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项目合同管理标准流程模板

适用范围与场景

标准操作流程详解

第一步：需求确认与立项准备

需求梳理：由业务部门明确合作目标、服务范围、交付标准、预算金额及时间节点，形成《项目需求说明书》。

合作方筛选：通过资质评估、过往合作记录等方式初步筛选合作方，必要时进行实地考察或背景调查。

立项审批：业务部门提交《项目立项申请表》，经部门负责人、财务部门（审核预算）、法务部门（初步合规性审核）审批通过后，正式启动合同管理流程。

第二步：合同起草与条款拟定

模板选择：根据合作类型（如采购合同、服务合同、框架协议等）选择对应的合同模板，保证模板包含核心条款（主体信息、标的、权利义务、金额、期限、违约责任、争议解决等）。

内容填充：依据《项目需求说明书》和谈判结果，填写合同具体内容，重点明确：

双方主体信息（名称、地址、统一社会信用代码、联系人*及联系方式）；

项目标的（服务内容/采购产品、规格、数量、质量标准）；

合同金额（含单价、总价、币种，费用构成需清晰）；

履约期限（起止时间、关键节点交付计划）；

付款方式（分期付款需明确比例、条件及账户信息）；

违约责任（违约情形、赔偿标准、合同解除条件）。

附件准备：补充技术协议、验收标准、保密协议等附件，作为合同组成部分。

第三步：内部评审与风险审核

多部门联合评审：由法务部门重点审核条款合法性、合规性及风险点；财务部门审核金额、付款方式及税务条款；业务部门审核技术参数、交付可行性。

意见反馈与修改：评审部门填写《合同评审意见表》，提出修改建议，起草部门根据意见修订合同，直至所有评审部门确认无异议。

最终审批：修订后的合同由业务负责人、法务负责人、分管领导依次签署审批意见，形成最终版合同文本。

第四步：外部协商与定稿

合同交底：起草部门与合作方对接，说明合同核心条款及评审意见，进行初步协商。

条款谈判：针对合作方提出的异议（如付款周期、违约责任等），组织内部讨论后回应，必要时通过多轮谈判达成一致。

文本确认：双方就最终条款达成一致后，形成定稿合同，保证文本内容与谈判结果完全一致，避免歧义。

第五步：合同签署与生效

签署授权：双方需由授权代表签署合同，授权人需提供《授权委托书》（加盖公章），明确授权范围及权限。

盖章流程：按企业公章管理规定，由专人负责合同盖章，保证“骑缝章”“公章”齐全，合同份数满足双方留存及备案需求。

生效确认：合同自双方签字盖章之日起生效，或按约定条件（如收到预付款后）生效，签署后1个工作日内将生效合同扫描件分发给相关部门。

第六步：合同执行与履约跟踪

交底执行：业务部门向项目执行团队（如项目组*、供应商）进行合同交底，明确履约要求及责任分工。

进度监控：按合同约定的交付节点，通过《合同执行进度跟踪表》记录实际进展，对比计划时间，延迟或提前及时反馈。

验收确认：项目交付后，按合同约定的验收标准组织验收，由双方签署《项目验收报告》，明确验收结果及后续服务责任。

款项支付：财务部门根据合同约定及验收报告，办理付款手续，保证支付流程与合同条款一致。

第七步：变更与续签管理

变更申请：履约过程中如需变更内容（如范围、金额、期限），由提出方提交《合同变更申请表》，说明变更原因及影响。

变更审批：内部参照原评审流程审批，并与合作方协商一致后，签订《合同补充协议》，明确变更条款及生效时间。

续签评估：合同到期前1个月，业务部门评估续签必要性，提交《合同续签评估报告》，经审批后启动续签流程。

第八步：归档与闭环管理

资料整理：合同签署后，整理合同原件、评审意见、补充协议、验收报告等所有相关资料，按“一合同一档”原则分类编号。

电子归档：将合同扫描件及电子文档录入企业合同管理系统，设置查阅权限，保证信息安全。

销毁管理：合同到期后，按档案管理规定保存，保存期满无争议的，经审批后按规定销毁，销毁过程需留痕记录。

配套工具表格

1.合同基本信息表

序号

合同编号

合同名称

甲方信息

乙方信息

合同金额（元）

履约期限

签署日期

负责人

1

HT-2024-001

*项目服务合同

A公司（统一社会信用代码：X）

*供应商（统一社会信用代码：X）

500,000

2024-01-01至2024-12-31

2024-01-05

张*

2.合同评审意见表

评审部门

评审人

评审意见

修改结果（是/否）

法务部

李*

第5条违约责任需明确具体赔偿比例

是，修改为“按合同总金额的10%赔偿”

财务部

王*

付款节点需与验收报告挂钩

是，调整为“验收合格后15个工作日内支付”

业务部

赵*

技术参数符合项目需求

否

3.合同执行进度跟踪表

关键节点

计划完成时间

实际完成时间

负责人

完成情况（正常/延迟）

备注

需求确认

2024-01-15

2024-01-15

刘*

正常

方案设计

2024-02-