财务报销申请与审批流程标准化表.docVIP

一、适用范围与场景说明

本标准化表适用于企业内部员工因公产生的各项常规费用报销管理，涵盖差旅费、办公费、业务招待费、通讯费、交通费等因公支出场景。适用于全体正式员工及实习员工，覆盖公司各部门日常运营中的费用报销需求，旨在规范报销流程、提高审批效率、保证费用支出的合规性与合理性。

二、标准化操作流程详解

（一）报销申请发起

材料准备：申请人需整理费用相关材料，包括但不限于费用明细清单、合规费用凭证（如行程单、采购小票等）、业务活动说明（如会议纪要、客户接待记录等），保证材料真实、完整，与报销事项一一对应。

填写申请表：登录公司财务系统或《财务报销申请表》，准确填写以下信息：

申请人基本信息（姓名、部门、工号、联系方式）；

报销基本信息（报销日期、费用归属项目、费用类型、申请金额）；

费用明细（逐项列明每笔费用的发生日期、事项、金额、备注，如“2023年10月15日，北京至上海高铁费，350元，附行程单”）；

附件清单（注明所有附件名称及数量，如“合规费用凭证3张，业务说明1份”）。

（二）部门初审

提交审核：申请人将填写完整的《财务报销申请表》及附件材料提交至部门负责人，通过OA系统或线下纸质流程均可。

部门负责人审核：部门负责人需在2个工作日内完成审核，重点确认：

报销费用是否与部门业务计划相关，是否符合预算规定；

费用事项的真实性、合理性（如差旅天数与业务量匹配、招待费与客户关联性等）；

材料完整性（附件是否齐全、填写是否规范）。

签字确认：审核通过后，部门负责人在申请表“部门初审意见”栏签字并注明日期；若审核不通过，需注明退回理由并反馈给申请人修改。

（三）财务复核

接收材料：财务部门收到部门初审通过的报销申请后，对材料进行形式与实质复核。

复核内容：

合规性：费用类型是否符合公司报销制度规定（如通讯费是否超标、招待费是否超预算等）；

准确性：金额计算是否正确（如报销总额与明细合计是否一致、汇率换算是否准确等）；

完整性：附件是否清晰、合规，关键信息（如日期、金额、事项）是否完整。

处理结果：复核通过后，财务人员在申请表“财务复核意见”栏签字；若发觉问题，退回申请人或部门负责人补充材料，并明确修改要求。

（四）领导审批

根据报销金额及费用类型，实行分级审批制度：

小额报销（单笔金额≤5000元）：由部门负责人审批完成即可进入支付环节；

中等金额报销（5000元＜单笔金额≤20000元）：需由分管业务领导审批，在“领导审批意见”栏签字；

大额报销（单笔金额＞20000元）：需经分管业务领导审核后，提交总经理审批，总经理签字确认后流程继续推进。

审批时限：各级审批人需在1个工作日内完成审批，无正当理由不得拖延。

（五）财务支付

支付安排：财务部门收到最终审批通过的报销申请后，在3-5个工作日内完成支付。

支付方式：优先通过银行转账至申请人工资卡或对公账户，特殊情况（如备用金报销）可使用现金支付，需申请人签字确认收款。

反馈结果：支付完成后，财务人员通过系统或邮件通知申请人报销进度，并提供支付凭证（如银行回单）。

（六）资料归档

整理归档：每月结束后，财务部门将本月已报销的申请表、附件材料等统一整理，按部门、时间顺序编号存档。

保存期限：报销凭证及相关材料保存期限不少于3年，以备后续审计或查询。

三、财务报销申请表模板

申请人信息

姓名：*

部门：*

工号：*

联系方式：*

报销基本信息

报销日期：年月*日

报销期间：年月日至年月日

费用类型：□差旅费□办公费□业务招待费□通讯费□交通费□其他：*

申请金额：*元

费用明细

序号

费用发生日期

费用事项

金额（元）

1

年月*日

（例：北京至上海高铁费）

*

2

年月*日

（例：会议资料打印费）

*

…

…

…

…

附件清单

名称

数量

是否齐全

（例：合规费用凭证）

*

□是□否

（例：业务说明）

*

□是□否

审批意见

部门初审意见：

负责人签字：*

日期：年月*日

财务复核意见：

复核人签字：*

日期：年月*日

领导审批意见：

审批人签字：*

日期：年月*日

财务支付确认：

支付人签字：*

支付日期：年月*日

四、流程执行要点提示

材料真实性：申请人需对所提交材料的真实性、完整性负全责，严禁虚构费用、伪造凭证，一经发觉将按公司规定处理。

填写规范性：申请表需字迹清晰、信息完整，费用明细需逐项列明，不得涂改；金额大小写需一致，错误时需在更正处签字确认。

审批时限：各部门及审批人需在规定时限内完成审核，因特殊情况无法按时审批的，需提前向财务部门说明并协调延期。

特殊情况处理：如遇紧急业务需提前报销，申请人可在系统中标注“紧急”并说明原因，经部门负责人确认后，财务部门可优先处理；大额支出（如单笔＞50000元）需提前3个工作日向财务部门报备，以便资金安排。

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