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企业合同审批归档系统标准作业指导书

一、引言

为规范企业合同全生命周期管理，明确合同审批、归档各环节职责与操作要求，保证合同签订的合规性、信息的完整性及档案的安全性，提高合同管理效率，特制定本指导书。本指导书适用于企业各部门合同审批归档工作的全流程操作，旨在为相关人员提供标准化作业指引。

二、适用范围与业务场景

（一）适用范围

本指导书适用于企业各部门（含市场部、销售部、采购部、行政部、财务部等）在开展业务活动中，需起草、审核、审批、签订及归档的各类合同，包括但不限于：

采购合同（原材料、设备、服务等）；

销售合同（产品销售、服务提供等）；

劳动合同、保密协议；

租赁合同（办公场地、设备等）；

合作协议（项目合作、代理等）。

（二）业务场景

新合同签订：业务部门与外部合作方达成合作意向，需起草合同并启动审批流程；

合同变更/续签：已签订合同需履行变更或续签手续时，发起变更/续签审批；

合同补签：因特殊情况需对已履行但未签订的合同进行补签时，启动补签流程；

合同归档：合同审批完成并签订后，由行政部或指定部门进行系统归档与实体档案管理。

三、合同审批归档全流程操作步骤

（一）合同发起与提交

操作人：业务部门合同经办人（如、）

操作内容：

合同起草：根据合作方需求及业务条款，使用企业标准合同模板（或法务部提供的定制模板）起草合同文本，明确合同主体、标的、数量、金额、履行期限、违约责任等核心要素。

材料准备：收集与合同相关的支撑材料，包括但不限于：合作方资质文件（营业执照、许可证等）、报价单、技术协议、previous合作记录等，扫描存为PDF格式（保证清晰可辨）。

系统发起：登录企业合同审批归档系统，“合同发起”模块，填写合同基本信息（合同名称、编号、类型、金额、合作方名称、经办部门、预计签订日期等），合同电子版及支撑材料附件，提交至部门负责人审核。

注意事项：

合同编号规则：部门简称（2位）+年份（4位）+流水号（3位，如“CG2024001”）；

合同文本需使用企业最新标准模板，无模板时需提前向法务部申请定制；

合作方资质文件需在有效期内，若为首次合作，需核实原件并留存扫描件。

（二）部门初审

操作人：业务部门负责人（如**）

操作内容：

内容审核：重点审核合同的业务条款是否符合部门职责、合作方需求是否明确、金额预算是否在部门年度预算范围内等。

材料完整性检查：确认合同附件是否齐全（如报价单、资质文件等），电子版与纸质版内容是否一致。

审批意见：在系统中填写“初审意见”（通过/不通过/需修改），若不通过或需修改，需注明具体修改要求并退回经办人；若通过，提交至下一审核环节（法务部或相关职能部门）。

时限要求：收到合同后1个工作日内完成审核。

（三）法务审核（非必要合同可跳过，如劳动合同）

操作人：法务专员（如赵六）

操作内容：

合规性审核：审核合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及企业内部制度，重点审查主体资格、权利义务、违约责任、争议解决方式等是否存在法律风险。

文字表述校对：检查合同文本是否存在歧义、错别字、标点符号错误等问题，保证表述准确、严谨。

审批意见：在系统中填写“法务审核意见”（通过/需修改/需补充材料），对需修改的条款，应明确修改建议；对存在重大法律风险的合同，可建议终止合作或重新谈判。

时限要求：收到合同后2个工作日内完成审核（复杂合同可延长至3个工作日，需提前告知经办人）。

（四）领导审批

操作人：分管领导/总经理（根据合同金额及重要性确定审批权限）

操作权限划分：

合同金额≤5万元：分管领导审批；

5万元＜合同金额≤50万元：分管领导+总经理双审批；

合同金额＞50万元：需提交总经理办公会集体审议，审批通过后由总经理签字确认。

操作内容：

业务与合规性复核：结合部门初审及法务审核意见，重点审核合同的必要性、成本效益、战略符合性及风险可控性。

审批决策：在系统中填写“审批意见”（同意/不同意/暂缓），对同意的合同，审批流程自动流转至用印环节；对不同意或暂缓的合同，注明原因并退回发起部门。

时限要求：

分管领导：1个工作日内完成审批；

总经理：2个工作日内完成审批（需集体审议的，会议结束后1个工作日内完成审批）。

（五）用印申请与执行

操作人：业务部门经办人、行政部用印专员（如孙七）

操作内容：

用印申请：审批通过后，经办人在系统中提交“合同用印申请”，已审批的合同电子版（最终版），填写用印份数（通常为正本2份，副本若干）、用印用途。

用印审核：行政部用印专员审核合同是否完成全部审批流程、用印份数是否符合规定，审核通过后安排用印。

用印执行：经办人携带合同纸质版（需与电子版一致）至行政部，在用印专员监督下完成用印，保证骑缝章、公章清晰、无遗漏。

用印登记：用印专员在《合同用印登记表》中记录合同编