企业费用报销审批流程模板.docVIP

企业费用报销审批流程规范指引

一、适用范围与情境说明

本流程适用于企业内部员工因履行工作职责产生的各项费用报销管理，包括但不限于：

员工因公出差产生的交通、住宿、餐饮费用；

部门开展业务招待、客户沟通产生的合理支出；

办公用品采购、设备维护等日常运营费用；

经批准的其他与工作相关的必要支出。

本流程旨在保证费用支出的合理性、合规性，提高资金使用效率，同时明确各环节职责，保障报销工作有序开展。

二、审批流程详解

步骤1：费用发生与单据整理

员工在费用发生时，应取得合法合规的费用凭证（如行程单、消费清单等），保证凭证信息完整（含日期、金额、事项、经办人等）。

按费用类别整理单据，填写《费用报销申请表》（详见模板表格），注明费用用途、预算归属部门及对应预算科目。

如为多人共同发生的费用（如部门团建活动），需注明参与人员及费用分摊方式。

步骤2：部门负责人初审

申请人将整理好的报销单据及《费用报销申请表》提交至直接部门负责人。

部门负责人需核对以下内容：

（1）费用是否与部门工作计划及预算匹配；

（2）费用事项的真实性、合理性（如出差行程与业务关联性、招待活动的必要性）；

（3）单据是否齐全、信息是否准确。

初审通过后，部门负责人在《费用报销申请表》“部门审核”栏签字确认；若不通过，需注明退回理由并反馈给申请人。

步骤3：财务部门复核

部门负责人审核通过后，单据流转至财务部门。

财务专员复核以下内容：

（1）报销单据是否符合企业财务制度（如报销标准、凭证类型要求）；

（2）金额计算是否准确（如费用明细汇总、税费分摊）；

（3）预算科目使用是否正确，是否超出部门预算额度（如超出需说明原因并附预算调整审批单）；

（4）申请人信息、审批流程是否完整。

复核通过后，财务专员在“财务复核”栏签字；若发觉问题，与申请人沟通补充材料或调整报销金额后重新提交。

步骤4：分管领导审批

财务复核通过后，根据费用金额及权限划分，提交至对应分管领导审批：

（1）单笔费用在[具体金额，如5000元]以下，由部门分管领导审批；

（2）单笔费用超过[具体金额]，由总经理或其授权人审批。

分管领导重点审核费用支出的必要性、是否符合企业战略目标及成本控制要求，审批后在“领导审批”栏签字。

步骤5：出纳支付与财务归档

审批流程全部完成后，出纳核对《费用报销申请表》及所有单据，确认无误后安排支付（可选择银行转账或备用金报销方式）。

支付完成后，出纳在“支付确认”栏签字，并将所有单据（含申请表、原始凭证、审批记录）整理归档，财务部门定期进行账务处理。

三、报销申请表示例

项目

填写内容

申请人信息

姓名：某三；所属部门：市场部；工号：2023001；联系方式：*（仅内部联系）

报销基本信息

报销日期：2023年10月15日；费用周期：2023年10月1日-10月10日；预算科目：差旅费

费用明细

序号

1

2

3

费用总计

人民币2033.00元

附件清单

1.高铁票2张；2.酒店发票1张；3.餐饮费发票1张；4.出差任务单（部门签字）

审批流程

部门负责人：某四（签字）→财务复核：某五（签字）→分管领导：某六（签字）→出纳：某七（签字）

四、操作要点提示

预算控制优先：所有报销费用需在部门年度预算内执行，超预算费用需提前提交《预算调整申请表》，经审批后方可报销。

单据规范要求：原始单据需真实、有效，避免涂改；消费清单需注明具体事项（如“办公用品-笔记本”而非“办公用品”），模糊描述的单据需附情况说明。

时限管理：费用应在发生后15个工作日内提交报销，逾期需说明原因；审批环节各责任人需在2个工作日内完成审核，避免流程积压。

信息准确性：申请人需保证姓名、部门、金额等信息无误，因信息错误导致的报销延迟由申请人承担责任。

特殊情况处理：如遇紧急业务需提前支付费用，可填写《紧急费用申请表》，经部门负责人及总经理签字后，可先支付后补单据，补单时限不超过3个工作日。