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办公室文秘工作说明书

第一部分岗位规格说明

一．基础资料

岗位名称：办公室文秘岗位编码：

所在部门：行政管理部定员标准：1人

直接上级：职系：

岗位分析日期：/5/16—/5/21

二．岗位职责

（一）概述

在***直接领导下全权负责企业文秘工作；会议通知起草、组织、会议现场筹备、会议统计和整理等会务工作；企业总结汇报材料编写及下属企业总结材料汇总；对外发文核稿，收文管理；企业多种文档资料搜集、整理、分类归档、保管；企业证照保管；制订企业办公室管理相关管理制度。

（二）工作职责

日常文秘岗：

1.在企业法务主管帮助下起草企业各项管理制度草案，提交上级领导审核后进行修改、确定；

2.立即、正确地向上级领导和相关人员传达总部及相关部门通知事项；

3.编写企业总结汇报材料，汇总下属企业计划、总结材料；

4.起草、核定对外发文稿，做好各类行政文件，信函、汇报等材料收发、转递工作，制作、传送文件审阅单及传阅文件；

5.搜集、整理企业各类档案资料（人事档案除外）、协议（劳动协议除外）、规章制度文件，分类归档，做好保留工作；

6.做好清退归档资料登记和立卷工作；

7.企业档案资料借阅、登记；

8.企业刊物、大事记等发放；

9.和领导沟通，合理安排领导日程；

10.保管企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证、基础户银行开户许可证，办理注册、变更、年检手续；

11.保管企业印鉴（财务印鉴除外），登记印鉴使用统计；

12.帮助企业领导起草相关行政文件；

13.做好来客接待工作；

14.企业通讯录（电话、邮箱）整理、制作及修订；

会务岗：

1.起草并下发会议、培训通知；

2.安排会议室使用，准备会议资料，部署会议现场；

3.会议室卫生、环境日常维护和管理；

4.统计会议内容，备份会议资料，并存档；

5.统计培训参与人员名单、人数和部门、职级；

6.租借培训场地，发放培训资料，调试现场设备，准备并茶水；

7.培训期间签到表设计、印制，及现场签到；

三．其它职责

完成领导交办其它临时性工作，并将完成情况立即汇报给领导。

四．监督及岗位关系

（一）所受监督和所施监督

1.所受监督：办公室主管直接接收行政管理部经理监督指导。

2.所施监督：

（二）和其它岗位关系

1.内部联络：本岗位和其它部门有；

2.外部联络：

（三）本岗位职位晋升阶梯图

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办公室文秘

（四）本岗位横向平移情况

五．工作内容和工作要求

工作内容

工作要求

1.在企业法务主管帮助下起草企业各项管理制度草案，提交上级领导审核后进行修改、确定；

2.向上级领导和相关人员传达总部及相关部门通知事项；

3.编写企业总结汇报材料，汇总下属企业计划、总结材料；

4.起草、核定对外发文稿，做好各类行政文件，信函、汇报等材料收发、转递工作；

5.搜集、整理企业各类档案资料（人事档案除外）、协议（劳动协议除外）、规章制度文件，分类归档，做好保留工作；

6.做好清退归档资料登记和立卷工作；

7.企业档案资料借阅、登记；

8.发放企业刊物、企业大事记；

9.和领导沟通，合理安排领导日程；

10.保管企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证、基础户银行开户许可证，办理注册、变更、年检手续；

11.保管企业印鉴（财务印鉴除外），登记印鉴使用统计；

12.帮助企业领导起草相关行政文件；

13.做好来客接待工作；

14.职员通讯录制作、修订；

145.起草并下发会议、培训通知；

16.安排会议室使用，准备会议资料，部署会议现场；

17.会议室卫生、环境日常维护和管理；

18.统计会议内容，备份会议资料，并存档；

19.统计培训参与人员名单、人数和部门、职级；

20.租借培训场地，发放培训资料，调试现场设备，准备并茶水；

21.培训期间签到表设计、印制，及现场签到；

1.制度设计合理，有效实施、落实；不违反法律硬性要求。

2.立即、正确。

3..每十二个月12月份编写一次企业总结汇报材料。

4.文件传阅率保持在95%以上。

5.建立分类电子版档案资料明细目录，确保以后查阅方便、快捷；关键档案资料保留率100%。

6.制作一份具体清退资料明细并存档；关键资料留存。

7.确保档案资料归还率100%。

8.每十二个月年末编制一次企业大事记。

9.紧急、关键事件安排在先，避免日程冲突。

10.确保此几件证照保留安全、完好；按时办理注册、年检，立即办理变更。

11.确保印鉴保管安全、完好，印鉴使用目标登记清楚。

12.

13.热情、礼