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化学品库存台账管理规范

一、引言

化学品库存台账管理是企业安全生产、合规运营及成本控制的重要基础工作。科学、规范的台账管理，不仅能够实时掌握化学品的进销存动态，确保账物相符，更能为危险化学品的安全监管、应急响应、环境保护及追溯管理提供准确的数据支持。为统一管理标准，明确管理责任，提升管理效能，特制定本规范。本规范适用于企业内部所有涉及化学品采购、储存、领用、处置等环节的库存管理活动。

二、管理职责

化学品库存台账管理工作需多方协同，明确职责分工，确保各项要求落到实处。

（一）管理部门职责

企业应指定专门的管理部门（如安全管理部、物资管理部或生产运营部）作为化学品库存台账管理的牵头部门。该部门负责制定和修订本规范，监督检查规范的执行情况，组织相关培训，并对台账管理中出现的重大问题进行协调处理。同时，应确保台账数据的安全性、完整性和保密性。

（二）仓库管理部门职责

仓库管理部门是化学品库存台账的直接负责部门。其主要职责包括：严格按照本规范要求建立和维护化学品库存台账；确保台账记录的及时性、准确性和完整性；负责化学品入库、出库、盘点等环节的具体操作与记录；定期对库存化学品进行检查，及时发现并上报异常情况；配合管理部门的监督检查和数据统计工作。

（三）使用部门职责

各化学品使用部门应配合仓库管理部门做好台账管理工作。领用化学品时，需按规定办理领用手续，提供准确的领用信息；对于领用后的化学品，应加强内部管理，并按要求记录使用情况，配合企业层面的追溯核查。如发现领用信息与实际需求不符或存在其他问题，应及时与仓库管理部门沟通。

三、台账建立与内容规范

化学品库存台账应采用电子台账为主、纸质台账为辅的方式建立。电子台账应选用功能完善、操作便捷、安全可靠的管理系统或软件。

（一）台账基本信息

每一种入库化学品均应在台账中建立独立条目，包含但不限于以下基本信息：

1.化学品名称：包括中文名称、英文名称（如有必要）及俗名（如有）。

2.化学品唯一标识：如CAS号。

3.规格型号：包括纯度、浓度、包装规格等。

4.生产厂家/供应商信息：名称、联系方式等。

5.危险性分类：依据相关标准进行的危险性分类，如是否为危险化学品、剧毒品、易制爆化学品等，并注明其危险特性（如易燃、腐蚀、有毒等）。

6.安全技术说明书（SDS/MSDS）：应有可查阅的途径或附于台账记录中。

7.存储要求：如避光、冷藏、通风、隔离存放等特殊存储条件。

（二）入库信息记录

化学品入库时，仓库管理人员必须对实物与采购订单、送货单进行核对，确认无误后方可入库，并在台账中准确记录：

1.入库日期。

2.入库数量：精确到最小计量单位。

3.批次号/生产日期。

4.有效期至。

5.供应商及送货单号。

6.验收情况：包括外观检查、包装完好性等，如有异常需详细记录并及时处理。

7.存放位置：具体到货架、货位编号。

（三）出库信息记录

化学品出库应严格履行审批手续，遵循“先进先出”（FIFO）原则，或根据特定要求（如批次管理）发放。出库时台账应记录：

1.出库日期。

2.领用部门/领用人。

3.出库数量。

4.用途（简要说明）。

5.出库单号/领用单号。

6.经手人签字。

（四）库存动态记录

台账应实时反映每种化学品的库存动态，包括：

1.当前库存量。

2.库存变动历史：清晰记录每次入库、出库后的结存数量。

3.最低库存量预警：根据生产需求和安全库存设定，当库存接近或低于预警值时，应及时提示采购。

（五）其他重要记录

1.化学品盘点记录：每次盘点的日期、参与人员、盘点结果、差异及处理情况。

2.化学品报废/处置记录：报废原因、处置方式、处置日期、审批情况等。

3.安全检查记录：针对库存化学品的定期安全检查情况，包括发现的问题及整改措施。

四、台账记录与更新要求

1.及时性：化学品入库、出库等操作完成后，相关人员必须立即在台账中进行记录，确保账物状态同步。

2.准确性：记录的数据必须真实、准确，与实际情况完全一致。严禁随意涂改、虚报瞒报。如确需修改，应注明修改原因、修改人及修改日期，并保留修改痕迹（电子台账）或采用规范的更正方法（纸质台账）。

3.完整性：台账的各项内容应填写完整，不得遗漏关键信息。

4.规范性：记录应使用规范的中文名称、计量单位和术语。字迹清晰（纸质台账），录入规范（电子台账）。

五、台账的使用与维护

1.日常查询与分析：管理部门及仓库管理人员应定期通过台账查询化学品库存状况，分析库存结构，为采购计划、生产调度、安全管理提供依据。

2.定期盘点核对：企业应根据化学品特性和管理需求，设定合理的盘点周期（如每月、每季度），对库存化学品进行实物盘点，并与台账记录进