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会议纪要编写与管理制度
前言
会议纪要是会议过程及成果的书面载体，是传递决策信息、跟踪工作进展、明确责任分工的重要依据。为规范公司各类会议纪要的编写、审核、分发与存档管理，保证会议信息准确传递、工作闭环落实，特制定本制度。
一、适用范围与场景
本制度适用于公司内部各类会议的纪要管理工作，包括但不限于：
常规会议：周例会、月度/季度工作会、年度总结会；
专题会议：项目启动会、问题研讨会、跨部门协调会；
决策会议：管理层办公会、预算审批会、重大事项决策会。
各职能部门、项目组及分支机构在组织或参与上述会议时，均须严格遵循本制度。
二、会议纪要编写全流程指南
（一）会前准备：奠定记录基础
明确会议核心要素
会议组织部门需提前向参会人员发送《会议通知》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及需准备的资料，记录人需提前熟悉会议背景及议程，预判关键讨论点。
准备记录工具
根据会议重要性选择记录方式：常规会议可采用电子文档（如Word、Excel）实时记录，重要或复杂会议建议同步录音（需提前告知参会人员），会后结合录音补充完善，保证信息无遗漏。
（二）会中记录：抓取关键信息
聚焦核心内容
重点记录以下信息，避免冗余描述：
讨论要点：各参会人员的主要观点、分歧及共识；
决议事项：会议达成的明确结论（如“同意方案”“通过预算”等）；
待办事项：明确责任部门/人、具体工作内容及完成时限（格式：“[责任部门/人]负责完成[工作内容]，截止[日期]”）。
规范记录格式
发言内容需客观、简洁，避免口语化表达，关键数据（如金额、时间、数量）需准确无误。对不确定的信息（如待确认的数据、待协调的部门），需标注“[待核实]”“[需部门确认]”等提示，会后及时补充。
（三）会后整理：形成规范纪要
初稿撰写
会议结束后24小时内，记录人需根据会议记录及录音，整理形成会议纪要初稿，内容需包含：
会议基本信息（名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员、缺席人员及原因）；
会议议程及主要议题；
各议题讨论要点（按议程顺序分点阐述）；
决议事项及待办事项（明确责任人和时限）；
附件（如会议PPT、方案文档、数据报表等）。
审核与修订
部门内部审核：初稿完成后，先提交给会议主持人或部门负责人审核，核对决议事项及待办内容的准确性；
跨部门确认：涉及其他部门责任的待办事项，需提前与相关部门沟通确认，保证责任无争议、时限可达成；
定稿签字：审核通过后，由记录人、主持人签字确认（电子纪需添加电子签章或签字扫描件），保证纪要的权威性。
（四）分发与归档：实现信息闭环
规范分发范围
纪要定稿后，需在1个工作日内通过公司内部系统（如OA、钉钉）或邮件发送至参会人员、相关部门及公司档案室，分发范围需在纪要中注明（如“抄送：部门、领导”）。
及时存档管理
电子档纪要需按“部门-年份-会议类型-序号”规则命名（如“行政部-2024-周例会-001”），存储于指定服务器文件夹，保存期限不少于3年；
纸质档纪要（如决策会议、重要专题会议）需打印装订，经签字后交档案室统一归档，保存期限不少于5年。
三、会议纪要管理规范细则
（一）编号与版本管理
会议纪要实行统一编号制度，编号规则为：“部门简称-会议类型代码-年份-序号”，其中会议类型代码为：例会（L）、专题会（Z）、决策会（C）。例如：“市场部-Z-2024-005”表示市场部2024年第5次专题会议纪要。
纪要内容如需修订（如待办事项调整、决议变更），需发布新版本并注明修订原因及版本号（如V1.1），原版本同时存档备查。
（二）查阅与权限管理
已归档的会议纪要，公司员工因工作需要可向档案室提交查阅申请，经部门负责人及档案管理员批准后查阅，涉密纪要（如战略会议、薪酬会议）需经分管领导审批。
禁止擅自复制、外传涉密纪要，违者将按公司保密规定处理。
（三）待办事项跟踪机制
各责任部门需在收到纪要后2个工作日内，确认待办事项内容，如有异议需及时与会议组织部门沟通；
会议组织部门或综合管理部需每月汇总各部门待办事项完成情况，形成《会议纪要待办跟踪表》，提交公司领导审阅，对逾期未完成的部门进行通报。
四、标准会议纪要模板
会议纪要
会议基本信息
项目
内容
会议名称
[例如：项目2024年Q3启动会]
会议时间
[年-月-日上/下午HH:MM-HH:MM]
会议地点
[例如：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号X）]
主持人
[姓名，职务]
记录人
[姓名，职务]
参会人员
[部门1：姓名、姓名；部门2：姓名、姓名；……]（按部门或职务分组列出）
缺席人员及原因
[姓名，职务，原因：如出差、请假等]（如有）
会议议程及主要内容
序号
议题
讨论要点
发言人（职务*）
1
[议题1：项目目标及范围]
-明确Q3核心目标：完成模块开发，用户测
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