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证照、证书、资料管理制度

一、总则

企业办公室是企业各类证照、证书、资料管理关键职能部门。

二、证件、证照、资料种类

1、本措施所指各类证照、证书、资料包含：

1.1职员学历、学位证书；

1.2职员执业资格证书（含相关隶属文件），包含注册建造师（营造师）、造价师、会计师、安全工程师、建筑设计类等国家或省级注册类证书，及其执业资格印章；

1.3职员岗位证书（含相关隶属文件），包含五大员等（施工员、质检员、安全员、资料员、材料员）证书、预审编审员证书、会计证及企业业务所包含其它专业岗位证书。

1.4职员专业技术职称证书（含相关隶属文件），包含初、中、高级专业技术职称及企业业务所包含其它专业技术职称证书；

1.5企业法人营业执照、企业资质证书、安全生产许可证、企业法定代表人证、银行开户许可证、企业代码证、税务登记证等和上述证照副本、相关隶属文件；

1.6荣誉证书：企业（含企业下属各部门、分企业、项目部）荣誉证书、奖杯及相关隶属文件，工程荣誉证书、奖杯及相关隶属文件，包含企业业务并由企业（含企业下属各部门、分企业、项目部）统一申报职员个人荣誉证书、奖杯及相关隶属文件；

1.7关键工程资料：施工承包协议、施工组织设计及施工过程各项工程资料、工程完工验收资料等国家标准规范要求施工单位归档全部工程资料；

1.8各类财务资料、会计报表；

1.9其它企业认为应归档证书及资料。

三、证书、证照、资料保管

1、由企业招聘大、中专毕业生，其学历、学位证书、专业技术职称证书、岗位证书、执业资格证书及其执业资格印章等在招聘录用后上交企业人事综合处，由档案室统一保管。

2、企业激励在职职员经过业余学习取得和企业业务相关多种国家认可更高专业学历、学位证书。

3、企业激励职员经过学习、考试取得和企业业务相关国家注册类各专业执业资格证书（包含注册建造师、造价师、会计师等），凡取得该类证书并交由企业统一管理，企业给一定奖励。

4、凡符合各类初、中、高级专业技术职称申报条件由其本人自行撰写、整理申报材料，由企业人事综合处审核后上报，申报费用由企业负担。经上级相关部门评审、考评、换发所取得各类专业技术职称证书和岗位证书，统一由企业人事综合处向上级相关部门领取，证书交企业档案室统一管理。取得和企业业务需要无关技术职称，其申报费用由个人自理。

5、企业资质及各类增项资质申报、年检年审、换证工作由企业人事综合处负责，其它各业务科室、各专业企业应给予主动主动配合，企业办公室应做好协调工作，这类证书统一由人事综合处向上级相关部门申领，办公室负责管理。

6、企业法人营业执照、安全生产许可证、税务登记证等相关证照年检年审、换证等工作由企业各业务相关处室负责，取得证照统一交企业办公室管理。

7、企业激励分企业、项目部职员主动参与由上级相关部门组织多种评选、评优活动，为企业争取荣誉；包含关键评选活动，由企业办公室、人事综合处负责或由企业指派相关业务处室统一向上级相关部门申报，并按企业相关政策对相关单位和个人给予奖励；企业下属各单位或个人取得各类和工程业务相关荣誉证书、奖杯及相关隶属文件由企业相关部门负责立即搜集整理，并移交档案室统一保管。

8、企业全部工程承包协议、补充协议、中标通知书、招投标文件(电子版，商务标应转换成EXCL格式)，应立即上交，由企业经营处负责搜集，并移交档案室统一保管。

9、工程完工验收资料等关键工程资料搜集工作由企业质安处负责，施工许可证由企业施工处负责搜集，并立即移交档案室统一保管。

10、其它企业认为应予上交归档证书及资料由企业办公室负责搜集，并移交档案室统一保管。

11、上交企业各类证书及关键工程资料要求：真实、完整、正确、立即。

12、企业档案室在收到各单位或个人移交或上交相关证书及工程资料时，应办理移交手续，双方确定相关证书、资料真实、完整，并由档案室出具确定书，档案室立即按规范要求立卷归档。

13、各分企业、项目部及职员需借用各类证书、工程资料均应出具书面申请，并说明用途、数量、种类，承诺归还时间，由分企业签署意见，分企业（包含独立项目部）指定专员办理借用手续，依据证书、资料用途由各相关处室签署意见，企业办公室主任复核后出借（注册建造师证件和印章除外）。

14、档案室要根据各处室领导所签署意见，严格规范借用程序，做好借条整理、登记工作，并做到立即催收，通常要求到期必催还，一月一小清，一季一大清。

四、证书、证照、资料使用及责任罚则

1、分企业、项目部借用建造师执业资格证书及相关证书承揽工程，需事先取得证书全部些人同意或由企业依据和证书全部些人协议委托统一合理调派，承接到工程后每个月支付一定酬劳给证书全部些人，费用由企业代收代付。

2、严禁各单位或个人私下借用、流转各类证书及各类工程资料，一经发觉，对出借方处以每件每次10000元罚款。

3、各借用单位