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企业文档管理标准与归档流程制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范企业文档管理工作，确保企业信息资源的有效管理、安全存储、快速检索与合规利用，提升运营效率，降低管理风险，依据国家相关法律法规及企业实际运营需求，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于企业内部所有部门及全体员工在执行职务过程中形成或接收的各类文档，包括但不限于纸质文档、电子文档、音视频资料、图表、数据报表等。凡涉及企业核心机密、商业秘密及敏感信息的文档，除遵守本制度外，还需严格执行企业保密规定。

（三）基本原则

1.统一管理、分级负责：企业文档实行统一标准、集中归档与分级保管相结合的管理模式，各部门指定专人负责本部门文档的日常管理与初步整理。

2.规范有序、安全保密：文档的形成、流转、保管、利用和销毁全过程应遵循规范流程，确保文档内容真实、完整、准确，并采取有效措施保障文档安全，防止失泄密。

3.易于检索、有效利用：文档管理应便于快速查询和获取，充分发挥文档的参考、凭证和决策支持作用，服务于企业经营管理和发展战略。

4.全程管控、责任到人：明确文档从产生到销毁各环节的管理要求和责任人，确保每一份重要文档都处于可控状态。

二、文档分类与命名规范

（一）文档分类

企业文档应根据其性质、内容、用途及形成部门进行科学合理的分类。分类体系应具有系统性和稳定性，并可根据企业发展和业务变化进行动态调整。建议分类维度包括但不限于：

1.部门维度：如行政部、人力资源部、财务部、市场部、研发部等。

2.业务维度：如战略规划、市场营销、产品研发、生产制造、质量管理、财务管理、人力资源管理、行政管理等。

3.项目维度：针对特定项目形成的系列文档，按项目名称或编号进行归集。

4.类型维度：如制度规范、会议纪要、报告、合同协议、函件、图纸、数据报表、宣传资料等。

5.密级维度：根据文档内容的敏感程度和保密要求，划分为公开、内部、秘密、机密、绝密等不同级别（具体密级划分及管理按企业保密规定执行）。

（二）文档命名规范

为确保文档的唯一性和可识别性，便于检索和管理，所有文档均需遵循统一的命名规则。命名应简洁明了，能准确反映文档的核心内容和关键属性。通用命名规则建议如下：

1.构成要素：可包含部门/项目标识、文档类型、主题关键词、日期、版本号等。

2.排列顺序：建议按“部门/项目-文档类型-主题关键词-日期-版本号”的顺序组合，各要素间可用下划线“_”或短横线“-”分隔。

3.日期格式：采用“年份（两位）+月份（两位）+日期（两位）”或“年份（四位）+月份（两位）+日期（两位）”，例如“____”或“____”。

4.版本号：通常以“V+数字”表示，如V1.0、V2.1，重大修改升主版本号，小范围修订升次版本号。

5.示例：

*行政部-制度-办公用品管理规定-____-V1.0

*市场部-报告-季度营销分析-2023Q2-V2.1

*研发部-项目A-设计图纸-结构总图-V3.0

三、文档格式与质量要求

（一）文档格式

1.电子文档：推荐使用企业规定的标准格式，如文字类优先使用PDF或企业指定版本的Word格式；表格类优先使用企业指定版本的Excel格式；演示文稿使用企业指定版本的PowerPoint格式；图纸使用AutoCAD等专业软件格式并同时保存为PDF格式。特殊格式文档应注明打开方式。

2.纸质文档：应使用A4规格纸张，字迹清晰、页面整洁，无涂改（确需修改应规范签署）。

（二）文档质量

1.内容真实准确：文档内容应客观反映事实，数据准确无误，观点明确。

2.要素完整规范：文档应包含必要的要素，如标题、编号、日期、作者、审核人、签发人、正文、附件等（根据文档类型确定）。

3.表述清晰严谨：语言文字应规范、简洁、通顺，逻辑清晰，专业术语使用准确。

4.版本有效：确保使用和归档的是最新有效版本的文档，作废版本应按规定标识或处理。

四、文档编制、审核与发布流程

（一）编制

文档编制人员应根据业务需求和相关规范进行文档起草，确保内容符合本制度规定的质量要求。

（二）审核

1.部门审核：文档初稿完成后，应由编制人所在部门负责人或指定人员进行审核，重点审核内容的准确性、完整性、合规性及格式规范。

2.跨部门审核（如需）：涉及多个部门的文档，应征求相关部门意见并进行会签。

3.审批：重要文档（如制度、合同、重大报告等）需按企业规定的审批权限报请相关领导审批。

（三）发布

1.经审核批准的文档，方可正式发布。

2.电子文档应通过企业指定的信息系统或平台发布；纸质文档应加盖相应印章（如公章、部门章）后分发。

3.发布时应明确文档的分发范围、阅读权限及有效期（如有）。

五、文档保管与使用