综合办公自动化系统使用指南.docxVIP

综合办公自动化系统使用指南

引言

欢迎使用本公司综合办公自动化系统（以下简称“系统”）。为帮助各位同事快速熟悉并高效运用系统各项功能，提升日常办公效率、规范业务流程、促进信息共享与协作，特编制本指南。请在使用前仔细阅读，如有疑问，请随时联系信息技术部或查阅系统内置帮助文档。本指南将随着系统功能的迭代更新而定期修订，敬请关注最新版本。

一、系统登录与环境准备

1.1系统访问

系统采用Web浏览器访问方式。请确保您的办公电脑已连接至公司内部网络（或通过指定的VPN方式接入）。在浏览器地址栏中输入系统官方网址（具体地址请咨询部门管理员或查看公司内部通知），即可打开系统登录页面。

1.2账号与密码

您的初始登录账号通常为您的工号，初始密码将通过安全方式发放（如纸质通知或指定邮箱）。首次登录成功后，请立即修改初始密码。密码设置建议包含字母、数字及特殊符号，长度适中，并定期更换以保障账号安全。请勿将账号密码转借他人或在公共设备上保存登录状态。

1.3浏览器兼容性

为获得最佳使用体验，建议使用主流现代浏览器的最新稳定版本。如遇页面显示异常或功能无法正常使用，请尝试清理浏览器缓存或更换其他兼容浏览器。

1.4插件与控件

二、核心功能模块详解

2.1个人工作台

个人工作台是您进入系统后的首个界面，也是日常办公的总入口。它集成了待办事项提醒、通知公告、常用功能快捷入口、个人日程等个性化信息。您可以根据个人习惯，自定义工作台的布局和显示内容。

*待办事项：集中展示所有需要您处理的流程、审批、消息等，点击即可直接进入处理界面。

*通知公告：接收公司及部门发布的重要通知、新闻动态等信息。

*快捷功能：可将您常用的功能模块（如新建邮件、发起审批、日程安排等）添加至此处，方便快速访问。

2.2邮件管理

系统内置的邮件功能支持内部邮件的发送与接收，部分系统也可配置外部邮件收发。

*邮件撰写：点击“新建邮件”，填写收件人（支持选择通讯录联系人）、主题、正文内容，可添加附件。请注意邮件主题应清晰明了，正文简明扼要。

*收件箱与文件夹管理：收到的邮件将存储在收件箱，您可以创建自定义文件夹对邮件进行分类归档，便于日后查找。

*邮件搜索：可通过发件人、主题、关键词等条件快速搜索历史邮件。

2.3日程管理

日程管理模块帮助您高效规划个人时间，协调会议安排。

*创建日程：设定日程主题、开始与结束时间、地点、参与人员（可从通讯录选择并发送会议邀请）、提醒方式及备注。

*查看日程：支持日、周、月等不同视图查看日程安排，直观了解时间分配。

*日程共享与协作：可将个人日程共享给指定同事，或查看共享给您的他人日程，便于团队协作与会议预约。

2.4文档管理

文档管理模块为公司及个人提供安全、高效的电子文档存储与协作平台。

*文件夹与权限：可创建多级文件夹结构，对文件夹及文件设置访问权限（如私有、部门共享、公司共享、指定人员共享等），确保信息安全。

*文档版本控制：系统会自动记录文档的修改历史，支持查看、恢复历史版本，避免因误操作导致的内容丢失。

*在线预览与编辑：部分格式的文档（如文本、表格）支持在线预览和编辑，多人可协同编辑同一文档（具体视系统功能而定）。

2.5流程审批

流程审批是系统核心功能之一，涵盖了日常办公中各类需要审批的业务，如请假申请、费用报销、出差申请、物品领用、合同审批等。

*发起流程：在“流程中心”或“发起审批”菜单下，选择相应的审批模板（如“请假申请单”），填写表单信息，上传必要附件，选择审批人，提交即可。请确保填写信息真实、完整。

*待我审批：在个人工作台的待办事项中或“审批中心-待我审批”栏目中，处理他人提交的审批单。您可以查看表单详情、附件，根据实际情况选择“同意”、“不同意”或“退回修改”，并填写审批意见。审批意见应明确、具体。

*已办/待办/办结事项：可随时查询自己发起的、待他人审批的、以及已完成审批的所有流程状态。

2.6信息发布与公告

*公告浏览：在个人工作台或“信息发布”模块，可查看公司、部门发布的各类公告、通知、规章制度、新闻动态等。

*信息检索：支持按发布部门、时间、关键词等条件检索历史公告信息。

2.7协作沟通（如即时消息/团队空间）

部分系统集成了即时通讯工具或团队协作空间，方便同事间快速沟通、共享信息、开展项目协作。您可以通过联系人列表发起一对一或群组聊天，共享文件，发起快速投票等。

三、常见问题与支持

3.1忘记密码怎么办？

在系统登录页面，通常会提供“忘记密码”功能。点击后，按照提示（如验证绑定邮箱、回答安全问题等）进行密码重置。如无法自助重置，请联系信息技术部或部门管理员协助处理。

*检查附件大小是否