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会议活动规划及执行流程表

一、适用场景与价值

本流程表适用于各类企业内部会议（如年度战略会、季度工作会、部门例会）、外部活动（如行业研讨会、客户答谢会、产品发布会、培训沙龙）等场景，旨在通过标准化流程规范会议活动的全生命周期管理，明确各阶段职责分工、时间节点与输出成果，保证活动高效有序执行，降低沟通成本，提升活动效果与参会体验。

二、全流程操作步骤详解

会议活动执行可分为筹备期、执行期、收尾期三大阶段，每个阶段包含具体操作步骤，需按序推进并同步记录进度。

（一）筹备期：需求确认至资源落地（活动前15-30天）

核心目标：明确活动目标，完成方案制定与资源协调，保证执行条件具备。

1.需求与目标对齐

操作内容：

与发起方（如部门负责人、客户）沟通，明确活动核心目标（如品牌推广、信息传递、团队建设）、参会人员范围（内部/外部、职级、人数）、预算上限、时间及时长要求。

输出《会议活动需求确认单》，包含目标、主题、时间、地点、参会人数、预算框架、关键需求（如是否需要翻译、直播、互动环节）等，经发起方签字确认。

负责人：项目负责人*经理

时间节点：活动启动后1-3天

输出成果：《需求确认单》

2.方案策划与审批

操作内容：

基于需求制定《会议活动方案》，内容包括：活动主题、议程安排（精确到分钟）、场地选址（线上/线下，需对比2-3个备选方案）、物料清单（背景板、签到台、资料袋、礼品等）、人员分工（主持人、礼仪、技术支持、摄影等）、应急预案（如设备故障、人员突发状况）。

方案内部评审：协调行政、市场、技术等部门负责人对方案可行性进行审核，重点确认预算合理性、流程完整性、资源匹配度。

负责人：策划组*主管

时间节点：需求确认后3-7天

输出成果：《会议活动方案》（最终版）

3.资源协调与预算审批

操作内容：

场地与设备：根据方案预订场地（签订场地使用协议，明确进场时间、设备配置、费用明细），协调AV设备（音响、投影、麦克风）、灯光、网络等供应商，确认设备调试时间。

物料与供应商：设计并制作物料（背景板、易拉宝、参会证等），选择礼品供应商（确认样品与价格），对接餐饮服务商（如茶歇、午餐，需提前确认dietary需求）。

人员安排：确定主持人（需提前沟通流程与串词）、礼仪人员（负责签到与引导）、技术支持（全程保障设备运行）、摄影摄像（记录活动过程）。

预算编制：汇总场地、物料、设备、人员、餐饮等费用，编制《详细预算表》，按公司流程提交审批（如部门负责人审批→财务部审核→总经理终审）。

负责人：执行组*专员

时间节点：方案审批后5-10天

输出成果：《场地预订确认函》《供应商合作协议》《详细预算表》（审批通过版）

4.前期准备与确认

操作内容：

参会人员管理：发送参会邀请函（电子/纸质），明确活动时间、地点、议程、着装要求（如有）；统计参会人员名单，制作参会证、桌牌（如需）；提前3天发送提醒通知（含交通指引、停车信息）。

流程彩排：活动前1天组织核心人员（主持人、技术支持、礼仪）进行现场彩排，确认各环节衔接（如签到→入场→开场→演讲→互动→闭幕）、设备调试效果（麦克风音量、PPT播放、直播画面）、应急响应流程（如备用设备存放位置、联系人）。

物料清点：对照物料清单清点所有物料（资料袋、礼品、文具、指示牌等），分类打包并标注使用场景，保证无遗漏。

负责人：项目负责人经理统筹，执行组专员落地

时间节点：活动前1天

输出成果：《参会人员名单》《彩排问题整改记录》《物料清点表》

（二）执行期：现场执行与过程管控（活动当天）

核心目标：按方案流程推进活动，实时监控现场情况，及时处理突发问题，保障活动顺利开展。

1.现场布置与最后确认

操作内容：

场地布置：按方案搭建舞台、摆放桌椅、安装背景板与指示牌，布置签到台（含签到表、笔、参会证）、茶歇区（提前摆放食物与饮料）。

设备调试：技术支持提前2小时到场，测试音响、麦克风、投影仪、灯光、网络等设备，保证PPT、视频、直播软件正常运行。

人员到岗：礼仪人员提前1小时到岗，熟悉签到流程；主持人、演讲嘉宾提前30分钟到场，再次确认流程细节。

负责人：执行组*专员

时间节点：活动当天提前2小时

输出成果：场地布置完成，设备调试正常，人员全部到岗

2.签到与入场引导

操作内容：

签到流程：参会人员凭邀请函/身份证签到，礼仪人员核对信息、发放参会证与资料袋，引导至会场（指引座位、卫生间、茶歇区位置）。

现场秩序维护：安排专人负责入口秩序，避免拥堵；提醒参会人员将手机调至静音，禁止随意走动或大声喧哗。

负责人：礼仪组*组长

时间节点：活动开始前30分钟至正式开场

输出成果：《签到表》（实时更新）

3.活动流程执行

操作内容：

开场环节：主持人按流程开场（介绍活动背景、目标、议程），邀请主办方领导致辞（提前确认