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通用办公用品申请及审批流程表
一、适用办公场景与需求背景
在各类企业、事业单位或团队日常运作中，办公用品的规范化管理是保障高效办公的重要环节。本流程表适用于以下典型场景：
新员工入职配置：为新增员工提供基础办公物资（如笔记本、签字笔、文件夹、办公椅等），保证其快速投入工作。
日常消耗品补充：打印机墨盒、A4纸、订书钉、清洁用品等易耗品的定期或按需申领。
专项活动/项目支持：会议筹备、展会参展、专项项目执行等所需的临时性物资采购（如横幅、易拉宝、特定工具等）。
设备故障更换：键盘、鼠标、U盘、台灯等小型办公设备损坏后的替换申请。
部门特殊需求：根据部门工作特性（如设计部需绘图板、财务部需凭证装订机）申领专用物资。
二、全流程操作步骤详解
（一）申请人发起申请
填写申请表：申请人登录办公管理系统或《办公用品申请审批表》（模板见第三部分），准确填写以下信息：
基本信息：申请日期、申请人姓名（*工号）、所属部门、联系方式；
物品明细：逐一填写所需物品的“名称”“规格型号”（如“晨光中性笔0.5mm黑色”）、“单位”（个/盒/包等）、“数量”（需结合实际需求，避免过量申领）、“预估单价”（参考行政部发布的最新价格目录或历史采购记录）、“用途”（如“新员工张*入职配置”“部门季度会议打印材料”）；
紧急程度：勾选“常规/紧急”（紧急申请需注明原因，如“打印机墨盒已用尽，影响日常打印”）。
提交申请：填写完成后，通过OA系统提交至部门负责人审批，或打印纸质版签字后流转至下一环节。
（二）部门负责人审核
核对需求合理性：部门负责人（*经理/主管）需重点审核：
申领物品是否与部门日常工作或当前项目相关；
数量是否在合理范围内（如常规签字笔单次申领不超过2盒，避免囤积）；
用途是否真实明确（避免“备用”等模糊描述）。
审批处理：
审核通过：在申请表“部门负责人审批意见”栏签字并注明日期，流转至行政部；
审核不通过：注明驳回原因（如“数量过多，建议先申领1盒”“该物品为非部门必需品”），退回申请人修改后重新提交。
（三）行政部审批
库存与合规性核查：行政部（*主管）收到申请后，2个工作日内完成以下核查：
库存查询：通过库存管理系统确认申领物品是否有库存（如有库存，直接进入“领用”环节，无需采购）；
预算与政策核对：检查申领物品是否符合公司《办公用品管理办法》（如单件物品单价超500元需额外说明），是否在部门年度预算范围内。
审批反馈：
可直接领用/采购：库存充足且合规的，在“行政部审批意见”栏签字确认，同步更新库存信息；
需采购：库存不足或需新购的，注明“同意采购”，流转至财务部审核；
驳回：不符合规定（如超预算、非办公必需品），注明原因并退回。
（四）特殊需求提报（可选）
若申领物品满足以下任一情况，需由行政部提报至分管领导（*总经办）审批：
单件物品单价超过1000元（如笔记本电脑、打印机等）；
单次申请总价超过2000元；
非常规物品（如定制礼品、专业设备）。
分管领导审批通过后，行政部方可启动采购流程。
（五）采购与入库
执行采购：行政部根据审批结果，通过以下方式采购：
常规物品：从协议供应商处下单（如晨光、得力等品牌）；
特殊物品：至少对比2家供应商报价，选择性价比最优方案，并保留采购记录。
入库登记：物品到货后，行政部需：
核对物品名称、规格、数量、质量是否与申请一致；
在库存系统中更新入库信息（录入“采购日期”“供应商”“单价”“数量”等），入库单；
贴附物品标签（标注名称、入库日期），分类存放至指定仓库。
（六）领用与签字确认
通知领用：行政部审批通过后，通过OA系统或电话通知申请人领用。
现场核对：申请人到行政部领取物品时，需与库存管理员（*专员）共同核对：
物品名称、规格、数量是否与申请表一致；
物品是否有损坏（如墨盒是否漏墨、文件夹是否变形）。
签字确认：核对无误后，申请人在“领用人签字”栏签字，库存管理员更新库存台账（减少对应数量），完成领用流程。
三、标准申请审批表模板
办公用品申请审批表
基本信息
申请日期
年月日
申请人姓名（*工号）
所属部门
联系方式
物品明细
序号
物品名称
规格型号
单位
1
2
3
紧急程度
□常规□紧急（紧急原因：____________________）
申请部门合计金额
￥________元
审批流程
部门负责人意见
签字：__________日期：年月日
行政部审批意见
签字：__________日期：年月日
财务部审核意见
签字：__________日期：年月日
分管领导审批意见
（仅特殊需求填写）签字：__________日期：年月日
领用信息
领用日期
年月日
领用人签字
库存管理员签字
实际领用数量
备注
（如：物品损坏说明、特殊要求等）
填写
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