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物业管理费收缴及催缴流程文本

一、总则

物业管理费是保障物业管理区域内公共设施设备正常运行、环境维护、秩序管理及提供各项服务的重要资金来源。为规范物业管理费的收缴与催缴工作，确保收缴率，维护物业管理区域的正常运营和全体业主的共同利益，特制定本流程。本流程适用于本物业管理处对所管辖物业范围内业主或物业使用人的物业管理费收缴及催缴工作。

二、收缴管理

（一）收费标准与公示

1.收费标准确认：物业管理费收费标准依据《物业服务合同》及相关法律法规确定，如有调整，需按规定程序报批并公示。

2.收费信息公示：在物业管理区域内显著位置（如公告栏）及官方线上平台，公示物业管理费的收费项目、收费标准、计费周期、缴费方式、缴费时间、收款账户信息及咨询电话。

（二）缴费通知与提醒

1.定期通知：在每个计费周期开始前，物业管理处应通过书面（如缴费通知单送达业主信箱）、短信、微信公众号、APP推送等多种方式，向业主或物业使用人发送清晰的缴费通知，明确本期应缴费用金额、缴费截止日期及缴费方式。

2.信息核对：在发送缴费通知前，应仔细核对业主信息、房产信息、计费周期及费用金额，确保准确无误。

（三）收缴方式

1.现场缴费：业主可前往物业管理处前台，通过现金、POS机刷卡等方式缴纳费用。财务人员应即时开具票据。

2.银行转账：提供物业管理处指定的银行账户信息，业主可通过网上银行、手机银行或前往银行柜台办理转账。转账时请务必注明房号及缴费周期，以便核对。

4.代扣代缴：在业主授权的前提下，可与银行或相关机构合作，办理费用代扣代缴业务。

（四）票据管理

1.严格按照财务制度开具收费票据，票据内容应清晰完整，包括缴费日期、房号、费用项目、金额、票据号码等。

2.建立票据领用、核销登记制度，确保票据管理规范。

三、催缴管理

（一）催缴原则

1.及时性：在费用逾期后，应尽快启动催缴程序。

2.递进性：根据欠费时间长短和金额大小，采取逐步升级的催缴方式。

3.人性化：在催缴过程中，应保持礼貌、耐心，充分倾听业主诉求，区分不同情况进行处理。

4.合法性：所有催缴行为必须遵守国家法律法规及物业服务合同约定，严禁采取暴力、威胁或其他不当手段。

（二）催缴流程与方式

1.温馨提示（欠费1-15天）

*方式：通过短信、微信、APP推送或在单元门口张贴温馨提示单等方式。

*内容：提醒业主费用已逾期，告知应缴金额、缴费方式及截止日期，避免因遗忘导致欠费。语气应友好、委婉。

2.正式催缴（欠费16-30天）

*方式：除上述电子方式外，应向业主邮寄或当面送达《催缴通知书》（可加盖管理处公章）。对于空置房或长期无人居住的物业，可尝试联系其紧急联系人。

*内容：明确告知欠费事实、欠费金额（含违约金，如有约定）、欠费天数，重申缴费截止日期及逾期未缴将采取的进一步措施（如暂停部分特约服务、上报征信等，需依据合同约定）。

3.上门沟通与协商（欠费31天以上）

*人员：由物业项目经理或客服主管带队上门。

*目的：了解业主欠费原因，如确有实际困难（如家庭重大变故、失业等），可在政策允许和公司规定范围内，协商制定个性化还款计划（如分期付款），并签订书面协议。如无特殊困难，应严肃告知其欠费的违约责任。

*记录：对沟通情况进行详细记录，包括沟通时间、地点、参与人员、业主反馈、协商结果等，并由双方签字确认（如有书面协议）。

4.法律途径准备（欠费超过合同约定或法定时限，且经多次催缴无效）

*内部审核：整理业主欠费的所有证据材料（缴费通知记录、催缴记录、沟通记录、物业服务合同等），提交公司法务部门或外聘律师审核。

*发送律师函：根据审核意见，决定是否委托律师向欠费业主发送《律师函》，明确告知其法律责任及可能面临的诉讼风险，督促其限期缴费。

*提起诉讼/申请仲裁：在律师函发出后仍未得到回应或业主明确拒绝缴费的，可依据物业服务合同约定，向人民法院提起诉讼或申请仲裁，通过法律途径追讨欠费。

（三）特殊情况处理

1.业主对服务不满导致欠费：应首先认真听取业主意见，对物业服务中存在的问题及时整改，并将整改情况反馈给业主。在问题解决后，再行催缴物业费。避免因服务不到位引发业主抵触情绪。

2.房屋质量问题导致欠费：应向业主解释房屋质量问题的责任主体（通常为开发商），并协助业主向相关责任方维权，但不能以此作为拒交物业费的理由。

3.业主提出减免申请：对于确有特殊困难并能提供相关证明的业主，经物业管理处核实并按公司审批流程上报，获批后可酌情处理。

四、配套管理措施

1.台账管理：建立健全物业费收缴台账，每日更新缴费信息，对欠费情况进行动态跟踪，确保数据准确无误。

2.定期分析：每月对