会议纪要编写及执行情况跟进记录表.docVIP

会议纪要编写及执行情况跟进记录表工具指南

一、适用场景与价值

在各类会议场景中（如项目启动会、周例会、跨部门协调会、问题复盘会等），会议纪要不仅是会议内容的客观记录，更是推动决议落地、明确责任分工、跟踪执行进度的重要工具。本模板通过标准化格式与流程，帮助参会人员快速梳理会议关键信息，保证“决议有人负责、进度有据可查、问题有闭环管理”，提升会议效率与执行效果，适用于企业、团队、项目组等需要协作跟进的场景。

二、操作流程详解

（一）会前：明确会议核心要素

确认会议基础信息：提前记录会议主题、时间、地点（线上/线下）、主持人、记录人，明确参会人员（含请假人员及原因）。

梳理会议议程：与主持人沟通，获取会议核心议题及预期目标，避免记录时遗漏关键内容。

准备辅助工具：提前准备录音设备（需提前告知参会人员）、会议资料、待讨论问题清单，保证记录时能快速关联背景信息。

（二）会中：精准记录关键内容

动态跟踪讨论过程：重点关注各议题的讨论结论、不同意见（需标注分歧点）、最终决议，避免记录流水账，聚焦“决策结果”而非“讨论过程”。

明确“5W1H”要素：对每项决议，需记录具体内容（What）、负责人（Who）、完成时限（When）、所需资源/支持（How）、涉及部门/人员（Who）、关联目标（Why）。

标注待办与风险点：对会议中提出的待解决问题、潜在风险、需后续跟进的事项，单独标注并同步记录提出人及初步解决方案。

（三）会后：整理纪要与分发

24小时内完成纪要初稿：根据会议记录，按“会议基本信息—议程及讨论情况—决议事项—待办事项—其他说明”结构整理初稿，保证语言简洁、条理清晰，避免口语化表述。

与主持人及关键参会人确认：初稿完成后，发送给主持人核对决议内容及责任分工，必要时与相关责任人确认待办事项的完成时限，保证信息准确无误。

正式分发与归档：确认无误后，按需分发给所有参会人员及相关方，同步抄送存档部门（如行政部、项目管理办公室），邮件标题注明“【会议纪要】[会议主题]-[日期]”。

（四）执行：跟踪待办事项进度

建立执行台账：在纪要模板的“执行情况跟进”栏中，逐项记录决议事项的当前状态（如“未开始/进行中/已完成/延期”）、实际完成时间、输出成果（如报告、方案、系统更新等）、遇到的问题及解决措施。

定期同步进度：根据事项紧急程度，通过周报、例会或专项跟进会同步执行进度，对延期事项及时预警，协调资源解决卡点。

闭环管理：待办事项完成后，需由负责人提交成果证明（如邮件截图、文档），经记录人或主持人确认后，在台账中标注“已完成”，形成“决议-执行-反馈-闭环”的完整链条。

（五）复盘：优化会议与执行效果

定期回顾执行情况：每月/每季度对会议纪要中的执行数据进行复盘，分析延期率、问题解决率、决议落地率等指标，识别高频问题点（如责任不清、资源不足、目标模糊等）。

迭代会议流程：根据复盘结果，优化会议议程设置（如减少临时议题）、明确决策机制（如避免“议而不决”），或调整纪要模板（如增加“风险等级”“所需支持”等字段）。

三、标准模板示例

会议纪要及执行跟进表

会议基本信息

会议主题

[例如：项目Q3目标启动会]

会议时间

[YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM]

会议地点

[线上会议/会议室]

主持人

*[张经理]

记录人

*[李助理]

参会人员

*[王主管]、[赵工程师]、[陈专员]等（共X人）；请假：[刘工]（事假）

会议目标

明确Q3项目核心目标、拆解任务分工、协调跨部门资源支持

议程及讨论情况

核心结论

决议事项

执行情况跟进

议程1：Q3项目目标拆解

需将“用户增长30%”拆解为“新增用户注册量”“老用户活跃度”两个子目标

1.负责人：*[王主管]2.完成时限：[MM月DD日]3.输出：《Q3目标拆解方案》

□未开始□进行中（已完成初稿，待审核）□已完成（[MM月DD日]提交）□延期（原因：[]）

议程2：技术资源协调

当前开发人力不足，需优先支持“用户注册模块”迭代

1.负责人：*[赵工程师]2.完成时限：[MM月DD日]3.输出：《人力协调申请表》

□未开始□进行中（已提交申请，待审批）□已完成（[MM月DD日]获批）□延期（原因：[]）

议程3：市场推广计划

6月启动线上裂变活动，需设计老用户邀请奖励机制

1.负责人：*[陈专员]2.完成时限：[MM月DD日]3.输出：《活动方案（含预算）》

□未开始□进行中（方案设计中，需确认奖励形式）□已完成（[MM月DD日]提交）□延期（原因：[]）

其他说明|1.下次会议时间：[MM月DD日14:00]，议题：Q3目标拆解方案评审2.待讨论问题：老用户活跃度提升的具体运营策略（下次会议重点讨论）||

四、使用要点提示