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采购合同审核及谈判流程模板

一、适用工作情境

二、操作流程详解

（一）前置准备阶段

需求与资料收集

采购部门根据采购计划，整理《采购申请单》，明确采购标的（名称、规格、数量、质量标准）、交付时间、预算金额等核心需求。

收集供应商资质文件（营业执照、相关行业资质证书、过往业绩证明等）、报价单、技术方案或服务方案等资料，保证供应商具备履约能力。

组建谈判与审核团队

根据采购金额及复杂程度，组建跨部门团队：

采购负责人（主导谈判，协调资源）；

法务专员（审核法律条款，规避风险）；

财务专员（审核付款条件、价格构成、税费等）；

技术/业务部门代表（确认技术参数、服务标准等）。

明确团队成员分工，提前3个工作日将谈判资料及审核要点分发给相关人员。

制定谈判策略与审核清单

采购负责人组织团队梳理谈判重点（如价格、交付周期、违约责任等），制定谈判底线及备选方案。

法务部门根据合同类型（如买卖合同、服务合同）准备《合同审核清单》，明确需重点关注条款（如主体资格、权利义务、争议解决等）。

（二）合同谈判阶段

谈判启动与议程确认

双方代表（采购团队与供应商授权代表*）按时参加谈判，首先核对参会人员身份及授权权限，确认《谈判议程》（包括条款逐项讨论、争议问题处理流程等）。

核心条款沟通

价格条款：根据报价单及市场行情，协商最终单价、总价、价格调整机制（如原材料波动时的调价公式）及折扣条件。

交付与验收：明确交付时间、地点、运输方式，约定验收标准（如国家/行业标准、双方确认的技术参数）、验收流程及异议处理期限。

质量与质保：约定质量保证期、售后服务响应时间（如24小时内响应）、质保期内质量问题处理方式（免费维修、更换或退款）。

付款条件：协商付款节点（如预付款比例到货验收后付款、质保金扣留比例及返还条件）、付款方式（银行转账、电汇等）、票据类型（如增值税专用发票）。

违约责任：明确双方违约情形（如逾期交货、质量不达标、逾期付款等）的违约金计算方式、赔偿范围及合同解除条件。

僵局处理与共识达成

对存在争议的条款，如供应商坚持的报价高于预算，采购团队可提出替代方案（如缩短付款周期、增加订单量以换取价格优惠）；对技术参数分歧，可组织技术部门与供应商共同测试验证。

谈判过程中关键变更需形成《谈判纪要》，经双方代表签字确认后，作为合同附件。

（三）合同审核阶段

部门专项审核

法务审核：重点审核合同主体是否适格（供应商是否具备签约资质）、条款是否合法合规（如是否存在无效格式条款）、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）是否明确、知识产权归属等。

财务审核：核对价格构成是否合理、付款条件是否符合财务制度、税费计算是否准确、质保金比例是否控制风险。

技术/业务审核：确认技术参数、服务标准、交付要求是否与采购需求一致，验收流程是否可操作。

汇总审核意见与修订

各部门填写《合同审核意见表》，明确审核结论（通过/不通过/需修订）及具体修改建议，由采购负责人汇总后反馈给供应商。

供应商根据审核意见修订合同，重大条款变更需重新谈判；采购团队跟踪修订进度，保证所有意见闭环处理。

最终审批

修订后的合同经采购负责人、法务负责人、财务负责人及分管领导签字审批（审批权限根据企业《采购管理办法》确定，如单笔金额50万元以上需总经理审批）。

（四）合同签署与执行阶段

合同签署

审批通过后，由法定代表人或授权代表签署合同，加盖合同专用章；供应商需提供签字盖章的合同原件，保证双方文本一致。

合同分发与归档

采购部门将合同分发给财务、法务、仓库/使用部门等，明确各部门执行职责（如仓库按合同收货、财务按条款付款）。

原合同及附件由采购部门统一归档，电子版备份至企业合同管理系统，保存期限不少于合同履行期后5年。

履行跟踪与争议处理

采购部门跟踪合同履行情况（如交付进度、验收结果），发觉违约行为及时发函催告；双方发生争议时，优先通过友好协商解决，协商不成按合同约定的争议解决方式处理。

三、配套工具表单

表1：采购合同谈判记录表

谈判项目

供应商原始条款

采购方谈判意见

最终约定条款

备注

合同标的

X设备1台

确认型号规格

X设备1台

详见技术附件

单价（元）

50,000

下浮5%

47,500

交付时间

签约后30天

提前至25天

签约后25天

需供应商确认产能

付款方式

预付30%，余款70%到货付

预付20%，到货付70%，质保金10%

预付20%，到货付70%，质保金10%（1年返还）

违约金比例

逾期交货每日0.5%

调整为每日0.3%

每日0.3%

谈判时间|2024年X月X日9:00-11:30|

谈判地点|公司3楼会议室|

采购方参与人员|（采购经理）、（法务专员）、（技术工程师）|

供应商参与人员|赵六（销售总监）、周七（法务代表）|

谈判结论|双方就价格