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酒店后勤物资采购管理规范

一、总则

1.1目的与依据

为规范酒店后勤物资采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保障物资质量，确保酒店运营的顺利进行，依据国家相关法律法规及酒店内部管理制度，特制定本规范。本规范旨在实现采购过程的公开、公平、公正，杜绝采购环节中的不当行为，提升酒店整体运营效益。

1.2适用范围

本规范适用于酒店所有后勤物资的采购活动，涵盖但不限于客房用品、餐饮原料及用具、清洁用品、工程维修材料、办公用品、安保消防器材等。酒店各部门涉及后勤物资采购的，均须遵守本规范。

1.3基本原则

1.按需采购原则：严格根据实际运营需求和库存状况进行采购，避免盲目采购和积压浪费。

2.质优价廉原则：在保证物资质量符合标准的前提下，力求以最合理的价格采购，追求性价比最优。

3.公开透明原则：采购过程应尽可能公开，引入适当的竞争机制，采购信息、决策过程应在规定范围内保持透明。

4.权责明确原则：明确各部门及相关人员在采购活动中的职责与权限，确保各环节有人负责，有据可查。

5.合规合法原则：采购活动必须遵守国家法律法规及酒店内部规章制度，杜绝任何违法违规行为。

二、组织与职责

2.1采购部（或指定后勤管理部门）

作为酒店后勤物资采购的归口管理部门，主要职责包括：

1.组织制定和修订酒店后勤物资采购管理相关制度及操作流程。

2.根据各部门提报的需求计划，汇总编制酒店后勤物资年度、季度及月度采购计划，并组织实施。

3.负责供应商的开发、评估、选择、管理及维护工作。

4.具体组织各类采购活动，包括询价、比价、议价、招标（如需）等。

5.负责采购合同的洽谈、拟定、审核与管理。

6.协同相关部门进行物资的验收、入库工作，并对不合格品进行处理。

7.负责采购资金的申请、跟踪与支付协调。

8.建立和维护采购台账，进行采购数据的统计分析与报告。

9.监督检查各部门采购制度的执行情况。

2.2使用部门

各物资使用部门是采购需求的提出者和最终使用者，主要职责包括：

1.根据本部门的运营计划和实际需求，准确、及时地提报物资采购申请，并对需求的真实性、合理性负责。

2.参与相关物资的市场调研、供应商考察及样品确认。

3.按照规定标准参与或负责物资的到货验收工作，对物资的数量、规格、质量等进行核对。

4.负责本部门领用物资的合理使用、保管和节约，反馈物资使用情况及质量意见。

2.3财务部

1.负责采购预算的审核与控制，根据审批后的采购计划安排采购资金。

2.负责采购合同的财务条款审核。

3.依据审批手续齐全的采购单据、验收凭证及合同约定，办理付款结算手续。

4.对采购成本进行核算与监督，参与采购价格的审核。

2.4仓库管理部门

1.负责对入库物资进行数量清点、规格核对，并协助进行质量抽检。

2.负责物资的妥善保管、存储，建立库存台账，确保账实相符。

3.定期进行库存盘点，及时向采购部及相关使用部门反馈库存信息及积压物资情况，提出库存优化建议。

4.按照审批手续办理物资的出库发放。

2.5其他相关部门

如酒店设有法务部、质检部等，应根据其职责参与采购合同审核、物资质量检验等相关工作。

三、采购流程

3.1需求提报与审批

1.使用部门根据实际需求及库存情况，填写《物资采购申请单》，详细注明物资名称、规格型号、数量、质量要求、预估单价、需求日期、用途等信息，并由部门负责人签字确认。

2.《物资采购申请单》按照酒店规定的审批权限逐级报批。对于大额或特殊物资采购，可能需要更高层级管理人员审批。

3.审批通过的《物资采购申请单》提交至采购部。

3.2库存核查

采购部收到审批后的采购申请单后，应首先会同仓库管理部门核查该项物资的现有库存数量。如库存有货或可调剂，应优先从库存领用，避免重复采购。

3.3采购计划制定

1.采购部汇总各部门的有效采购申请，结合酒店年度预算、经营计划及库存状况，编制《月度/季度采购计划》，报相关领导审批后执行。

2.对于紧急采购需求，经有权限领导特批后，可按紧急采购流程处理，但需在事后补报相关计划。

3.4供应商选择与询价

1.采购部根据采购物资的特性、金额及市场情况，选择合适的供应商及采购方式。

2.对于常规、小额物资，应向至少三家及以上合格供应商进行询价，获取书面报价单，报价单应包含物资名称、规格、数量、单价、总价、交货期、付款条件等要素。

3.对于大额、重要或长期合作的物资采购，可根据情况采用招标、竞争性谈判或单一来源采购（需有充分理由并审批）等方式。

4.供应商的选择应综合考虑其资质信誉、产品质量、价格水平、供货能力、售后服务、付款条件及合作历史等因素。

3.5合同签订

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