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跨部门沟通协调会议记录范本

一、适用情境说明

跨部门沟通协调会议是企业内部打破壁垒、推动协同的重要载体，适用于以下场景：

项目推进：当多个部门需协作完成复杂项目（如新产品上线、系统升级）时，明确分工、资源需求及时间节点；

资源协调：部门间存在人力、预算、场地等资源冲突时，通过协商达成资源分配共识；

流程优化：针对跨部门流程卡点（如审批环节冗余、信息传递滞后），共同梳理并优化协作路径；

问题解决：涉及多部门的突发问题（如客户投诉、生产异常），快速定位责任并制定解决方案；

战略对齐：跨部门需对齐阶段性目标（如季度业务规划），保证方向一致、行动协同。

二、会议记录操作流程指南

（一）会前准备：奠定高效会议基础

明确会议目标

会议发起部门需提前梳理核心议题（如“确定Q3市场推广方案跨部门分工”），明确需达成的具体成果（如“明确市场部、产品部、销售部职责分工及时间节点”）。

避免目标模糊（如“讨论推广方案”），需聚焦“决策”“协调”“确认”等可执行结果。

收集背景资料

整理与议题相关的背景信息（如项目计划书、历史问题记录、数据报表等），提前3天发送给参会部门，保证各方充分知晓情况。

示例：若协调“生产部与销售部交期冲突”，需附上销售订单明细、生产产能报表、过往延期案例等。

确定参会人员

邀请与议题直接相关的部门负责人（或授权代表），避免无关人员参会导致效率低下。

关键角色：决策层（如分管副总）、执行部门负责人（如市场部经理、技术部经理）、记录人（建议由发起部门指定专人担任）。

准备会议材料

提前设计会议记录模板（见下文“三、会议记录模板”），打印纸质版或准备电子版；

若需讨论具体方案，提前将方案草案发给参会人，标注待确认/待讨论部分。

（二）会中记录：保证信息完整准确

记录基本信息

在模板中填写会议名称（建议格式：“[跨部门事项]+[会议类型]”，如“新产品上线进度协调会”）、时间（精确到分钟，如“2023年10月26日14:00-16:30”）、地点（会议室/线上会议）、主持人、记录人。

参会人员需标注部门及职务（如“-市场部经理”“-产品部高级经理”），请假人员需注明原因及是否授权代参会。

按议程记录讨论要点

根据会议议程逐项记录，每个议题需包含：

议题背景：简要说明讨论问题的来龙去脉（如“因客户反馈APP加载速度慢，需技术部与市场部共同优化”）；

各部门观点：客观记录每个部门的核心意见（避免主观评价），如“技术部：当前服务器带宽不足，需增加2台服务器，预计7天完成部署；市场部：建议优先优化首页图片大小，可临时提升加载速度”；

争议点：明确分歧所在（如“销售部希望提前3天启动宣传，但技术部需时间完成测试，无法同步提供宣传素材”）。

聚焦决议与行动项

会议的核心是“行动”，需重点记录：

决议事项：经讨论达成的共识（如“确定11月10日上线新功能，宣传素材由市场部11月5日前提交技术部”）；

行动项：明确“做什么（任务内容）、谁负责（责任人）、何时完成（截止时间）、需要什么支持（所需资源）”，格式建议：“[任务内容]-责任人（部门）-截止时间-所需资源”。

示例：

“完成新功能测试用例编写-（产品部）-2023年11月2日-需技术部配合提供接口文档”

实时核对关键信息

讨论过程中，记录人需及时与发言人核对数据、时间、责任人等关键信息（如“您刚才提到截止时间是11月5日，对吗？”），避免会后遗漏或误解。

（三）会后整理：推动决议落地

整理会议记录

会后2个工作日内，根据会议笔记整理成正式记录，保证：

语言简洁客观，避免口语化表述（如“我觉得”改为“部门认为”）；

决议和行动项单独列出，突出重点；

补充会前未提及但会议中确认的细节（如临时调整的资源分配）。

审核与分发

将整理好的会议记录发给主持人审核，保证信息准确无误；

审核通过后，24小时内分发至所有参会部门及抄送相关领导（如分管副总），同步抄送存档部门（如行政部或综合管理部）。

跟进行动项进度

记录人需在行动项截止日前1天，提醒责任人确认进度；

若遇延期，及时协调资源或推动调整计划，保证跨部门协作不卡顿。

三、会议记录模板

跨部门沟通协调会议记录

一、会议基本信息

项目

内容

会议名称

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

（会议室/线上会议：X）

主持人

（姓名，职务）

记录人

（姓名，部门）

参会人员

（按部门列出，例：-市场部经理、-产品部高级经理、-技术部主管）

缺席人员

（姓名，部门，原因：如出差/请假，是否授权代参会：是/否）

会议主题

（明确1-3个核心议题，例：1.Q3产品迭代跨部门分工2.市场活动预算协调）

二、会议议程与讨论记录

序号

议题背景简述

各部门讨论要点（客观记录核心观点、数据、分歧）

争议点（若有）

1

（例