小组对争议事项进行初步研究，并提出处理意见。
初步处理
会议组织者将争议事项备案，并通知相关参会人员。
备案及通知
01
03
02
在会议上对
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