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项目合同管理与合同存档规范模板

一、模板适用范围与管理目标

本规范模板适用于企业内部各类项目（如工程建设、服务外包、产品采购等）的全流程合同管理，涵盖合同起草、评审、审批、签署、履行、变更、解除及归档等环节。通过标准化管理，实现合同流程规范化、风险可控化、档案完整化，保障项目顺利推进，维护企业合法权益。

二、项目合同全生命周期管理流程详解

（一）合同起草：明确核心要素，规避基础风险

准备工作

业务部门根据项目需求，收集对方主体资格信息（如营业执照、资质证书、授权委托书等），核实对方履约能力。

明确合同标的、数量、质量标准、履行期限、价款及支付方式、验收标准、违约责任等核心条款，保证与项目需求一致。

内容规范

合同标题需体现项目名称及合同类型（如“办公楼建设项目施工合同”“软件系统开发服务合同”）。

合同应包含：双方基本信息（名称、地址、法定代表人、联系方式）、项目背景与目标、权利义务条款、保密条款、争议解决方式（建议优先选择诉讼并明确管辖法院）、合同生效条件及份数等。

涉及技术服务的，需明确服务范围、交付成果、验收标准及培训要求；涉及采购的，需明确规格型号、交付时间、质量保证期等。

附件整理

将技术参数、图纸、双方资质文件、项目方案等作为合同附件，注明“本合同附件与本具有同等法律效力”。

（二）合同评审：多维度审核，降低法律与财务风险

评审主体与职责

业务部门：审核合同内容是否符合项目需求，履约条件是否具备，双方权利义务对等性。

法务部门：审核合同条款合法性、合规性，重点排查违约责任、知识产权、争议解决等法律风险点。

财务部门：审核合同金额合理性、支付方式与资金计划匹配度，发票开具条款、税费承担等财务相关内容。

分管领导：结合公司战略及项目优先级，审批合同整体可行性。

评审流程

业务部门填写《合同评审申请表》，附合同草案及附件，提交至法务部门发起评审。

法务部门在2个工作日内完成法律审核，出具书面意见；财务部门同步完成财务审核，反馈意见。

业务部门根据审核意见修改合同，再次提交至各部门复核，直至无异议。

最终评审意见由法务部门汇总，报分管领导签字确认。

（三）合同审批与签署：规范授权，保证效力

审批权限

合同金额≤10万元：由业务部门负责人、法务负责人、财务负责人审批，总经理签署。

10万元＜合同金额≤50万元：增加分管副总审批，总经理签署。

合同金额＞50万元：需提交总经理办公会审议，董事长签署。

签署规范

合同文本需为最终评审版本，未经允许不得擅自修改条款。

双方签字盖章需同步完成：企业方由法定代表人或授权代表签字并加盖公司公章或合同专用章；对方需提供授权委托书（若非法定代表人签署），并加盖其公章。

涉及多页合同的，需加盖骑缝章，保证合同文本完整无缺页。

（四）合同履行与跟踪：动态监控，及时应对偏差

履行责任分工

业务部门为合同履行第一责任部门，指定专人（如*经理）负责跟踪项目进度、质量及对方履约情况。

财务部门根据合同约定支付条款，审核付款申请单、发票、验收凭证等材料，保证资金支付合规。

法务部门关注履行过程中的法律风险，如对方违约、不可抗力事件等，提供法律支持。

跟踪机制

业务部门建立《合同履行跟踪表》，每周/每月记录履行进度（如已完成工作量、交付成果）、存在问题及解决措施。

对方出现违约情形（如延期交付、质量不达标）时，业务部门需在3个工作日内发函催告，并报法务部门留存证据。

项目关键节点（如中期验收、最终验收）需组织双方共同签署书面验收报告，明确验收结论。

（五）合同变更与解除：严格程序，避免后续纠纷

合同变更

因项目需求变化、政策调整等需变更合同时由业务部门提交《合同变更申请表》，说明变更原因、变更内容及对项目的影响。

变更内容需经原评审流程审核通过后，签订《合同变更协议》，明确变更条款的生效时间及原合同相应条款的效力终止情况。

涉及金额变更的，需重新履行审批权限。

合同解除

符合约定解除条件（如一方严重违约、不可抗力导致合同无法履行）时，守约方需书面通知对方，说明解除理由及依据。

双方协商一致解除合同的，需签订《合同解除协议》，明确已履行部分的结算方式、违约责任承担等事项。

合同解除后，业务部门需及时完成项目交接、资料归还及款项结算。

（六）合同归档：及时完整，便于追溯查阅

归档范围

合同正本/副本、审批文件（含评审表、审批单）、签署页扫描件、合同履行过程中的往来函件、验收报告、支付凭证、变更/解除协议等全部材料。

归档流程

合同履行完毕或解除后15个工作日内，业务部门将上述材料整理成册，填写《合同归档清单》，提交至档案管理部门。

档案管理部门核对材料完整性，编制归档编号（如“项目名称-合同类型-年份-序号”），入库保存。

电子版合同及附件需同步至公司合同管理系统，保证纸质与电子档案一致，便于检索。

三、标准化