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工程采购需求规格书编制参考模板

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类新建、改建、扩建工程项目的采购需求规格书编制，涵盖房屋建筑、市政基础设施、公路、水利、电力、机电安装等工程领域。具体应用场景包括：

建设单位（业主）自主发包的工程材料、设备采购；

施工总承包单位的专业工程分包采购（如消防、智能化、幕墙等）；

代建单位或项目管理公司受业主委托编制的采购需求文件；

投资的工程采购项目（需符合采购相关法规要求）。

编制主体可为项目建设单位、采购部门或委托的工程咨询机构，使用对象包括采购方、潜在供应商、评审专家及项目监管单位。

二、编制流程与操作步骤

（一）前期准备阶段

明确采购目标

依据项目立项批复、初步设计方案或施工图纸，确定采购标的的核心功能（如“满足办公楼10层空调系统制冷需求”“市政道路抗裂型沥青材料供应”）。

确认采购范围：是否包含运输、安装、调试、培训、质保等配套服务。

组建编制小组

成员应包括：项目负责人（统筹协调）、技术工程师（明确技术参数）、采购专员（商务条款）、造价工程师（预算控制）、法务人员*（合规性审查）。

明确分工：技术组负责技术规格，采购组负责商务要求，造价组负责预算匹配，法务组负责条款合法性。

收集基础资料

项目文件：立项批复、初步设计批复、施工图纸（含设计说明、技术要求）、工程量清单；

法规标准：国家/行业现行规范（如《建筑工程施工质量验收统一标准》GB50300）、地方性规定；

市场调研：同类产品/服务的市场价格、主流品牌技术参数、供应商供应能力（可通过行业平台、历史项目数据获取）。

（二）需求梳理与确认阶段

划分采购标的类别

按工程性质分为：材料类（钢筋、水泥、防水材料等）、设备类（电梯、变压器、空调机组等）、服务类（勘察、设计、监理、施工劳务等）。

按采购规模分为：单项采购金额≥50万元（需重点编制详细规格）、＜50万元（可简化但需明确核心指标）。

明确核心需求要素

技术需求：功能指标（如钢筋的抗拉强度≥400MPa）、质量标准（如“符合GB/T1499.2-2018”）、规格型号（如空调制冷量≤50kW）、环保要求（如甲醛释放量≤E1级）；

商务需求：交付时间（如“合同签订后30日内送达现场”）、交付地点（如“项目工地指定仓库”）、付款方式（如“到货验收合格支付70%，质保期满后支付30%”）、质保期（如“设备质保期2年，终身维修服务”）；

服务需求：安装调试（如“免费提供现场安装指导，调试后72小时内达到设计参数”）、培训（如“操作人员培训不少于8学时，提供培训手册”）、售后响应（如“故障响应时间≤2小时，24小时内到场处理”）。

需求内部评审

组织设计、施工、监理等单位召开需求确认会，重点核查技术参数与设计图纸的一致性、商务条款与项目预算的匹配性；

评审通过后形成《采购需求确认纪要》，由各单位项目负责人*签字盖章。

（三）需求规格书撰写阶段

按以下结构编制文件，内容需逻辑清晰、条款明确，避免模糊表述（如“优质品牌”“高功能”等，需量化指标）：

1.项目概况

项目名称、编号、采购方式（公开招标/邀请招标/竞争性谈判等）；

建设地点、建设规模（如“建筑面积5万平方米，地上15层，地下2层”）；

项目背景（如“为满足片区居民供暖需求，新建供热管网工程”）；

采购标的清单（含名称、单位、数量，示例见表1）。

2.采购需求明细

分技术需求、商务需求、服务需求三部分详细列明，表格化呈现（示例见表2-表4）；

技术需求需注明“所列参数为最低要求，不得低于此标准”；

商务需求明确报价包含范围（如“含13%增值税、运输费、装卸费、保险费等全部费用”）。

3.验收标准与方法

验收依据：国家/行业规范、设计图纸、采购合同及附件；

验收内容：技术参数检测（如第三方检测报告）、数量清点、资料核查（合格证、检测报告、使用说明书等）；

验收流程：到货验收（外观、数量）、安装调试验收（功能测试）、最终验收（联合业主、监理、施工方）；

不合格处理：约定“两次验收不合格，采购方有权解除合同并追究违约责任”。

4.其他说明

供应商资质要求（如“设备制造商需具备ISO9001认证，代理商需提供厂家授权书”）；

保密条款（如“供应商不得泄露项目技术参数及采购信息”）；

知识权属（如“技术标准归采购方所有，供应商不得擅自用于其他项目”）。

（四）审核与修订阶段

内部审核

技术组核查参数与设计规范的符合性；

造价组审核预算与报价条款的匹配性（如“最高投标限价万元，超过作废标处理”）；

法务组审查条款合法性（如“是否涉及歧视性条款、违约责任是否明确”）。

外部征求意见

对复杂技术参数，可邀请2-3家潜在供应商进行技术参数可行性论证；

涉及民生、安全的关键采购（如消防设备、压力容器），需征求行业主管部门意见。

最终定稿

根据