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公司文件档案管理制度模板

第一章总则

一、目的与依据

为规范公司文件档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作，保证档案的完整性、安全性和可追溯性，提高档案管理效率，依据《中华人民共和国档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》及公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司总部、各部门、各子公司（以下统称“各单位”）在经营管理活动中形成的具有保存价值的各种形式文件档案（包括纸质、电子、声像、实物等载体）。

三、基本原则

集中统一管理：档案工作由公司档案管理部门（综合管理部）统一负责，各单位指定专人负责本单位档案的日常管理。

规范分类：按照文件来源、性质、内容及保管期限进行科学分类，保证档案有序存放。

安全保密：严格执行档案保密制度，防止档案丢失、损坏、泄露。

高效利用：在保证安全的前提下，为各项工作提供便捷的档案查询服务。

第二章文件分类与保存期限设定

一、文件分类标准

公司文件档案按以下标准分类：

按来源：内部文件（公司内部发文、会议纪要、工作计划等）、外部文件（上级单位来文、客户合同、批文等）。

按性质：行政文件（人事、后勤、制度等）、业务文件（合同、项目资料、客户资料等）、财务文件（凭证、账簿、报表等）、法务文件（诉讼材料、合规文件等）、科技文件（研发资料、图纸、技术标准等）。

按载体：纸质档案、电子档案、声像档案（照片、录音、录像）、实物档案（奖杯、锦旗、样品等）。

二、保管期限设定

根据文件的价值和利用频率，保管期限分为三类：

永久：反映公司主要职能活动和历史面貌的具有长远利用价值的文件（如公司章程、年度工作报告、重要合同、董事会决议等）。

长期（10-30年）：在较长时间内具有查考利用价值的文件（如财务凭证、项目总结、会议纪要、人事档案等）。

短期（10年以下）：在一定期限内具有查考利用价值的文件（如日常通知、考勤记录、临时性活动方案等）。

具体分类及保管期限详见附件1《公司文件档案分类及保管期限表》。

第三章文件归档管理流程

一、文件形成与收集

责任主体：文件由业务经办人负责形成，部门负责人对文件的真实性、完整性审核。

收集范围：凡在经营管理活动中形成的具有保存价值的文件，均需纳入归档范围（详见附件1）。

收集时限：

内部文件：发文后3个工作日内提交至本单位档案管理员；

外部文件：收到后2个工作日内提交至本单位档案管理员；

项目文件：项目结束后5个工作日内汇总提交。

二、文件整理与鉴定

整理要求：

纸质文件：按“件”或“卷”整理，去除金属夹，装订整齐，编写页码；

电子文件：按规范命名（如“部门-文件名-日期-文号”），存储至指定服务器或云盘；

声像文件：标注拍摄时间、地点、内容说明，刻录成光盘或存储至专用设备。

鉴定内容：档案管理员对收集的文件进行价值鉴定，确定档案类别、保管期限，剔除重复、无保存价值的文件。

三、文件移交与接收

移交流程：

移交人填写《文件归档移交清单》（附件2），注明文件标题、文号、形成日期、页数、密级等信息；

部门负责人审核签字后，与档案管理员共同清点核对；

双方确认无误后，在移交清单上签字，各执一份。

接收要求：档案管理员对移交文件进行验收，对不符合要求的文件退回移交人整改，整改后重新移交。

四、档案入库保管

编号与上架：档案管理员按照分类方案对档案进行编号（如“部门代码-年份-流水号”），编制档案目录，按顺序上架存放。

环境管理：

纸质档案库房：保持温度14-24℃，湿度45-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设施；

电子档案：定期备份（本地备份+异地备份），每半年检查一次存储介质状态；

声像/实物档案：单独存放，避免强光、高温。

第四章文件借阅与利用管理

一、借阅权限

普通档案：公司员工因工作需要可借阅，需经部门负责人审批；

涉密档案（如未公开合同、财务数据、法务材料）：需经分管领导审批，借阅权限仅限相关部门负责人及经办人；

外部单位借阅：需持单位介绍信，经综合管理部负责人及分管领导审批，原则上不借出原件，可提供复印件并加盖公章。

二、借阅流程

借阅人填写《文件档案借阅申请表》（附件3），注明借阅档案名称、用途、借阅期限；

按权限审批后，档案管理员核对档案信息，办理借阅登记；

借阅人当场检查档案完整性，签字确认后领用；

借阅期限：普通档案不超过7个工作日，涉密档案不超过3个工作日，确需延期的需提前办理续借手续。

三、利用与归还

借阅人应在规定期限内归还档案，归还时档案管理员检查档案是否完好、有无涂改、丢失；

档案利用需遵守保密规定，不得复制、摘抄、传播涉密内容，不得在档案上勾画、涂改、抽取；

因工作需要复制档案的，需填写《档案复制申请表》，经审批后由档案管理员负责复制，并加盖“档案证明章”。

第五章档案鉴定与销毁管理

一、定期鉴定

档案管理部门每3年组织一次