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文档编写与审核标准化手册

一、前言

为保证企业各类文档（如制度文件、项目报告、产品说明书、会议纪要等）的规范性、准确性与一致性，提升跨部门协作效率，降低沟通成本，特制定本手册。本手册旨在通过标准化流程与模板，明确文档从编写到发布的全生命周期管理要求，为各部门提供统一的工作指引。

二、适用范围与应用场景

本手册适用于企业内部所有需正式存档或跨部门流转的文档，具体包括但不限于：

管理制度类：人力资源管理、财务管理、行政管理等方面的制度、流程文件；

项目管理类：项目立项报告、进度计划、验收报告、总结复盘文档；

产品技术类：产品需求文档（PRD）、技术方案、测试报告、用户手册；

会议事务类：重要会议纪要、决议事项跟踪表；

对外宣传类：公司介绍、宣传物料文案、合同协议模板。

典型应用场景：新制度发布需全公司知晓时、项目阶段性成果需跨部门对齐时、产品功能上线前需多方评审时，均应参照本手册执行文档编写与审核流程。

三、文档编写与审核标准化流程

（一）文档编写阶段

明确需求与目标

编写前，需与需求方（如上级领导、项目组、业务部门）充分沟通，明确文档的核心目标、使用对象、核心内容及交付时间。

输出：《文档编写需求确认表》（见模板1），由需求方签字确认，避免后续理解偏差。

收集资料与框架搭建

根据需求收集相关背景资料，如过往版本文档、行业规范、数据支撑材料等。

搭建文档框架，建议包含封面、修订记录、目录、（分章节）、附件等部分（框架参考模板2）。章节需逻辑清晰，层级分明（如“一、→（一）→1.→（1）”）。

内容撰写与格式规范

内容要求：数据准确、表述客观、语言简洁，避免歧义；引用外部资料需注明来源。

格式规范：

字体：标题用黑体（二号加粗），一级标题用黑体（三号），二级标题用楷体（GB2312）四号，用宋体（小四），行距1.5倍；

页面：A4纸，页边距上下2.54cm、左右3.17cm，页码居中；

图表：需编号（如图1-1、表2-1）并注明标题，图表下方居中标注。

内部自校与初稿输出

编写人完成初稿后，需对照需求与框架进行自校，重点检查内容完整性、数据准确性、格式规范性。

自校通过后，输出《文档初稿》，同步提交至审核人。

（二）文档审核阶段

审核职责划分

内容审核：由业务部门负责人或领域专家担任，审核专业内容的准确性、合规性及可行性；

格式审核：由行政部或指定岗位担任，审核格式是否符合本手册规范、排版是否美观；

合规审核：由法务部或风控部门担任（如涉及法律条款、敏感数据），审核内容是否符合法律法规及公司制度。

多级审核流程

一级审核（内容审核）：审核人收到初稿后，2个工作日内完成审核，填写《文档审核意见表》（见模板3），明确“同意通过”“修改后通过”或“不通过”结论，并标注具体修改意见（如“3.2章节数据需补充2023年Q4实际值”）。

二级审核（格式与合规审核）：内容审核通过后，提交至格式与合规审核人，1个工作日内完成审核，重点检查格式规范及法律风险。

终审（分管领导审批）：多级审核通过后，提交至分管领导终审，确认文档的权威性与发布必要性。

意见反馈与修改

若审核结论为“修改后通过”，编写人需在1个工作日内完成修改，并反馈修改说明；若“不通过”，需重新编写并再次提交审核。

所有审核意见需在《文档审核意见表》中闭环记录，保证修改可追溯。

（三）文档定稿与发布

版本控制

文档定稿后，需标注版本号（如V1.0、V2.0）及生效日期，版本号规则：主版本号（重大修订）+次版本号（minor修订），如首次发布为V1.0，小幅调整后为V1.1，重大改版为V2.0。

发布与归档

经终审通过的文档，由行政部统一编号（如“制度-人-2024-001”），通过公司内部系统发布，并同步至文档管理系统归档，保证查阅权限可控。

（四）文档修订与作废

修订触发条件：政策法规变化、业务流程调整、内容错误更正等，需由原编写部门发起修订流程，参照“编写-审核-发布”步骤执行。

作废处理：旧版文档发布新版本后，原版自动作废，由行政部在系统中标注“已作废”，避免误用。

四、核心模板示例

模板1：文档编写需求确认表

文档名称

编写部门

需求方

交付时间

核心目标

（如：规范员工报销流程，提升审批效率）

主要内容要求

1.报销范围界定

2.审批流程图

3.附则说明

特殊说明

（如：需参考《公司财务制度》第5章）

需求方签字

日期

编写人签字

日期

模板2：文档框架参考模板

[公司名称][文档类型]（如：科技有限公司项目管理制度）

版本号：V[X.X]生效日期：YYYY年MM月DD日

修订记录（表格形式）：

版本号

修订日期

修订人

修订内容摘要

审核人

V1.0

2024-01-15

*三

首次发布

*四

V1.1

2024-03-20

*五

增加线上审批流程

*六

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