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采购申请与审批流程自动化操作手册

一、业务适用情境

本手册适用于企业日常各类采购需求的申请与审批自动化管理，涵盖办公用品采购、生产设备采购、服务外包采购、原材料采购等场景。无论是中小型企业还是集团型组织，均可通过自动化系统实现采购申请的规范提报、高效审批与全流程跟踪，解决传统线下审批流程繁琐、信息传递滞后、审批节点不清晰等问题，尤其适用于多部门协作、采购类型多样化或对审批时效性要求较高的企业场景。

二、详细操作步骤

（一）系统登录与申请入口访问

登录系统：相关人员通过企业统一账号密码登录采购管理系统（如ERP系统、OA系统或采购管理平台），进入系统首页。

进入申请模块：在首页导航栏“采购管理”→“采购申请”，进入采购申请列表页面。

（二）填写采购申请基本信息

在采购申请列表页面“新建申请”，进入申请信息填写界面，需完善以下基础信息（带*为必填项）：

申请单号：系统自动，无需手动填写。

申请人：系统自动关联登录人姓名及所属部门，不可修改。

申请部门：系统自动关联申请人所在部门，如需跨部门申请，需联系管理员调整权限。

申请日期：系统默认当前日期，支持手动修改（如申请日期需追溯历史需求）。

采购类型：单选下拉框，可选“办公用品”“生产设备”“服务采购”“原材料”等，根据实际需求选择。

紧急程度：单选下拉框，可选“普通”“紧急”“特急”，紧急程度影响审批优先级及流转速度。

预计到货日期：填写物品或服务需求方期望的到货/服务完成时间，格式为YYYY-MM-DD。

预算科目：选择对应的预算编码，保证采购支出符合预算管理要求（如“行政办公费”“生产成本”等）。

（三）添加采购明细物品/服务

在“采购明细”区域“添加行”，逐条填写采购物品或服务信息：

序号：系统自动，无需手动填写。

物品/服务名称：填写具体名称（如“A4复印纸”“型号数控机床”“年度保洁服务”），需准确规范，避免模糊表述（如“办公用品”需细化到具体品类）。

规格型号：详细说明物品规格或服务标准（如“70g500张/包”“行程精度±0.01mm”“包含日常清洁、垃圾清运”）。

单位：填写计量单位（如“台”“件”“套”“月”）。

数量：填写采购数量，需为正整数，支持小数位（如“1.5吨”），系统会自动校验数量是否合理。

预估单价（元）：填写单件物品或单位服务的预估价格，需参考历史采购价或市场价，系统支持单价与数量自动计算总价。

预估总价（元）：系统根据“数量×预估单价”自动，支持手动修改（但需填写修改理由，提交后系统提示“总价已手动调整，请确认合理性”）。

备注：可补充其他说明（如“颜色为白色”“服务区域为厂区1-3号楼”），选填。

如有多项采购明细，重复“添加行”操作，直至所有物品/服务信息填写完成。

（四）必要附件

在“附件”区域“选择文件”，与采购申请相关的证明材料，支持多个文件（格式：PDF、JPG、XLS、DOC等，单个文件不超过10MB）：

必传附件：

大额采购（如单笔超过5万元）：需《比价记录表》（至少3家供应商报价）或《供应商评估报告》；

设备采购：需《技术参数确认书》（由需求部门负责人签字确认）；

服务采购：需《服务需求说明书》（明确服务范围、标准、验收方式）。

选传附件：历史采购合同、样品图片、供应商资质文件等，根据实际需求。

（五）设置审批流程

选择审批路径：系统根据采购金额、类型自动匹配默认审批流程（如“申请人→部门负责人→采购部门→财务部门→分管副总”），申请人也可根据公司制度手动调整审批路径（需具备“审批路径修改”权限）。

指定审批人：在审批节点中“选择审批人”，从部门人员列表中选择对应审批人（如“部门负责人”需选择申请人所在部门的负责人，“财务审批”需选择财务部门对接人）。

审批时限设置：系统默认每个审批节点时限为2个工作日，紧急申请可勾选“加急审批”，时限自动缩短至1个工作日（超时系统自动提醒审批人）。

（六）提交申请并跟踪进度

确认所有信息填写无误、附件完整后，页面底部“提交申请”，系统提示“申请提交成功”。申请人可在“采购申请列表”页面查看申请状态（待审批、审批中、已通过、已驳回），“查看详情”可跟踪审批进度、查看审批人意见。

（七）审批人处理审批

接收审批通知：审批人登录系统后，在“待办事项”中收到审批提醒（消息推送+系统消息），“待办审批”进入审批详情页。

查看申请信息：仔细核对申请单基本信息、采购明细、附件材料，重点关注采购必要性、预算符合性、附件完整性。

审批操作：

同意：“同意”，填写审批意见（可选填，如“已审核，同意采购”），系统自动流转至下一审批节点。

驳回：“驳回”，填写驳回原因（必填，如“预算超支，请重新核算”“附件缺失，需补充比价记录”），申请状态变更为“已驳回”，申请人将收到驳回通知，需根据意见修改后重新提交。

（八）获