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行政办公用品管理制度及采购审批表模板

一、适用范围与管理目标

本制度及配套模板适用于各类企业、事业单位及社会团体（以下简称“单位”）的行政办公用品管理场景，旨在规范办公用品的采购、领用、库存及监督全流程，实现资源合理配置、成本可控、供应及时的管理目标，保障日常办公高效有序运行。

二、全流程操作指引

（一）办公用品需求提报

提报主体：各部门根据实际工作需要，指定专人（一般为部门综合岗或行政对接人）负责本部门办公用品需求的提报。

提报时间：

日常零星需求：每周五下班前提交至行政部，汇总后统一采购；

大批量或专项需求（如新部门设立、大型会议）：至少提前3个工作日提交，保证采购及到货时间。

提报要求：

填写《办公用品需求申请表》（见配套表单），注明物品名称、规格型号、数量、预估单价、用途及紧急程度；

优先选择通用、耐用品，避免重复采购；非必需品或可替代品需在“备注”栏说明理由。

（二）采购审批流程

部门初审：部门负责人*对需求合理性进行审核，确认无误后在《办公用品采购审批表》（见配套表单）中签字，重点核查：

是否为办公必需品；

数量是否符合实际工作需求；

是否存在库存积压（可通过行政部库存台账查询）。

行政部复核：行政主管*收到审批表后，2个工作日内完成复核：

核对需求总量与部门规模匹配度；

查询库存台账，确认是否有可调配物资；

审核预估单价是否合理（参考历史采购价格或市场均价），必要时进行询价。

财务部审核：财务专员*对采购预算进行审核，重点把控：

是否纳入当月办公用品预算；

超预算需求需提交额外预算说明，经财务负责人*签字确认。

最终审批：

单金额≤500元：由行政主管*审批；

500元＜单金额≤2000元：由分管行政领导*审批；

单金额＞2000元：需提交总经理*（或单位最高负责人）审批。

（三）采购执行与入库管理

采购方式：

日常通用物品（如A4纸、笔、文件夹等）：行政部通过定点供应商集中采购，签订年度供货协议；

专项或定制物品（如办公设备、印刷品等）：行政部需至少对比2家供应商报价，选择性价比高的合作，保留比价记录。

入库验收：

物资送达后，行政部采购专员*与需求部门共同验收，核对物品名称、规格、数量、质量是否与审批表一致；

验收合格后，填写《办公用品入库登记表》（见配套表单），注明入库日期、物品信息、供应商、数量、验收人签字；

验收不合格的，当场拒收并联系供应商退换，同时记录原因报行政主管*。

（四）领用与库存管理

领用流程：

员工领用办公用品时，填写《办公用品领用登记表》（见配套表单），注明领用人、部门、物品名称、数量、领用日期；

部门负责人可为本部门批量领用常用物品（如打印纸、墨盒等），需在登记表上签字确认。

领用权限：

消耗品（如笔、本、便利贴等）：按需领用，不设上限；

耐用品（如计算器、U盘、办公设备等）：需经部门负责人*审批，领用后粘贴资产标签，明确责任人；

严禁个人私自领用或外借办公用品，违者按单位相关规定处理。

库存盘点：

行政部每月末进行一次全面盘点，核对《入库登记表》与《领用登记表》，保证账实相符；

盘点发觉差异（如盘盈、盘亏），需查明原因，形成《库存盘点报告》，报行政主管*及财务部备案；

低值易耗品库存量保持在1-2个月用量，避免积压或短缺。

三、配套表单模板

（一）办公用品采购审批表

申请部门

申请人

申请日期

物品名称

规格型号

单位

部门负责人签字

行政部复核

备注：

（二）办公用品入库登记表

入库日期

物品名称

规格型号

单位

数量

供应商

单价

金额

验收人

领用记录（领用人/数量/日期）

（三）办公用品领用登记表

领用日期

领用人

部门

物品名称

规格型号

单位

数量

领用事由

部门负责人签字

四、执行要点与规范提示

预算控制：行政部需于每年年初编制年度办公用品预算，明确各部门额度，超预算采购需提交书面说明并经审批。

审批时效：各审批环节需在1-2个工作日内完成，紧急需求可启动“绿色通道”，但事后需补全审批手续。

质量管控：行政部建立供应商评价机制，每季度对供货及时性、产品质量进行评分，不合格供应商及时终止合作。

登记规范：入库、领用登记需实时更新，禁止补录或涂改，保证台账数据可追溯。

节约使用：倡导无纸化办公，推行办公用品重复利用（如文件双面打印、更换耗材而非整机更换），降低消耗成本。

责任追溯：因人为损坏或保管不当导致办公用品丢失、损坏的，由责任人按折旧价赔偿，具体标准由行政部另行制定。

本制度及模板自发布之日起执行，由行政部负责解释和修订，各部门需严格遵照执行，保证办公用品管理规范、高效。