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采购需求分析与预算审批流程化表单应用指南

一、表单应用场景与适用范围

本流程化表单适用于企业各类采购活动的需求分析与预算审批环节，旨在规范采购发起、需求论证、预算核定及审批全流程，保证采购行为合规、高效、经济。具体应用场景包括：

（一）采购类型覆盖

日常运营采购：如办公用品、生产辅料、服务外包（保洁、维修）等常规性采购；

项目专项采购：如新项目建设设备采购、研发项目材料采购等一次性或周期性专项采购；

固定资产采购：如办公设备、生产机器、运输车辆等价值较高、使用周期长的资产采购。

（二）适用主体范围

需求部门：各业务部门（如生产部、市场部、行政部等）作为采购需求发起主体；

审核部门：采购部（负责需求合规性与技术可行性审核）、财务部（负责预算金额与资金来源审核）；

审批层级：根据采购金额与企业权限设置，部门负责人、分管副总、总经理等管理层级。

（三）企业规模适配

适用于中小型企业及集团化企业下属单位的采购管理，可根据企业实际调整审批权限与流程节点。

二、全流程操作指引

（一）第一步：需求部门发起申请与填写需求分析

操作主体：需求部门经办人、部门负责人

操作内容：

发起申请：需求部门根据业务需要，通过企业OA系统或线下填写《采购需求分析与预算审批表》，注明申请单号（由系统自动或按规则编号）、申请部门、申请人、联系方式及申请日期。

填写需求详情：

明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、总价（需注明“含税/不含税”）；

详细说明采购用途（如“用于生产线日常维护”“项目研发实验”），并附《采购需求说明书》（如有特殊技术要求需单独说明）。

需求分析论证：

市场调研：提供至少3家潜在供应商的报价单（或市场价格信息来源，如行业网站、电商平台截图），说明比选过程；

必要性说明：阐述采购该物品/服务的业务背景（如“现有设备老化影响效率，需更换以保障生产”）；

紧急程度：勾选“不紧急（常规周期7-15个工作日）”“紧急（需3-5个工作日完成）”“特急（24小时内启动）”，并说明紧急原因（如“生产设备突发故障，需立即更换部件”）。

部门初审：部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后提交至采购部。

（二）第二步：采购部门专业审核

操作主体：采购部经办人、采购部负责人

操作内容：

合规性审核：检查采购需求是否符合企业《采购管理办法》（如是否属于集中采购目录、是否规避招标等），确认采购方式建议（公开招标、询价、单一来源采购等）。

技术可行性审核：对需求部门提供的技术参数进行评估，必要时组织技术部门（如设备部、研发部）共同评审，保证参数与实际需求匹配，避免过度采购或功能冗余。

市场调研复核：对需求部门提交的市场报价进行核实，可通过第三方平台（如中国招标网、行业电商平台）或实地询价验证价格合理性，必要时调整供应商范围或采购建议。

审核反馈：审核通过后，采购部负责人签字；若需修改，注明意见并退回需求部门补充完善。

（三）第三步：财务部门预算复核

操作主体：财务部经办人、财务部负责人

操作内容：

预算符合性审核：核对采购预算金额是否在部门年度预算额度内，超出预算的部分需说明资金来源（如“动用预备费”“追加预算申请”）。

成本合理性审核：结合历史采购数据、市场价格波动情况，评估预算单价与总价的合理性，对虚高部分提出调整建议（如“根据近期市场行情，设备预估单价下调5%”）。

资金来源审核：确认采购资金是否为企业自有资金、银行贷款或其他合规渠道，避免使用未经批准的资金来源。

复核意见：审核通过后，财务部负责人签字；若预算不足或成本不合理，退回需求部门调整预算或重新论证需求。

（四）第四步：管理层最终审批

操作主体：按企业权限划分，部门负责人、分管副总、总经理等

操作内容：

分级审批：

金额较小（如≤5000元）：由需求部门负责人、采购部负责人、财务部负责人联合审批即可；

金额中等（如5000元-5万元）：需分管副总审批；

金额较大（如＞5万元）或特殊采购（如涉及固定资产、战略物资）：需总经理审批，必要时提交总经理办公会集体决策。

审批重点：管理层重点关注采购的必要性、预算的合规性、资金的经济性，结合企业战略目标（如“是否支持年度重点项目”）进行决策。

审批结果：审批通过后，在审批表“最终审批”栏签字确认；若未通过，注明驳回原因（如“预算超标，建议优化需求”）。

（五）第五步：结果反馈与归档

操作主体：采购部、档案管理部门

操作内容：

结果反馈：采购部将审批通过的结果（含审批表扫描件）反馈至需求部门，同步启动后续采购流程（如招标、签订合同）；若审批未通过，说明原因并指导需求部门调整。

资料归档：审批表原件（含所有附件，如需求说明书、报价单、调研报告）由采购部统一收集，每月末移交档案管理部门归档，电子版存入企业ERP系统备查，保存期限不少于