行业合同管理流程及审核表.docVIP

行业通用合同管理流程及审核表模板

一、适用业务场景

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，涵盖采购与销售、合作开发、服务外包、租赁、委托代理等常见业务场景。无论是企业日常经营中的原材料采购、设备销售，还是项目合作中的技术授权、服务提供，均可通过标准化流程实现合同的规范起草、审核、签订与履约跟踪，降低法律风险，提升管理效率。

二、全流程操作指引

（一）合同准备阶段

核心目标：明确合同需求，确认合作方资质，保证交易基础合法合规。

需求确认

业务部门根据实际业务需求（如采购物资、提供服务、合作开发等），填写《合同需求申请表》，明确合同标的、数量、质量标准、交付期限、预算金额等核心要素。

需求申请需经部门负责人审批，保证与公司战略及年度计划一致。

合作方资质审查

收集合作方主体资格证明材料，包括：营业执照（复印件加盖公章）、法定代表人身份证明、授权委托书（如由代理人签署）、相关资质证书（如行业许可证、ISO认证等）。

通过“国家企业信用信息公示系统”或第三方信用平台核查合作方信用状况，重点关注是否存在经营异常、严重违法失信记录。

对于重大合同（如金额超过100万元或涉及核心业务），需实地考察合作方经营场所，核实其履约能力。

（二）合同起草阶段

核心目标：根据需求及合作方信息，起草内容完整、条款清晰的合同文本。

确定合同类型

根据业务性质选择标准合同模板（如《采购合同》《销售合同》《技术服务合同》等），无模板时参考行业示范文本自行起草。

条款内容起草

基本信息：合同名称、编号、签约主体（全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人）、签约日期。

核心条款：

标的物：名称、型号、规格、数量、质量标准（需明确国家标准、行业标准或双方约定标准）；

权利义务：双方主要权利与义务（如交付时间、验收标准、付款方式、保密义务等）；

履约期限：明确起始时间、关键节点（如分期交付的各批次时间）；

金额及支付方式：合同总价、计价方式（单价/总价）、支付条件（如验收合格后30日内支付）、账户信息（户名、开户行、账号）；

违约责任：明确违约情形（如逾期交付、质量不达标）及对应的违约金计算方式、赔偿范围；

争议解决方式：约定仲裁或诉讼（仲裁需明确仲裁机构，诉讼一般约定被告所在地法院）；

生效条件：自双方签字盖章之日起生效，或约定其他条件（如审批通过后生效）。

附件：根据需要添加技术附件（如技术参数表）、商务附件（如分项报价单）等，与合同具有同等法律效力。

内部初审

起草人完成合同文本后，交由部门负责人进行初步审核，重点核对需求匹配度、条款完整性及商务条款合理性。

（三）合同审核阶段

核心目标：通过多部门协同审核，识别并规避法律风险、财务风险、业务风险。

审核分工

业务部门审核：审核合同内容是否符合业务需求，标的物规格、交付期限、质量标准等是否与实际一致，合作方履约能力是否达标。

法务部门审核：审核合同条款合法性（是否符合法律法规、行业监管要求）、逻辑严谨性（条款是否存在歧义、矛盾）、权利义务对等性（是否存在显失公平条款），重点审查违约责任、争议解决等核心条款。

财务部门审核：审核合同金额与预算是否匹配，付款方式是否符合公司财务制度，发票类型（如增值税专用发票）及税率是否明确，资金安排是否合理。

风控/审计部门审核（如涉及）：审核合同流程合规性、风险评估及应对措施是否到位。

审核流程

起草人将合同文本及《合同审核流转表》提交至第一审核部门（通常为业务部门），审核部门签署意见后依次流转至法务、财务等部门。

各部门审核需在2个工作日内完成，如有修改意见需明确标注并说明理由，退回起草人修订。

审核通过后，所有审核部门在《合同审核流转表》上签字确认，形成最终审核意见。

特殊合同处理

对于重大合同（如金额超过500万元、涉及知识产权或涉外业务），需组织跨部门评审会议，集体讨论审核意见，必要时邀请外部法律顾问参与。

（四）合同签订阶段

核心目标：规范合同签署流程，保证合同正式生效并具备法律效力。

文本最终确认

起草人根据各部门审核意见修订合同文本，最终版本由所有审核部门确认无误后，打印一式多份（份数根据签约主体及归档需求确定，通常至少3份：双方各执1份，公司归档1份）。

签署授权

签署人需为法定代表人或其授权代理人，授权代理人需提供《授权委托书》（原件）及身份证明文件。

签署时需核对对方签约主体信息与营业执照一致，保证签字人身份合法。

盖章生效

合同需加盖公司公章或合同专用章（严禁使用部门章或财务章），骑缝章（多页合同需加盖骑缝章，防止篡改）。

对方盖章后，合同正式生效，扫描件同步至合同管理系统，纸质文本由行政部统一归档。

（五）合同履行阶段

核心目标：跟踪合同执行情况，及时处理履约异常，保证合同目标实现。

履行跟踪

业务部门为合同履行第一责任人，建立《合