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企业固定资产管理清单及维护指南

一、适用场景与价值说明

本指南适用于各类企业（尤其是中小型企业、集团分支机构）的固定资产全生命周期管理，涵盖从资产入库、日常使用到报废处置的完整流程。具体应用场景包括：

初创企业资产建档：企业成立初期，对购置的办公设备、生产设备等固定资产进行规范化登记，建立管理基础；

定期资产盘点：月度/季度/年度资产清查时，通过清单核对实物与系统记录，保证账实一致；

审计与合规需求：应对内部审计或外部审计时，提供完整的资产台账及维护记录，满足财务合规要求；

资产优化配置：通过分析资产使用状态和维护记录，识别闲置或低效资产，为企业资产调配、更新换代提供决策依据；

责任追溯与成本控制：明确资产责任人，记录维护历史，降低因管理不当导致的资产流失和维修成本。

二、固定资产管理全流程操作步骤

（一）资产入库建档：从“入账”到“落位”

目标：保证新增资产信息准确、完整，实现“一物一档”管理。

收集资产基础信息

资产购置完成后，由行政部/资产管理员收集原始凭证（如采购合同、发票、验收单），记录资产名称、规格型号、品牌、购置日期、原值、供应商、保修期限等核心信息；

对于大型设备（如生产机械、服务器），需同步收集技术参数（如功率、容量、序列号）、安装验收报告等资料。

填写《固定资产信息卡》

依据收集的信息，填写企业统一制定的《固定资产信息卡》（模板见第三节），唯一资产编号（编号规则建议：部门代码+年份+流水号，如“ADMIN-2024-001”）；

信息卡需经使用部门负责人确认签字，保证资产归属部门及责任人明确。

粘贴资产标签

将打印的资产标签（包含编号、名称、购置日期）粘贴于资产显眼位置（如电脑主机背面、办公桌侧面），标签需防水、防脱落，便于日常识别和盘点。

录入管理系统

将资产信息录入企业固定资产管理系统（可使用Excel模板、专业资产管理软件或ERP系统），扫描信息卡二维码或附件，实现电子化档案管理；

录入完成后，系统自动资产台账，同步更新使用部门、责任人等字段。

（二）日常使用与维护：从“使用”到“保养”

目标：规范资产使用行为，延长资产使用寿命，降低故障率。

明确使用责任

资产交付使用部门时，由部门负责人指定专人（如、）为日常责任人，负责资产的正确使用、日常清洁和简单故障排查；

责任人变更时（如员工离职、部门调动），需在资产管理系统中更新责任人信息，并办理资产交接手续（交接双方签字确认）。

定期巡检与日常保养

每日保养：责任人使用前检查资产基本状态（如电脑是否正常开机、办公桌是否有损坏），发觉异常立即停用并报修；

每周巡检：部门资产管理员每周检查本部门资产使用情况，记录异常问题（如设备异响、屏幕显示故障），填写《资产巡检记录表》；

专业维护：根据资产说明书要求，定期进行专业保养（如空调每年清洗滤网、生产设备每季度添加润滑油），由供应商或专业维保人员执行，维护后需在系统中记录维护内容、费用及结果。

故障报修与处理

资产发生故障时，责任人通过系统提交《维修申请单》，说明故障现象、发生时间及影响；

行政部/资产管理员根据故障等级（一般故障、重大故障）协调维修：一般故障由内部IT或维修人员处理，重大故障联系供应商或第三方维修机构；

维修完成后，责任人确认修复效果，在系统中更新资产状态（“维修中”→“正常”），并记录维修详情。

（三）资产盘点：从“清查”到“账实一致”

目标：定期核对资产实物与系统记录，保证资产数据真实、准确。

制定盘点计划

资产管理部每月/季度/年度提前5个工作日发布盘点通知，明确盘点范围（全公司/某部门）、时间、参与人员（资产管理员+部门代表）及要求；

盘点前，资产管理员导出当前系统台账，打印《资产盘点表》（模板见第三节），标注重点盘点资产（如高价值设备、易丢失资产）。

实地清查与核对

盘点人员按部门分组，对照《资产盘点表》逐项清点资产，核对编号、名称、数量、存放位置是否与系统一致；

对账实不符的资产，记录差异类型（盘盈、盘亏、毁损），并初步分析原因（如标签脱落、存放位置变更、管理疏漏）。

差异处理与系统更新

盘点结束后3个工作日内，资产管理员汇总差异情况，编制《资产盘点差异报告》，经部门负责人及财务部审核后上报管理层；

盘盈资产（如未入账的资产）：补充办理入库手续，录入系统；盘亏资产（如遗失资产）：由责任人提交《资产遗失说明》，按企业规定赔偿后办理核销；毁损资产：评估残值，按报废流程处理；

所有差异处理完成后，更新系统台账，保证账实一致。

（四）资产处置：从“报废”到“核销”

目标：规范闲置、报废、毁损资产的处置流程，避免资产流失。

提出处置申请

使用部门对达到报废年限（如电脑5年、办公家具8年）、技术淘汰或无法修复的资产，填写《固定资产报废申请单》，说明资产状况、报废原因、处置建议（如变卖、回收）。

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