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询价函撰写技巧与案例分享

在商业活动中，询价函作为采购方与潜在供应商之间建立沟通、获取报价信息的重要桥梁，其撰写质量直接影响到采购效率、成本控制乃至后续合作的顺利与否。一份专业、严谨且信息完整的询价函，不仅能帮助采购方快速获得准确的报价，还能在供应商面前树立规范、专业的企业形象。本文将结合实践经验，探讨询价函的撰写技巧，并分享相关案例，以期为读者提供具有实用价值的参考。

一、明确询价目的与对象：精准定位是前提

在动笔之前，首先要清晰界定本次询价的核心目的。是为了进行市场调研，了解某类产品或服务的大致价格区间？还是为了某个具体项目的物料采购，需要精确的报价以支持预算和决策？亦或是为了替换现有供应商，寻求更优的合作条件？目的不同，询价函的侧重点、信息详尽程度以及对供应商的要求也会有所差异。

同时，对询价对象的选择与了解也至关重要。应选择那些在行业内信誉良好、具备相应资质和供货能力的供应商。在发送询价函前，若能对供应商的主营业务、生产能力、过往业绩等有所了解，将有助于在函件中提出更具针对性的问题和要求，也能提高供应商响应的积极性和报价的有效性。避免向明显不匹配的供应商发送询价，以免浪费双方时间。

二、清晰、准确、完整的信息要素：核心内容是关键

询价函的核心在于传递清晰、准确、完整的需求信息，这是供应商能够提供有效报价的基础。任何模糊、歧义或缺失，都可能导致报价失真、反复沟通甚至合作延误。

1.明确的产品或服务描述：这是询价函的灵魂。对于产品，需详细说明产品名称、型号规格（若有国际或行业标准，应注明）、材质、技术参数、执行标准等。必要时，可提供产品图片、图纸或样品作为附件，避免口头描述可能产生的偏差。对于服务，则需阐明服务范围、服务内容、服务标准、验收criteria以及所需达到的效果等。

2.具体的数量需求：明确所需产品的数量或服务的规模。若数量较大或存在分期采购的可能，也应一并说明，以便供应商考虑批量优惠或制定相应的生产/服务计划。

3.质量标准与验收要求：清晰列出对产品或服务的质量要求，例如符合哪些国家、行业或企业标准，是否需要提供质量检测报告、认证证书等。对于验收方式、验收地点、验收人员等也应有所提及。

4.详细的交货/服务时间与地点：明确要求的交货日期或服务开始及完成时间，以及具体的交货地点或服务提供地点。若涉及运输方式，也可提出倾向性要求或由供应商报价时一并考虑。

5.报价要求：明确报价的货币单位、报价有效期（例如“本报价有效期为XX天”）、报价包含的内容（如是否含税费、运费、安装调试费等）。为便于比价，可要求供应商按指定格式报价，例如分列单价、总价、各项费用明细等。

6.付款方式与条件：采购方可提出期望的付款方式（如电汇、信用证、承兑汇票等）及付款期限（如预付比例、到货款、质保金比例及期限等），或请供应商说明其常规的付款条件，作为后续谈判的基础。

7.其他特殊要求：如对供应商的资质证明（营业执照、生产许可证、相关体系认证等）、售后服务承诺（保修期限、响应时间、维修方案等）、是否需要提供样品、是否需要参与投标等特殊要求，均应在询价函中明确列出。

三、合理设定询价要求与条件：提升响应效率与质量

除了核心信息要素，询价函中还应合理设定对供应商的响应要求与相关条件，以确保询价过程的有序进行和报价的可比性。

*报价截止日期与回复方式：设定一个合理的报价截止日期，并明确回复询价函的方式（如电子邮件、传真、加盖公章的扫描件等），以便采购方及时汇总和比较报价。

*要求提供的支持文件：根据需要，可要求供应商在报价时一并提供公司简介、相关资质证明复印件、产品说明书、技术参数确认函、以往类似项目业绩等，以评估其综合实力。

*保密条款（如适用）：若询价内容涉及商业秘密或敏感信息，可在询价函中加入保密条款，要求供应商对本次询价的内容予以保密。

四、策略性沟通与专业态度：建立良好合作开端

询价函不仅是信息的传递，更是一种商业沟通。在撰写时，应体现出专业、礼貌和合作的诚意。

*语气得体：行文应专业、礼貌，避免使用生硬、命令式的语言。即使是潜在的合作，尊重对方也是建立良好关系的开始。

*突出重点：对于核心需求和关键要求，可以适当予以强调，确保供应商能够准确捕捉。

*预留沟通空间：在函件末尾，应留下采购方联系人的姓名、职务、联系电话、电子邮箱等信息，方便供应商在有疑问时及时沟通。

*说明后续流程：简要说明收到报价后，采购方的评估流程和大致时间安排，让供应商做到心中有数。

五、规范格式与复核校验：细节决定专业度

一份格式规范、无错别字、逻辑清晰的询价函，能体现企业的专业素养。

*标准的公文格式：包含标题（如“关于XX产品/服务的询价函”）、编号、致送单位全称、正文、附