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行政公文写作与档案管理标准化工具

一、适用范围与应用场景

本工具适用于各级政机关、企事业单位行政管理部门，以及从事公文处理、档案管理工作的专职或兼职人员。具体场景包括：

日常公文起草：如通知、报告、请示、纪要、函等文种的规范撰写；

公文流转管理：从拟稿、审核、签发到印发、归档的全流程管控；

档案系统化整理：年度工作档案、项目档案、人事档案等的分类、编目与保管；

档案查询与利用：历史公文检索、档案借阅、专题资料汇编等工作。

二、公文标准化操作流程

（一）公文起草阶段

明确发文目的与依据

根据上级指示、工作需求或突发事件响应，确定公文的核心目标（如部署任务、汇报进展、请求批复等）；

收集相关背景材料（如政策文件、会议记录、数据报表等），保证内容有据可依。

确定文种与格式

根据行文关系（上行、下行、平行）和内容性质选择恰当文种（如“请示”适用于请求上级指示，“函”适用于不相隶属机关商洽工作）；

严格遵循《政机关公文处理工作条例》规定的格式要素（红头文件需包含发文机关标志、发文字号、签发人等；普通文件需包含标题、主送机关、附件说明等）。

撰写规范

准确概括公文内容，一般采用“发文机关+事由+文种”（如“局关于2024年度安全生产工作的通知”）；

主送机关：明确公文的主要受理机关，顶格书写，后加冒号；

逻辑清晰，层次分明，使用“一、（一）、1.、（1）”序号分项表述，语言简洁、准确、庄重，避免口语化表达；

附件：如有附件，需在后注明附件名称和件数（如“附件：1.会议议程表”）。

（二）公文审核与签发阶段

部门初审

起草人完成初稿后，提交部门负责人审核，重点检查内容是否符合部门职责、数据是否准确、格式是否规范。

办公室复核

部门通过后，送单位办公室进行复核，审核要点包括：

文种使用是否恰当，行文关系是否合规；

内容是否符合法律法规、政策规定；

格式要素是否齐全（如红头文件需检查发文字号、签发人是否完整）；

文字、标点、数字使用是否无误（如“的、地、得”区分，阿拉伯数字与汉字使用场景）。

领导签发

复核通过后，按权限送单位领导签发：

一般事务性公文由分管领导签发；

重大事项、政策性文件需由主要领导签发；

签发人需明确签署意见（如“同意印发”“请办公室进一步修改”）、姓名及日期。

（三）公文印发与归档阶段

排版与印发

根据签发稿进行排版，字号、行距、页码等需符合公文格式标准（如一般用三号仿宋GB2312字体，行距28磅）；

核对无误后，通过单位内部办公系统印发或纸质打印盖章，印发日期以签发日期为准。

登记与分发

印发后，在《公文印发登记表》中登记文号、标题、印发份数、分发部门等信息；

按主送、抄送范围准确分发，并做好签收记录。

电子与纸质归档

电子公文：在办公系统中最终版PDF文件，标注“归档”标签，按“年度-文种-部门”分类存储；

纸质公文：打印2份（正本、副本），连同签发稿、审核单等材料，按时间顺序整理，交档案室统一归档。

三、档案规范化管理流程

（一）档案收集与分类

收集范围

单位在工作中形成的具有保存价值的各种形式材料，包括：公文（正本、定稿）、会议纪要、工作方案、数据报表、合同协议、音像资料（照片、录音、视频）等。

分类方法

采用“年度-机构-问题”三级分类法：

年度：以公文形成年度为分类单元（如“2024年”）；

机构：按内部部门分类（如“办公室”“财务科”“业务部”）；

问题：按文件内容主题分类（如“综合类”“财务类”“人事类”）。

示例：“2024年-办公室-综合类”包含年度工作总结、会议纪要等文件。

（二）档案整理与编目

整理排序

按分类结果，将档案时间顺序排列（同一年度内按文种顺序，同一文种按发文顺序）；

移除金属夹、回形针等易锈蚀物品，破损文件需修补。

编目登记

填写《档案归档目录》，包含以下字段：

档案号

文件标题

文种

年度

页数

保管期限

存放位置

备注

2024-办-综001

2024年度工作总结

报告

2024

15

30年

A1-3-1

含附件

档案号编制规则：“年度-部门代码-问题代码-流水号”（部门代码如“办”代表办公室，“财”代表财务科）。

（三）档案保管与利用

保管要求

纸质档案：存入专用档案柜，库房保持温度14-24℃，相对湿度45-60%，防火、防潮、防虫、防鼠，定期检查（每季度一次）；

电子档案：双备份存储（本地服务器+云端），定期（每半年）检测数据完整性，防止丢失或损坏。

借阅与归还

借阅流程：填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后，档案室办理借阅手续，借阅期限不超过15天；

注意事项：借阅者需爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换，不得转借或复制（需复制的须经档案管理部门批准）。

（四）档案鉴定与销毁

鉴定工作

每年对到期档案进行鉴定，区分继续保管、销毁两种情况；

继续保管档案：重新划定