行政文秘岗位常用公文写作规范.docxVIP

行政文秘岗位常用公文写作规范

作为行政文秘人员，公文写作是一项核心且基础的工作技能。规范、高效、准确地撰写各类公文，不仅是保障单位内部政令畅通、工作有序开展的关键，也是个人职业素养的直接体现。本文将结合行政文秘岗位的实际需求，系统梳理常用公文的写作规范与要点，以期为同仁提供有益的参考。

一、公文写作的基本原则

在具体阐述各类公文写作规范之前，有必要先明确公文写作应遵循的通用原则，这些原则是确保公文质量的基石。

(一)准确规范是生命线

公文的核心功能在于传递信息、阐明意图、指导工作，因此，准确性是首要要求。这包括内容的真实可靠、观点的正确无误、政策依据的准确引用，以及文种选择、格式要素、遣词造句的规范恰当。任何模糊不清、模棱两可甚至错误的表述，都可能导致工作偏差或不良后果。

(二)简明扼要以提升效能

行政工作节奏快、任务重，公文应力求言简意赅，直奔主题。避免使用冗余、空洞的词句，剔除不必要的修饰和客套，确保接收方能够迅速抓住核心信息，理解行文意图，从而提高工作效率。

(三)庄重得体以维护权威

公文作为机关、单位的正式文书，其语言风格应庄重、平实、得体，符合发文机关的身份和行文目的。既要避免口语化、随意化，也要力戒生僻晦涩、矫揉造作，保持一种沉稳、专业的文风。

(四)逻辑清晰以确保顺畅

无论是篇章结构还是段落内部，公文都应具备严密的逻辑性。观点明确，论据充分，层次分明，过渡自然。让读者能够顺着清晰的逻辑线索，准确理解公文的全部内容和内在联系。

二、常用公文种类及写作规范

行政文秘日常工作中接触的公文种类繁多，以下重点介绍几种最常用的公文类型及其写作规范。

(一)通知

通知是行政工作中使用频率最高、适用范围最广的公文文种，用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。

1.结构要素：通常由标题、主送机关、正文、附件说明（如需要）、发文机关署名、成文日期、印章等部分组成。

2.正文写作要点：

*缘由：简要说明发文的背景、依据、目的或意义。

*事项：这是通知的核心部分，要明确、具体地写出需要周知或执行的内容。如果内容较多，可分条列项，但条目不宜过多过细，力求条理清晰。

*执行要求：提出希望或要求，如“请遵照执行”、“请认真贯彻落实”、“请周知”等。

3.注意事项：

*标题应准确概括通知的主要内容，力求简洁明了，如“关于召开XX会议的通知”、“关于印发《XX办法》的通知”。

*根据通知的性质（如指示性通知、事务性通知、会议通知、任免通知等），其内容侧重点和表述方式应有所区别。例如，会议通知需明确会议时间、地点、参会人员、会议议题、报到事宜及联系方式等。

*主送机关应明确，确保通知能够准确送达。

(二)报告

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。它是一种上行文，旨在让上级机关了解下情，为决策提供依据。

1.结构要素：标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期、印章等。

2.正文写作要点：

*开头：概括说明报告的起因或目的，常用“根据XX要求”、“现将XX情况报告如下”等引语。

*主体：详细阐述报告的具体内容，如工作开展情况、取得的成绩、存在的问题、经验教训、下一步计划等。内容应实事求是，重点突出，条理清晰。如果是专题报告，应围绕一个中心问题展开；如果是综合报告，则需全面反映情况。

*结尾：常用“以上报告，请审阅”、“特此报告”等结束语。

3.注意事项：

*报告中不得夹带请示事项。如需上级指示或批准，应另行撰写请示。

*内容要真实可靠，数据准确，评价客观。避免虚报浮夸或隐瞒问题。

*语言应平实、客观，避免抒情和华丽辞藻。

(三)请示

请示适用于向上级机关请求指示、批准。它也是一种上行文，与报告的区别在于，请示需要上级机关明确批复。

1.结构要素：标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期、印章等。

2.正文写作要点：

*请示缘由（为什么请示）：这是请示的关键部分，要充分阐述提出请示的背景、原因、依据和必要性，以便上级机关理解并批准。

*请示事项（请示什么）：明确提出需要上级指示或批准的具体问题或事项，要求单一、明确，做到“一文一事”。

*请示意见（怎么办）：针对请示事项，提出本单位的初步意见或解决方案，供上级机关参考。这体现了工作的主动性。

*结尾：常用“以上请示妥否，请批示”、“当否，请批复”、“恳请领导批准”等。

3.注意事项：

*严格遵循“一文一事”原则，一份请示只能涉及一个问题或事项，便于上级机关及时批复。

*主送机关一般只有一个，即直接上级机关，不得多头主送。如需同时送其他机