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企业会议流程标准化操作指南
一、适用范围与典型场景
本指南适用于各类企业内部常规会议，包括但不限于：周/月度例会、项目推进会、跨部门协调会、年度/季度工作总结会、专项任务部署会等。无论是中小型企业简化流程，还是大型集团规范管理，均可通过本指南实现会议全流程标准化，提升会议效率、保障决策落地，同时避免“会前准备不足、会中讨论跑题、会后执行无果”的常见问题。
二、会前筹备阶段操作规范
（一）明确会议核心目标
操作要点：会议发起人需提前明确会议类型（决策型/沟通型/信息同步型/部署型），并书面定义会议需达成的具体成果（如“确定Q3项目排期”“解决跨部门协作卡点”）。
示例：若为“项目推进会”，目标需聚焦“明确当前进度风险、调整资源分配、确定下一步关键节点”，而非泛泛而谈“讨论项目情况”。
（二）确定参会人员与分工
操作要点：
根据会议目标，区分“必须参会人”（决策者、执行负责人）、“受邀参会人”（相关协作部门代表）、“列席人员”（记录人、支持岗）；
提前3个工作日向参会人发送《会议通知》（含模板1），明确“是否需提前准备材料/数据”；
指定会议主持人（建议由部门负责人或资深员工担任），负责控场；指定记录人（建议由项目助理或行政岗担任），负责整理纪要。
示例：市场部“新品发布会筹备会”必须参会人为市场部经理、产品经理、销售部负责人，受邀参会人为设计组代表、客服组代表，记录人为行政专员。
（三）准备会议材料与场地
操作要点：
材料：参会人需提前1个工作日提交相关材料（如项目进度表、数据报表），由发起人汇总后统一分发至参会人；涉及敏感信息的材料需标注“内部保密”；
场地：根据参会人数选择会议室（10人以下选小型会议室，10-20人选中型会议室，20人以上选大型会议室或线上会议），提前2小时调试设备（投影仪、麦克风、视频会议软件、网络）；
物资：准备会议签到表（模板2）、纸笔、饮用水、会议议程表（模板3，提前打印并分发）。
模板1：会议通知单
会议主题
项目Q3进度推进会
会议时间
2023年X月X日（周X）14:00-16:00
会议地点
公司3楼第一会议室（线上会议：X）
必须参会人
（项目经理）、（研发负责人）、（测试负责人）
受邀参会人
赵六（产品经理）、孙七（运营负责人）
会议目标
1.同步Q3项目当前进度与风险；2.确定资源调整方案；3.明确下阶段关键节点
需提前准备材料
1.研发组《Q3进度表》（含延期风险项）；2.测试组《测试计划与用例覆盖率》
联系人
（电话：X-X）
模板2：会议签到表
序号
部门
姓名
职位
签到时间
备注（如迟到/请假）
1
研发部
负责人
13:55
-
2
测试部
周八
测试工程师
14:02
迟到5分钟
3
产品部
赵六
经理
14:00
-
模板3：会议议程表
序号
议题
负责人
时间分配
备注（需提前准备事项）
1
主持人开场（明确目标与议程）
10分钟
-
2
研发组汇报Q3进度与风险
25分钟
展示《进度表》，重点标注延期项
3
测试组汇报测试计划与用例覆盖率
周八
20分钟
对接研发组需求澄清
4
资源调整方案讨论（研发/测试人力支持）
全体
35分钟
记录决策点与待办事项
5
下阶段关键节点确认与任务分配
20分钟
输出《任务跟踪表》（模板4）
6
会议总结与后续安排
10分钟
明确纪要完成时间与分发范围
三、会中执行阶段操作规范
（一）开场与议程确认（0-10分钟）
主持人按开场模板：“各位同事，下午好！今天召开‘项目Q3进度推进会’，会议目标是同步进度、解决风险、明确下阶段计划。首先确认参会人员到齐情况，请记录人核对签到表；其次确认议程，如有调整请现在提出，若无异议，我们正式开始。”
若有请假人员，需说明其委托代会人及代会权限（如“因请假，由研发组工程师周九代为汇报进度，决策事项需确认后反馈”）。
（二）议题讨论与决策控制（10-100分钟）
操作要点：
严格按照议程表顺序推进，每个议题由负责人先简要汇报（控制在预定时间内），再开放讨论；
讨论中若出现跑题，主持人需及时引导：“关于问题的讨论与本议题关联性较低，建议会后单独沟通，我们聚焦当前议题的核心问题——”；
决策型议题需明确“决策方式”（如投票、负责人拍板、共识达成），并当场宣布决策结果，由记录人记录在《会议纪要》（模板5）中。
示例：讨论“研发人力是否需增加2名工程师”时，先由说明当前工作量与人力缺口，再由组织参会人投票（赞成3人、反对1人、弃权1人），最终决策“下周前提交人力增补申请，由HR部门评估”。
（三）时间管理与纪律把控
单个议题超时10分钟内，主持人可提醒：“当前议题剩余5分钟，请聚焦结论”；超时超过10分钟，需记录“未完成事项”，并安排后续专项会议讨论；
会议总时长若需延长，需提前15分钟征求全体参
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