会议记录与行动项跟进表单.docVIP

会议记录与行动项跟踪表单工具使用指南

一、适用工作场景

本工具适用于各类需要明确会议结论、分配任务并跟踪执行结果的协作场景，包括但不限于：

团队例会：如周会、月度工作总结会，用于同步进度、明确下周计划；

项目推进会：针对项目关键节点、风险问题进行讨论，分配任务并跟踪解决；

跨部门协调会：解决跨部门协作中的资源冲突、流程衔接问题，明确责任方与时间节点；

问题复盘会：对已发生的问题进行原因分析，制定改进措施并跟踪落地；

决策评审会：对方案、预算等进行评审，形成决策结论并分配执行任务。

二、详细操作步骤

（一）会前准备：明确目标与框架

确认会议核心目的

会前与会议主持人沟通，明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代方案”“解决客户投诉处理流程漏洞”），避免记录偏离主题。

梳理会议议程

获取会议议程（若未提前准备，可快速与主持人确认讨论顺序），按议程模块划分记录区域（如“议题1：进度同步”“议题2：问题讨论”“议题3：决策事项”），保证记录条理清晰。

准备记录工具

提前打开本表单模板（或纸质版），准备好参会人员名单（含姓名、部门、职务，用号代替，如“张（产品部经理）、李*（技术部开发））、笔、白板（用于可视化关键结论）。

（二）会中记录：抓取关键信息与行动项

记录核心讨论内容

按议程顺序，逐项记录讨论背景、关键观点、争议焦点及最终结论，避免逐字逐句记录，重点关注“达成一致的意见”和“未解决的分歧”（未解决问题需备注“后续跟进：议题需进一步调研数据”）。

提取行动项（核心环节）

针对每项结论或待办任务，明确“5W1H”要素：

What：具体任务描述（避免模糊表述，如“优化客户服务流程”改为“制定客户投诉响应SOP，明确3级响应标准”）；

Who：负责人（需具体到人，如“王*（客服部主管）”，避免“相关部门”等模糊表述）；

Why：任务目标（可选，如“提升客户投诉解决效率，目标24小时内首次响应”）；

When：截止日期（精确到日，如“2024–前完成初稿”）；

Where：任务关联场景（可选，如“适用于全国各门店客服团队”）；

How：完成标准（可选，如“经部门负责人审批后提交行政部存档”）。

实时确认关键信息

记录过程中，对有疑问的信息（如负责人、截止日期）及时向参会人确认，避免会后反复核实；对已明确的行动项，可向负责人复述任务内容，保证理解一致。

（三）会后整理：形成正式记录与分发

整理会议纪要与行动项表

会后2小时内，将手写记录或电子草稿整理为正式文档：

会议纪要：包含会议基本信息（时间、地点、参会人、主持人）、议程讨论要点、最终结论、未解决问题；

行动项跟踪表：单独列出所有行动项（按“序号-任务描述-负责人-截止日期-当前状态-备注”格式），与会议纪要分开，方便单独跟踪。

分发与确认

将会议纪要和行动项表通过工作群（如企业钉钉）发送给所有参会人，抄送相关领导，并附言“请各位核对会议记录及行动项，如有异议请在24小时内反馈，逾期视为确认”。

（四）跟踪执行：动态更新与闭环管理

建立跟踪机制

指定专人（通常为会议记录人）作为行动项跟踪负责人，每日更新行动项状态（未开始/进行中/已完成/延期）；

对截止日期在3天内的行动项，提前1天提醒负责人（如“张*，’产品需求文档初稿’需在日前完成，请确认进度”）。

定期复盘与闭环

在下次例会中，优先回顾上次会议行动项完成情况，对未完成的任务要求负责人说明原因及预计完成时间；

对已完成的行动项，检查成果是否符合标准（如“SOP是否已落地执行”“客户投诉响应时间是否达标”），确认无误后标记“已完成”并归档。

三、模板表格参考

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

Q3产品迭代方案评审会

会议时间

2024年月日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A

参会人员

张（产品部）、李（技术部）、王（运营部）、赵（设计部）、刘*（项目经理）

主持人

刘*

记录人

陈*

会议议程

1.Q2产品数据回顾；2.Q3需求提案讨论；3.技术可行性评审；4.资源分配决策

（二）会议讨论与结论记录表

序号

议题名称

讨论要点

最终结论

未解决问题

1

Q2产品数据回顾

用户留存率下降5%，主要原因是新用户引导流程复杂；功能使用率低的是“数据分析模块”

优化新用户引导流程（精简步骤至3步内），重点提升“数据分析模块”易用性

需技术部提供用户行为数据，进一步定位复杂点

2

Q3需求提案讨论

运营部提出“社交分享功能”，设计部提出“个性化皮肤功能”，优先级存在争议

优先开发“社交分享功能”（预计提升用户分享率20%），个性化皮肤功能延后至Q4

无

（三）行动项跟踪表

序号

任务描述

负责人

截止日期

当前状态

完成情况备注

1

优化新用户引导流程（精简至3步内）

李*

2024–

进行中

已