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会议纪要标准化撰写规范手册

前言

会议纪要是承载会议核心信息、固化决策结果、推动工作落实的重要载体。为统一会议纪要的撰写标准，保证信息传递的准确性、完整性和可追溯性，特制定本规范手册。本手册旨在通过标准化流程和模板，帮助会议组织者、记录人及参会人员高效产出高质量的会议纪要，为后续工作执行与复盘提供可靠依据。

一、适用范围与核心价值

（一）适用场景

本规范适用于各类工作会议的纪要撰写，包括但不限于：

部门例会（周例会、月度总结会等）

项目推进会（项目启动会、阶段评审会等）

跨部门协调会（资源对接会、问题解决会等）

专项工作会（制度宣贯会、流程优化会等）

决策会议（管理层会议、专题研讨会等）

（二）核心价值

信息固化：准确记录会议讨论要点、决策结果及行动项，避免信息遗漏或失真；

责任明确：通过清晰标注行动项负责人、时间节点，保证工作可跟进、可落实；

效率提升：标准化格式减少重复沟通成本，便于参会人员快速掌握会议成果；

合规追溯：作为会议过程的重要文档，为后续审计、复盘提供依据。

二、标准化撰写流程

会议纪要的撰写需遵循“会前准备—会中记录—会后整理—审核发布”的闭环流程，保证各环节衔接有序、内容准确。

（一）会前准备：明确目标，备齐资料

明确会议目的与议程

提前获取会议通知，知晓会议主题、目标、参会人员及议程；

若议程未明确，需与主持人沟通确认核心议题及预计时长，保证记录重点突出。

收集背景资料

调取与会议相关的历史纪要、项目文档、数据报表等资料，熟悉议题背景；

对复杂议题，提前梳理关键问题清单，便于会中针对性记录。

准备记录工具

电子记录：优先使用会议纪要模板（见第四部分）、文档编辑工具（如Word、飞书文档），开启录音设备（需提前告知参会人员）；

纸质记录：准备专用会议记录本，标注页码、日期，保证书写清晰。

（二）会中记录：抓准重点，要素齐全

记录会议基本信息

会议名称：需完整反映会议主题（如“2024年Q3产品迭代项目推进会”）；

时间：精确到“上/下午:-:”，跨日会议需注明日期；

地点：线下会议记录具体会议室（如“总部3楼第一会议室”），线上会议注明平台（如“腾讯会议”）；

参会人员：列出所有参会人员姓名及职务（如“（产品总监）、（研发经理）”），缺席人员需注明原因（如“（测试主管）因出差缺席”）；

主持人、记录人：明确职务及姓名（如“主持人：赵六（部门经理），记录人：孙七（助理）”）。

记录讨论议题与核心内容

按议程顺序逐项记录，每个议题单独成段；

记录要点：聚焦“讨论了什么、存在哪些分歧、达成了什么共识”，避免逐字逐句记录冗余发言；

关键数据：如“用户留存率需提升至50%”“预算上限为100万元”等需准确记录；

不同意见：如实记录分歧点（如“关于功能上线时间，A建议9月15日，B建议9月30日，需进一步评估”）。

记录决议事项与行动项

决议事项：明确会议最终的决策结果（如“同意优先开发用户反馈量Top3的功能”）；

行动项：需包含“做什么、谁负责、何时完成、交付成果”四要素，示例：

“【行动项1】完成用户需求优先级排序表——负责人：（研发经理）——完成时间：8月20日——交付成果：《用户需求优先级评估表（V1.0）》”。

（三）会后整理：核对信息，规范排版

核对与补充信息

会议结束后2个工作日内，根据会议记录、录音及背景资料补充完善内容，保证无遗漏；

对不确定的信息（如数据、责任人），及时与参会人员沟通确认，避免主观臆断。

结构化排版与语言优化

按模板（见第四部分）调整格式，标题层级清晰（如“一、会议基本信息”“二、会议议程及讨论内容”）；

语言简洁客观，避免口语化表达（如将“我觉得这个方案可行”改为“会议认为该方案具备可行性”）；

重点内容（如决议、行动项）可加粗或使用不同字体突出，便于快速查阅。

附件整理

将会议中提到的图表、文档、演示稿等作为附件，注明附件名称及数量（如“附件1：《用户需求调研报告》”）。

（四）审核与发布：保证准确，及时归档

审核流程

初稿完成后，先由记录人自查，重点检查行动项是否完整、信息是否准确；

提交主持人审核，确认会议内容与决策结果无误；

涉及跨部门行动项时，需同步发送给相关负责人确认，保证责任无争议。

发布与存档

审核通过后，1个工作日内通过邮件、企业等渠道发布参会人员，抄送相关领导；

按公司档案管理规定存档（电子档存入共享文件夹，纸质档交行政部归档），保存期限不少于3年。

三、会议纪要模板示例

会议基本信息

项目

内容

会议名称

[例如：2024年Q3市场推广策略研讨会]

会议时间

[例如：2024年7月15日14:00-16:30]

会议地点

[例如：总部5楼第三会议室/腾讯会议（会议号：X）]

参会人员

[例如：（市场总监）、（品牌经理）、（渠道经理）、赵六（数据分析师）]