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企业标准化会议管理模板

一、适用范围与场景

常规例会：部门周会、月度总结会、季度规划会；

专项会议：项目启动会、跨部门协调会、问题研讨会；

决策会议：年度目标评审会、预算审批会、制度修订会；

临时会议：突发事项处理会、紧急任务部署会。

通过标准化流程，保证会议目标明确、高效有序、成果可追溯，提升组织协作效率。

二、标准化会议管理流程

（一）会前筹备：聚焦目标，精准筹备

明确会议目的与议题

由会议发起人（如部门负责人、项目经理*）根据业务需求确定核心目标（如“明确Q3产品迭代优先级”“解决供应链断供问题”）；

围绕目标拆解具体议题，每个议题需包含“背景说明、待讨论问题、预期成果”，避免议题泛化或偏离主题。

确定参会人员与分工

必邀人员：议题相关决策人（如总监）、执行负责人（如主管）、信息提供方（如*专员）；

选邀人员：需知晓会议内容或提供支持的人员（如记录员、观察员）；

明确分工：主持人（把控节奏，引导讨论）、记录员（实时记录关键内容、行动项）、材料准备人（提前分发会议资料）。

安排会议时间与资源

时间：优先选择工作日上午9:00-11:00或下午14:00-16:00（避免临近下班），时长控制在1-2小时（紧急会议不超过1小时）；

地点/方式：线下会议需提前预订会议室（确认投影、麦克风设备），线上会议需提前测试会议软件（如腾讯会议、钉钉），并发送；

资源准备：会议材料（如PPT、数据报表、方案草案）至少提前24小时发送至参会人，标注“需提前阅读”部分。

发送会议通知

通过企业OA系统或邮件发送通知，包含：会议名称、时间（含时区）、地点/、参会人、议题清单、准备材料、主持人及记录员信息；

示例通知：“【市场部】Q3营销策略研讨会——时间：2024年X月X日14:00-16:00，地点：3楼会议室A，议题：1.上季度活动复盘；2.Q3重点渠道规划；3.预分配方案讨论。请参会人员提前阅读附件《Q2营销数据报告》。”

（二）会中执行：控场有序，高效决策

开场与议程确认（5分钟）

主持人开场：明确会议目标、时长、规则（如“每人发言不超过5分钟，聚焦议题”）；

确认议程：如无调整，按议程顺序推进；如有增减，需全体参会人同意。

议题讨论与决策（核心环节）

逐项议题讨论：由议题负责人简要说明背景，参会人围绕“问题-方案-风险”展开讨论，主持人避免跑题或少数人垄断发言；

关键信息记录：记录员实时记录“讨论要点、分歧点、共识、待决策事项”；

决策机制：对需决策事项，采用“共识优先、投票辅助”（如超过2/3参会人同意即为通过），避免悬而未决。

行动项确认（10分钟）

汇总待办事项：明确每个行动项的“描述、负责人、截止时间、交付标准”；

示例行动项：“【行动项1】收集竞品Q3促销策略——负责人：*，截止时间：X月X日18:00，交付标准：Excel清单（含3家竞品信息）”。

会议总结与散会（5分钟）

主持人总结：重申会议成果（决议、行动项）、下次会议安排（如有）；

记录员确认：与参会人核对关键内容（特别是行动项），保证无遗漏。

（三）会后跟进：闭环管理，落地见效

整理与分发会议纪要（24小时内）

记录员根据会议记录整理纪要，包含：会议基本信息（时间、地点、参会人）、议题讨论摘要、决议清单、行动项表（负责人、截止时间、状态）；

纪要经主持人审核无误后，通过企业OA系统发送至所有参会人及相关方，并标注“请确认收到，如有异议2小时内反馈”。

行动项跟踪与更新

责任人：按截止时间推进行动项，完成后在系统中更新状态（如“已完成”“进行中”“延期”）；

跟踪人（如部门助理*）：每周汇总行动项进度，对逾期未完成的提前3天提醒负责人，并同步至部门负责人。

会议复盘与优化（可选）

对周期性会议（如周会、月会），每月末组织简短复盘，讨论“会议效率、流程问题、改进方向”（如“某议题讨论超时，下次需提前同步材料”）；

根据复盘结果优化会议模板或流程，持续提升会议质量。

三、配套工具模板

（一）会议通知单模板

会议名称

会议时间

年月日时分-时分

会议地点/

线下：会议室；线上：

参会人员

主持人

记录员

议题清单（含序号）

1.议题名称（背景+待解决问题）2.议题名称（背景+待解决问题）

准备材料

1.《》2.《》

备注

请提前10分钟到场/测试设备

（二）会议纪要模板

会议基本信息

会议名称：

时间：年月日时分-时分

地点/：

参会人：

缺席人及原因：

主持人：

记录员：

议题讨论摘要

序号

议题名称

讨论要点（关键观点、分歧）

共识/决议

1

2

行动项清单

序号

行动项描述

负责人

截止时间

交付标准

当前状态

备注

1

年月日

2

年月日

备注：如有附件，详见OA系统《会议资料》文件夹。

（三）行动项跟踪表模板