办公设备维护申请与跟进记录表.docVIP

办公设备维护申请与跟踪记录表工具指南

一、适用场景与价值说明

在日常办公环境中，打印机、电脑、投影仪、空调、复印机等设备是保障工作效率的核心工具。当设备出现故障（如打印机卡纸、电脑蓝屏）、需要定期保养（如空调滤网清洗、投影仪灯泡更换）、或涉及设备移机、升级等情况时，需通过规范的流程申请维护并全程跟踪进度。本工具旨在明确责任分工、记录维护细节、跟踪处理进度，保证设备问题得到及时解决，同时为企业设备管理、成本统计（如维修费用、配件更换频率）提供数据支撑，避免因设备故障导致工作中断。

二、全流程操作指南

（一）第一步：提交维护申请

填写申请信息：申请人需详细填写《办公设备维护申请与跟踪记录表》（见第三部分模板），内容包括：设备基本信息（名称、型号、编号）、故障/维护描述（需具体说明异常现象，如“打印机打印时出现黑条，影响文件输出”）、故障发生时间、使用人联系方式、紧急程度（一般/紧急/特急，特急需标注“需立即处理”）。

附佐证材料：若设备故障有可展示的现象（如屏幕报错、异响、打印异常），建议附上照片或短视频（通过企业内部系统，无需发送至外部邮箱），便于维修人员快速判断问题。

提交审批：将填写完整的表格提交至部门主管审批（电子版通过OA系统提交，纸质版需部门主管签字）。

（二）第二步：部门审批

审核必要性：部门主管需核查维护申请的合理性，确认是否为必要维修（如因人为损坏需明确责任归属；如为正常损耗，则批准进入流程）。

签字确认：审批通过后，在表格“审批人”栏签字并注明日期，同步提交至行政部（或负责设备管理的部门）。

（三）第三步：维修派单

接收与登记：行政部收到审批通过的申请后，在“派单日期”栏登记接收时间，并唯一“申请单号”（格式：年份+月份+部门简称+序号，如“202405-行政-001”）。

分配维修资源：根据设备类型分配维修人员（如打印机故障联系打印机品牌售后，内部电脑故障联系IT部门），在“维修负责人”栏填写姓名及联系方式，并将申请表转交至对应维修人员。

（四）第四步：维修执行

故障排查：维修人员收到申请后，需在2个工作日内（特急设备2小时内）联系使用人，确认故障细节，并对设备进行检查（如使用专业工具检测硬件故障、软件排查等）。

记录处理过程：在“维修过程记录”栏详细说明排查结果（如“检测为打印机硒鼓老化，导致打印黑条”）及处理方案（如“更换原装硒鼓1个”）。若需更换配件，需在“更换配件清单”中填写配件名称、数量、单价（若涉及费用，需提前告知行政部和使用人）。

完成维修：维修结束后，测试设备功能是否恢复正常，在“维修完成时间”栏填写具体时间，并联系使用人验收。

（五）第五步：验收确认

现场测试：使用人需亲自测试设备功能（如打印测试页、检查电脑运行速度等），确认故障是否解决，设备是否恢复正常使用。

签字确认：验收通过后，在“验收结果”栏勾选“正常”，并签字注明日期；若仍有异常，需在“备注”栏说明具体问题，退回维修人员重新处理。

（六）第六步：归档记录

信息汇总：行政部在验收完成后，将申请单号、维修负责人、维修时间、更换配件及费用等信息录入企业设备管理台账（电子表格或专业管理系统），更新设备维护记录。

存档备查：纸质版申请表由行政部统一存档（保存期限不少于2年），电子版备份至企业共享服务器，便于后续查询设备维护历史、统计维修成本等。

三、办公设备维护申请与跟踪记录表（模板）

申请单号

申请日期

申请人（部门）

设备名称

设备型号

设备编号

故障/维护描述

（需具体说明异常现象，如“投影仪无法开机，电源指示灯不亮”）

故障发生时间

使用人联系方式

紧急程度

□一般□紧急□特急

审批流程

部门主管审批

审批人签字

日期

维修流程

派单日期

维修负责人

维修开始时间

维修过程记录

（详细说明排查结果及处理方案，如“检测为电源适配器故障，已更换新适配器”）

更换配件清单

配件名称

数量

单价（元）

维修完成时间

验收结果

□正常□异常

使用人签字

日期

备注

（如异常需说明、维修费用归属等）

四、使用关键提示

信息填写规范：设备编号、故障描述需准确无误（如“设备编号”需与设备标签一致，“故障描述”避免模糊表述如“设备坏了”），否则可能导致维修延误；紧急程度需根据工作影响合理标注（如涉及会议、重要交付的设备建议勾选“紧急”）。

配件与费用管理：更换配件前，维修人员需提前告知行政部和申请人配件品牌、单价及费用归属（如公司承担、个人承担或供应商保修），避免后续纠纷；涉及费用的，需在“备注”栏注明费用支付方式。

进度跟踪：申请人可通过申请单号在行政部或企业设备管理系统中查询维修进度；若超过承诺维修时间未完成，可及时联系行政部催办。

记录保存：申请人需留存一份签字完整的申请表复印件，便于后续核对；行政部需定期对维护记录进行统计分析，针对高频