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人力资源管理常用表单库：招聘与培训辅助工具指南

一、表单应用场景：覆盖招聘与培训全流程

人力资源管理中，招聘与培训是支撑企业人才梯队建设的关键环节。本工具库聚焦实际工作痛点，提供标准化表单模板，适用于以下场景：

招聘环节：当部门因业务扩张、人员离职或新增岗位需要补充人力时，通过“招聘需求申请表”明确用人标准；面试过程中使用“面试评估表”客观记录候选人表现；录用决策后通过“录用通知书”规范发放流程。

培训环节：年度/季度培训启动前，通过“培训需求调研表”收集各部门能力短板；培训实施中使用“培训签到表”保证考勤；培训结束后借助“培训效果评估表”分析成果并优化后续计划。

这些表单可帮助HR实现招聘流程标准化、培训需求精准化，同时提升跨部门协作效率，降低管理成本。

二、表单操作指南：从需求到落地的分步详解

（一）招聘类表单操作流程

1.招聘需求申请表：明确用人需求的第一步

适用场景：部门负责人因业务需要提出新增岗位或人员补充需求时。

操作步骤：

步骤1：需求发起

由用人部门负责人（如*经理）填写表单，明确“岗位名称”（如“市场专员”）、“所属部门”（如“市场部”）、“需求人数”（如“2人”）、“期望到岗时间”（如“2024年X月X日前”）。

步骤2：填写任职要求

分“基本要求”（学历、专业、工作经验等，如“本科及以上学历，市场营销专业，1年以上相关经验”）和“核心能力”（技能、素质要求，如“熟练使用PS、具备活动策划经验”），避免模糊表述（如“能力强”）。

步骤3：需求原因说明

简述招聘背景，如“因新项目启动需扩充团队”或“替代离职员工*”，保证HR理解需求优先级。

步骤4：审批流转

表单提交至HR部门（如女士），HR审核需求合理性（如是否与编制匹配、任职要求是否过高），通过后交由分管领导（如总）签字确认，最终反馈至招聘组启动招聘。

2.面试评估表：科学筛选候选人的工具

适用场景：HR组织面试官（部门负责人+HR专员）对候选人进行多维度评估时。

操作步骤：

步骤1：面试前准备

HR提前将“面试评估表”发给面试官，表中需包含“候选人基本信息”（姓名、应聘岗位、面试轮次）、“评估维度”（如专业能力、沟通能力、岗位匹配度、稳定性等）及“评分标准”（1-5分，5分为优秀）。

步骤2：结构化面试

面试官围绕评估维度提问（如专业能力可问“请举例说明你过往策划的活动及成果”），同时记录关键回答，避免仅凭“印象打分”。

步骤3：独立评分与评语

面试结束后，面试官根据候选人表现独立打分，并在“综合评语”栏说明优势（如“活动策划经验丰富”）及不足（如“数据分析能力待提升”），最后签字确认。

步骤4：汇总反馈

HR收集各面试官评分，计算平均分，结合评语形成“面试评估汇总表”，作为录用决策的核心依据。

3.录用通知书：规范录用流程的法律文件

适用场景：HR确定录用候选人后，发放正式录用通知时。

操作步骤：

步骤1：信息核对

确认候选人姓名、应聘岗位、薪资待遇（基本工资+绩效+补贴）、入职时间（如“2024年X月X日”）、工作地点等信息准确无误。

步骤2：内容填写

按模板填写“录用通知书”，需包含“报到须知”（需携带材料：身份证、学历证书、离职证明等）、“联系人及电话”（HR*女士，138）、“温馨提示”（如“需在3个工作日内确认是否接受录用”）。

步骤3：发送与确认

通过邮件+书面形式发送录用通知书（邮寄留存纸质版），要求候选人签字回执，确认接受录用后，HR同步启动入职准备（如工位安排、劳动合同签订）。

（二）培训类表单操作流程

1.培训需求调研表：精准定位能力短板

适用场景：HR部门在年度/季度培训计划制定前，收集各部门培训需求时。

操作步骤：

步骤1：制定调研计划

HR明确调研范围（全体部门）、调研方式（线上问卷+部门访谈）、截止时间（如“2024年X月X日前”），并设计“培训需求调研表”。

步骤2：需求收集

表单包含“部门信息”“岗位名称”“现有能力自评”（如“Excel高级应用”评分1-5分）、“期望培训主题”（如“数据分析实战”）、“培训形式偏好”（线上/线下/内训/外训）等字段，由部门负责人（如*主管）汇总本部门需求后提交。

步骤3：需求分析

HR对收集的需求进行分类统计（如80%员工希望提升“沟通技巧”），结合公司战略目标（如“下季度重点拓展线上业务”），确定优先级高的培训主题。

步骤4：形成计划

基于需求分析结果，制定“年度培训计划”，明确培训主题、时间、讲师、参与人员，并反馈至各部门确认。

2.培训签到表：保证培训参与度

适用场景：培训实施过程中，记录参训人员出勤情况时。

操作步骤：

步骤1：表单准备

HR提前制作“培训签到表”，包含“培训主题”“培训日期”“参训人员姓名”“部门”“签到时间”“备注”（如“迟到/请假”）等列。

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