企业资料存档及借阅标准化模板.docVIP

企业资料存档及借阅标准化模板

一、适用范围与对象

二、标准化操作流程

（一）资料归档管理

资料分类与整理

各部门在每月最后一个工作日，对本月产生的资料进行分类，按照“年度-部门-资料类型”层级整理（如“2024-行政部-制度文件”）。

对破损、字迹模糊的资料进行修复或复印，保证资料完整；电子资料需统一转换为PDF格式（图纸保留DWG源文件+PDF预览版），命名规则为“资料名称-编号-日期”（如“项目合同-H20240510”）。

资料编号与登记

每类资料赋予唯一编号，编号规则为“部门缩写-年份-流水号”（行政部“XZ”、财务部“CW”、业务部“YW”等，如“XZ2024-001”）。

填写《企业资料归档登记表》（详见模板示例1），登记资料名称、编号、密级（公开/内部/秘密）、页数、电子/实体形式、归档人、归档日期等信息，经部门负责人审核签字后，提交至行政部档案室。

实体与电子归档

实体资料：使用统一档案盒存放，盒面标注“年度-部门-资料类型-起止编号”，按编号顺序排列于档案柜指定区域，档案柜张贴索引目录。

电子资料：至企业指定档案管理系统（如OA系统档案模块），设置部门级查看权限，密级资料需经行政部授权方可访问，定期进行备份（每周增量备份+每月全量备份）。

（二）资料借阅申请与审批

借阅申请发起

借阅人填写《资料借阅申请表》（详见模板示例2），注明资料名称、编号、借阅用途、借阅期限（一般资料不超过5个工作日，密级资料不超过1个工作日）、是否允许复印/拍照等信息。

审批流程

普通资料（公开/内部）：经借阅人部门负责人审批后，提交至行政部档案管理员。

密级资料（秘密）：需额外经行政负责人及分管副总审批，涉密资料需经总经理审批。

外部人员借阅：除上述审批外，需由合作单位出具《借阅公函》，加盖单位公章，并由本部门对接人全程陪同借阅。

（三）资料交接与归还

资料交接

档案管理员核对审批通过的《资料借阅申请表》，与借阅人共同检查实体资料完整性（无缺页、涂改）或电子资料权限（仅可在线预览/可）。

实体资料需填写《资料交接清单》（一式两份），双方签字确认后，一份交借阅人，一份留存档案室；电子资料由档案管理员开通临时访问权限，借阅期限届自动失效。

资料归还

借阅期满后，借阅人需在1个工作日内归还资料，档案管理员检查资料是否完好、电子资料是否未外传（通过系统操作日志核查）。

若资料损坏或丢失，借阅人需提交《资料异常情况说明》，按《企业资产管理办法》赔偿（普通资料按原价50%-100%赔偿，密级资料按原价2-5倍赔偿并追究责任）。

归还后，档案管理员在《资料借阅申请表》及《借阅归还登记表》（详见模板示例3）记录归还日期，更新档案管理系统状态。

（四）归档动态管理

每季度末，行政部组织各部门对档案进行清点，核对《企业资料归档登记表》与实物/系统数据一致性，差异项需在3个工作日内整改。

对超过保存期限的资料（如合同到期5年后的普通合同、员工离职2年后的人事基础档案），由行政部列出《销毁清单》，经分管副总审批后，至少2人监销并签字确认，电子资料彻底删除。

三、常用模板示例

模板示例1：企业资料归档登记表

资料名称

编号

密级

分类

页数/份数

形式（实体/电子）

归档部门

归档人

归档日期

存放位置（柜号-盒号）

备注

2024年考勤管理制度

XZ2024-005

内部

制度文件

15

实体+电子

行政部

*丽

2024-03-31

A-02-05

替代旧版

项目采购合同

YW2024-112

秘密

业务合同

8+3

实体+电子

业务部

*强

2024-03-28

B-03-12

含附件

模板示例2：资料借阅申请表

申请单号

资料名称

编号

借阅用途

借阅期限

是否允许复印

借阅人

部门

申请日期

JY202405001

2024年考勤管理制度

XZ2024-005

新员工培训参考

2024-05-10至2024-05-15

是

*敏

人事部

2024-05-08

审批意见

部门负责人：*磊日期：2024-05-08

行政部：*梅日期：2024-05-09

分管副总：*刚日期：2024-05-09

备注

借阅实体资料，需当日归还，不得带离档案室

模板示例3：借阅归还登记表

借阅记录编号

资料名称

编号

借阅人

借出日期

应还日期

实际归还日期

资料状态（完好/异常）

归还人

经手人（档案管理员）

备注

JH202405001

2024年考勤管理制度

XZ2024-005

*敏

2024-05-10

2024-05-15

2024-05-14

完好

*敏

*静

JH202405002

项目采购合同

YW2024-112

*杰

2024-05-11

2024-05-12

2024-05-12

完好

*杰

*静

涉密资料

四、关键管理