会议纪要与行动项跟进表.docVIP

会议纪要与行动项跟踪表工具模板

一、工具概述

会议纪要与行动项跟踪表是高效会议管理的重要工具，主要用于系统记录会议核心内容、明确责任分工、跟踪任务进度，保证会议决议落地。通过结构化记录和动态跟踪，可避免信息遗漏、责任不清、执行滞后等问题，适用于项目例会、跨部门协调会、问题复盘会、战略研讨会等各类会议场景。

二、适用场景与价值

（一）典型使用场景

项目例会：同步项目进度、解决卡点、明确下一阶段任务，保证项目按计划推进。

跨部门协调会：明确多方协作职责、资源需求，避免部门间推诿或信息差。

问题复盘会：总结经验教训，提炼改进措施，形成可落地的行动项并跟踪效果。

战略研讨会：记录决策方向、分解目标责任，将高层共识转化为基层执行动作。

（二）核心价值

信息留存：避免会议讨论内容随时间遗忘，为后续工作提供依据。

责任明确：通过“任务-负责人-截止日期”绑定，杜绝“人人有责等于人人无责”。

进度可视：实时跟踪行动项状态，及时发觉延期风险并推动解决。

效率提升：减少重复沟通成本，聚焦核心目标，推动团队高效协作。

三、详细操作流程

（一）会前：明确会议目标与基础信息

确定会议核心目标：明确本次会议需解决的关键问题（如“确定Q3产品迭代方案”“解决客户投诉响应慢问题”），避免议题发散。

准备基础信息栏：提前在模板中填写会议主题、时间、地点、参会人（含主持人、记录人）、会议议程，保证参会人提前知晓会议框架。

（二）会中：聚焦关键信息记录

记录讨论核心内容：针对每个议程，简要记录不同观点的分歧点、共识结论，避免逐字记录，重点突出“最终决议”（如“同意采用A方案，由*负责协调资源”）。

拆解行动项：将决议转化为具体行动项，明确“做什么、谁负责、何时完成”，遵循“SMART原则”（具体、可衡量、可达成、相关性、时限性）。例如：

?错误示例：“优化客户服务流程”（模糊无责任人）

?正确示例：“由*牵头，客服部、技术部配合，于9月30日前完成客户投诉响应流程优化方案，并提交测试”（具体任务、明确负责人、清晰截止日期、协作部门）。

标注优先级：根据行动项重要性标注“高/中/低”优先级（如“高：影响客户体验的核心问题；中：流程优化提升项；低：长期规划类任务”），便于后续资源分配。

（三）会后：规范整理与分发

整理会议纪要：会后2个工作日内，结合会议记录和行动项，整理成正式纪要，包含“会议基本信息-议程讨论要点-决议结论-行动项列表”四部分，语言简洁、逻辑清晰。

分发与确认：通过邮件或协作工具（如企业钉钉）分发纪要，抄送所有参会人及相关负责人，要求行动项负责人确认任务理解无误（如“请*确认10月15日前完成竞品分析报告，如有异议请于9月28日前反馈”）。

归档留存：将纪要和行动项跟踪表存至共享文件夹（如公司知识库、项目文档系统），方便后续查阅。

（四）执行中：动态跟踪与更新

定期跟踪：根据行动项优先级设定跟踪频率（高优先级：每周跟踪；中优先级：每两周跟踪；低优先级：每月跟踪），通过线上工具（如腾讯文档、飞书表格）或线下例会同步进度。

状态更新：行动项负责人需在截止日期前更新状态（“未开始-进行中-已完成-延期”），若延期需说明原因及预计完成时间（如“因技术资源冲突，需延期至10月20日，已协调*赵六增派支持”）。

闭环管理：任务完成后，负责人需提交成果物（如报告、方案、系统上线截图），由记录人在跟踪表中标记“已完成”，并附简要说明（如“方案已通过评审，：[内部文档路径]”）。

四、模板表格示例

（一）会议基本信息

项目

内容

会议主题

Q3产品迭代方案评审会

会议时间

2023年9月25日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A

参会人

主持人：（产品总监）；记录人：（项目经理）；参会人：（研发）、赵六（设计）、*孙七（市场）

会议议程

1.Q2产品迭代复盘；2.Q3需求优先级讨论；3.技术可行性评估；4.任务分工确认

（二）会议纪要与行动项跟踪表

序号

议程主题

讨论要点及决议

行动项描述

负责人

截止日期

优先级

状态

备注（更新时间/原因）

1

Q2产品迭代复盘

决议：Q3上线“智能推荐”功能，优化用户留存（当前留存率30%，目标提升至40%）

1.整理Q2用户反馈数据，提炼核心需求；2.输出“智能推荐”功能需求文档V1.0

*

9月30日

高

进行中

9月28日：已完成数据收集，待撰写文档

2

Q3需求优先级讨论

共识：优先完成“智能推荐”功能，其次优化“支付流程”（当前支付失败率5%）

1.评估“支付流程”优化工作量，制定排期；2.协调测试资源，保证同步介入

*赵六

10月10日

中

未开始

待*提供需求文档后启动

3

技术可行性评估

结论：“智能推荐”功能需调用用户画像接口，研发部需确认接口开发周期（预计2周）

1.技