会议记录与决策跟进执行模板.docVIP

会议记录与决策跟踪执行通用模板

一、适用工作场景

本模板适用于各类需要明确讨论结果、责任分工及后续行动的工作会议，具体包括但不限于：

项目例会：同步项目进度、解决跨部门协作问题、明确下一阶段任务；

部门协调会：对接资源分配、流程优化方案，保证各部门目标对齐；

问题复盘会：分析已发生问题的根因，制定改进措施并跟踪落实；

专项决策会：对新产品上线、预算审批、制度修订等关键事项达成共识并部署执行；

跨团队对接会：涉及多部门协作的复杂事项，明确各方职责与时间节点。

二、模板使用全流程指南

（一）会前准备：明确目标与框架

确认会议基本信息

提前1-2天明确会议主题、时间（精确到分钟）、地点（线上/线下）、主持人、记录人，以及必须参会的人员（可标注“必要”或“可选”）。若需提前准备材料，同步告知参会者（如项目数据、方案草案等）。

梳理会议议题与目标

主持人需提前梳理本次会议的核心议题（建议不超过5个，避免发散），明确每个议题的讨论目标（如“确定Q3营销预算分配”“解决客户投诉响应流程卡点”），并提前发送议题清单给参会者，保证大家带着思考参会。

准备工具与模板

线上会议提前测试软件稳定性（如腾讯会议、Zoom），线下会议准备白板、马克笔等；提前打印或打开电子版会议记录模板，保证记录人熟悉表格结构，重点记录“决策事项”“负责人”“时间节点”等关键信息。

（二）会中记录：聚焦核心信息

记录会议基本信息

会议开始后，第一时间填写模板中的“会议基本信息”部分，包括：会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、会议主题。

逐议题记录讨论过程与结果

按议题顺序记录，区分“讨论过程”与“决策结果”：

讨论过程：简要记录各方观点（如“市场部建议增加线上投放预算，理由是Q2线上转化率提升15%”“财务部认为需控制在总预算10%以内，避免超支”），重点标注分歧点与共识点；

决策结果：对每个议题明确最终结论（如“同意线上投放预算增加8%，需同步优化投放渠道”），避免模糊表述（如“后续再讨论”“尽量协调”）。

锁定决策事项与执行动作

对会议达成的每一项决策，单独记录为“决策事项”，并明确：

决策编号（按“议题序号-决策项序号”编写，如“1-2”表示第一个议题的第二项决策）；

决策内容（具体、可执行，避免“加强沟通”“推进合作”等笼统描述）；

负责人（明确到具体岗位或姓名，用“”代替真实姓名，如“市场部-张”）；

计划完成时间（精确到日期，如“2023-10-31”）；

所需资源/支持（如“需技术部提供数据接口支持”“预算审批需经总经理签字”）。

记录待办事项与临时动议

对会议中提出的非决策类待办（如“需整理客户反馈数据，下周一前同步”），同样记录负责人和时间节点；对临时新增的议题或决策，标注“临时动议”，并简要说明讨论背景与结论。

（三）会后整理：输出标准化文档

24小时内完成会议纪要初稿

记录人根据会中记录，整理会议纪要，保证：

语言简洁客观，避免主观评价（如“的发言很有道理”改为“提出……”）；

决策事项与执行动作单独成表，突出“谁-做什么-何时完成”；

附件标注清晰（如“附件：《Q3营销预算分配表》”）。

审核与分发纪要

纪要初稿完成后，先提交主持人审核（重点核查决策准确性、责任明确性），确认无误后，在会议结束后48小时内发送给所有参会人员及相关协作部门（抄送需知晓的领导）。分发时注明“请各位确认决策事项及负责人的执行安排，如有异议请在24小时内反馈”。

归档会议记录

将电子版会议纪要（含原始记录、审批记录）按“年份-月份-会议主题”分类归档（如“2023-09-项目周会纪要”），方便后续查阅；纸质版纪要需经主持人签字后存档。

（四）决策跟踪：动态监控执行进度

建立决策跟踪表

以会议纪要中的“决策事项”为基础，更新“决策跟踪执行表”，实时记录：

当前状态（如“未开始”“进行中”“已完成”“受阻”）；

实际完成时间（若延迟，需注明原因及预计完成时间）；

交付物（如“《客户反馈数据报告》”“预算审批通过邮件”）；

遇到的问题及解决措施（如“数据接口延迟，技术部承诺10月20日前完成”）。

定期跟踪与提醒

负责人需在计划完成时间前3天，主动向记录人反馈进度；记录人每周更新一次跟踪表，对逾期未完成的决策，及时提醒负责人并同步给主持人，必要时组织专项沟通会。

闭环管理：完成确认与复盘

决策事项完成后，负责人需提交交付物（如报告、邮件截图等）至记录人，记录人确认后更新状态为“已完成”；对长期未推进或反复受阻的决策，组织复盘分析（如“目标是否合理？资源是否到位？”），调整执行策略或取消决策。

（五）执行反馈：优化迭代流程

收集执行结果与问题

决策执行完成后，负责人需提交《执行反馈表》，内容包括：

实际执行过程（是否按计划推进？有无调整？）；