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档案管理规章制度

档案管理规章制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范组织档案管理工作，确保档案的完整性、安全性、保密性和可利用性，根据《中华人民共和国档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等法律法规及组织内部管理要求，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于组织内部所有部门、子公司（以下统称“各单位”）及员工在公务活动中形成的各种门类和载体的档案管理，包括但不限于文书档案、科技档案、业务档案、声像档案、电子档案等。

第三条基本原则

1.统一领导、分级管理：组织档案管理部门统筹全局，各单位指定专人负责本部门档案工作，形成“档案管理部门-单位档案员-业务人员”三级管理体系。

2.完整准确、规范整理：档案收集应全面反映组织各项活动真实情况，整理过程遵循档案形成规律，做到分类科学、编排有序、编号规范、目录清晰。

3.安全保密、便于利用：建立健全档案安全防护体系，严格保密管理，在确保档案安全的前提下，最大限度满足各项工作对档案的利用需求。

4.全程管控、动态管理：档案管理涵盖从形成、收集、整理、保管到利用、鉴定、销毁的全生命周期，实现各环节标准化、流程化管控。

第二章管理机构与职责

第四条档案管理部门

组织综合管理部是档案管理的归口部门，履行以下职责：

1.制定和完善档案管理制度、流程及标准，并监督执行；

2.负责组织档案的接收、分类、整理、保管、鉴定、销毁及利用工作；

3.指导、监督各单位档案管理工作，开展档案业务培训和检查；

4.负责档案库房、设施设备及信息系统的建设与维护；

5.组织档案鉴定工作，编制档案保管期限表及销毁清册；

6.负责档案统计、分析和上报工作，确保档案数据准确。

第五条各单位职责

1.各单位负责人是本单位档案工作第一责任人，确保档案管理责任落实到人；

2.指定1-2名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交及日常管理工作；

3.严格执行档案管理制度，确保应归档文件材料齐全、完整、规范；

4.配合档案管理部门开展档案检查、培训和移交工作。

第六条档案员职责

1.档案管理部门档案员：负责档案的接收、分类、编目、保管、利用及信息化管理，监督各单位档案工作执行情况；

2.各单位兼职档案员：负责本部门文件材料的预收集、预整理，定期向档案管理部门移交档案，并做好档案借阅登记、催还等工作。

第三章档案的收集与整理

第七条归档范围

凡反映组织各项活动、具有查考利用价值的各种形式和载体的文件材料，均属归档范围，主要包括：

1.文书档案：各类请示、报告、批复、会议纪要、合同、规章制度、工作总结、计划等；

2.科技档案：科研项目的立项、研发、验收材料，工程设计图纸、技术规范，设备采购、安装、调试、维护记录等；

3.业务档案：客户资料、销售合同、财务凭证、审计报告、人力资源档案（劳动合同、考核记录）等；

4.声像档案：反映组织重要活动、会议、成果的照片、录音、录像、光盘等；

5.电子档案：通过办公自动化系统、业务系统生成的电子文件，以及扫描、数字化加工形成的电子档案；

6.实物档案：奖章、锦旗、印章、礼品等具有纪念意义的实物。

第八条归档时间

1.定期归档：

-年度文书档案、业务档案在次年3月31日前完成整理归档；

-科技档案在项目验收结束后60日内完成归档；

-声像档案在活动结束后30日内完成归档。

2.随时归档：

-重大事件、紧急形成的文件材料应在事件结束后7日内归档；

-电子文件应在办理完毕后24小时内录入档案管理系统。

第九条归档要求

1.文件材料完整性：归档材料应齐全，包括正本、附件、审批文件、定稿等，不得遗漏关键环节；

2.内容真实性：归档材料应真实反映工作情况，不得涂改、伪造，如需修改须注明原因并签字确认；

3.格式规范性：纸质文件材料应为原件，如无原件须注明“复印件”并加盖公章；电子文件应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）要求，采用PDF、PDF/A等长期保存格式；

4.手续完备性：归档材料需经单位负责人审核签字，涉及敏感内容的须通过保密审批。

第十条整理流程

1.分类：采用“年度-机构-问题”分类法，或按专业、项目分类，确保分类清晰、不交叉；