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会议策划及执行标准操作流程手册

前言

为规范公司会议策划及执行全流程，提高会议效率与质量，保证会议目标达成，特制定本手册。本手册涵盖会议从需求提出到收尾归档的全环节操作指引，适用于公司内部各类会议（如工作例会、项目启动会、年度总结会、客户对接会等）的策划与执行，旨在为会议组织者提供标准化、可操作的工作框架，减少流程漏洞，提升会议体验。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本手册适用于公司各部门、各层级会议的策划与组织工作，包括但不限于：

内部工作会议（周例会、月度总结会、专题研讨会等）；

项目类会议（项目启动会、进度评审会、结题会等）；

对外会议（客户推介会、合作伙伴洽谈会、行业交流会等）；

大型活动（年会、发布会、培训会等）。

（二）典型应用场景

年度工作部署会：需明确会议目标（传达年度战略、分解任务）、参会人员（管理层、各部门负责人）、核心议程（战略解读、部门认领、讨论共识），重点把控会议节奏与决策输出。

新产品发布会：需聚焦品牌曝光与客户转化，涉及场地搭建（主舞台、展示区）、流程设计（开场、产品演示、嘉宾互动、签约仪式）、媒体邀请等环节，需提前3个月启动筹备。

项目紧急碰头会：针对突发问题或快速决策，需简化流程（明确议题、核心参会人、决策时限），保证会议高效落地，避免冗余讨论。

二、会议全流程操作步骤详解

会议策划与执行分为策划筹备阶段、现场执行阶段、收尾总结阶段三大核心环节，各环节需按步骤完成关键任务，保证流程闭环。

（一）策划筹备阶段（会议前15-30天，大型会议可提前2-3个月）

1.需求收集与会议立项

操作说明：

（1）会议发起人填写《会议需求确认表》（详见模板1），明确会议基本信息（名称、目的、预期成果、建议时间/地点、初步参会范围）；

（2）部门负责人审核需求，确认会议必要性及资源匹配度（预算、人员、场地）；

（3）审核通过后，正式立项，明确会议负责人（以下简称“*总控”），组建筹备小组（含策划、执行、物料、宣传等角色分工）。

2.制定会议方案与预算

操作说明：

（1）*总控组织筹备小组召开启动会，基于需求确认表细化方案，内容包括：

会议主题与核心目标（如“明确Q3销售策略，达成500万业绩目标”）；

时间与地点（优先选择交通便利、设施完善的场地，需确认场地容量、设备支持）；

参会人员（明确主持人、主讲嘉宾、核心参会人、列席人员，提前发送邀请函）；

议程安排（精确到分钟，如“14:00-14:10签到，14:10-14:20开场致辞，14:20-15:30主题分享”）；

物料清单（如PPT模板、签到表、会议手册、礼品、易拉宝等）；

应急预案（如设备故障、人员迟到、临时议题调整等）。

（2）根据方案制定《会议预算表》（详见模板2），包含场地费、物料费、餐饮费、交通费、嘉宾酬劳等，需预留10%-15%的备用金，经*总控及财务部审批后执行。

3.任务分工与进度跟踪

操作说明：

（1）*总控根据方案拆解任务，明确各角色职责（示例）：

角色

职责描述

策划组（*主管）

议程优化、嘉宾邀请、流程设计

执行组（*专员）

场地对接、设备调试、现场协调

物料组（*助理）

物料采购/制作、分发、仓储管理

宣传组（*专员）

邀请函发送、会前通知、现场摄影摄像

（2）制定《会议筹备进度表》（详见模板3），明确各任务起止时间、负责人、交付标准，每日同步进度，保证无遗漏。

4.会前沟通与最终确认

操作说明：

（1）会议前3天，*总控组织筹备小组召开最终确认会，逐项检查：

场地：布置方案（主背景板、座位排列、指引标识）、设备（投影仪、麦克风、音响、同传设备）；

嘉宾：确认行程、演讲内容、接待需求（如接送站、住宿）；

物料：是否齐全（会议手册、签到表、笔、礼品等），数量是否匹配参会人数；

人员：各岗位人员是否明确职责，是否进行过岗前培训。

（2）会议前1天，完成所有物料进场、设备调试，*总控带队进行现场彩排，模拟签到、议程推进、突发情况处理等环节。

（二）现场执行阶段（会议当天）

1.场地布置与设备检查

操作说明：

（1）物料组提前2小时到场，按《场地布置清单》（详见模板4）完成：

签到区：摆放签到台、易拉宝（会议主题/议程）、签到表、笔；

会议区：调试音响、麦克风、投影仪、灯光，摆放席卡、会议资料、饮用水；

展示区（如有）：布置产品展台、宣传物料，安排讲解人员。

（2）执行组全程跟进设备调试，每30分钟检查一次，保证会议期间设备正常运行。

2.参会人员接待与签到

操作说明：

（1）签到组提前1小时到位，引导参会人员签到：

内部员工：通过OA系统扫码签到，领取会议资料；

外部嘉宾/客户：人工签到，核对身份信息，发放嘉宾证、资料袋（含会议手册、议程、礼品）；

（2）接待组在会场入口、电梯口设置指引人员，协助嘉宾就座，