文档编写与提交标准模板.docVIP

文档编写与提交标准模板工具指南

一、本模板的适用工作场景

在各类项目推进、工作汇报、知识沉淀等场景中，规范的文档是保证信息传递准确、流程高效、成果可追溯的核心载体。本模板特别适用于以下情况：

项目全周期管理：如新产品研发项目从立项到结项的需求文档、方案设计、测试报告、总结汇报等材料的编写与提交；

跨部门协作沟通：如市场部向技术部传递需求文档、人力资源部发布制度文件、财务部提交报销流程说明等需多角色确认的文档；

知识体系构建：如企业内部技术手册、操作指南、培训材料等标准化文档的编写与归档；

外部合规与汇报：如向客户提交交付物、向监管机构报送合规材料、年度总结报告等需符合特定格式要求的文档。

二、文档编写与提交的完整流程

1.前期准备：明确文档目标与核心要素

确定文档类型：根据工作场景明确文档类型（如需求说明书、技术方案、会议纪要、项目总结等），不同类型文档的核心内容侧重点不同（如需求文档需明确“用户故事+验收标准”，技术方案需包含“架构图+实施步骤”）。

梳理受众与需求：明确文档的阅读对象（如技术团队、管理层、客户等），针对不同受众调整内容深度与表达方式（如对管理层突出结论与风险，对技术团队细化细节与逻辑）。

收集基础资料：整理与文档相关的背景信息、数据、过往文档、需求清单等，保证内容有据可依（如编写项目总结需收集项目计划、进度报告、测试数据等）。

2.按模板框架撰写初稿

打开“文档基本信息表”（见表1），填写文档名称、编号、版本号等核心元数据，保证文档可唯一识别（如“项目V1.2需求说明书”）。

参照“文档内容框架表”（见表2）搭建文档结构，按章节撰写内容：

封面：包含文档名称、版本号、编写部门、编写日期等；

目录：自动或手动编写，保证页码准确；

按“背景-目标-内容-结论”逻辑展开，章节标题采用“1→1.1→1.1.1”层级格式，避免内容冗余或逻辑断层；

附件：补充未详尽的数据图表、代码片段、参考资料列表等。

内容撰写原则：语言简洁客观，数据需标注来源（如“数据来源：部门2023年Q3报表”），避免口语化表述（如“大概可能”改为“预计”）。

3.内部审核与修订

初稿完成后，交由相关负责人审核：技术类文档需由技术负责人审核逻辑准确性，管理类文档需由部门负责人审核内容完整性，合规类文档需由法务/合规部门审核风险点。

根据审核意见修订：对审核中提出的“需求描述模糊”“数据缺失”“格式不规范”等问题，逐一修改并标注修订说明（如“V1.2修订：补充用户登录流程图，见3.2节”）。

交叉检查：若文档涉及多部门协作，需邀请相关部门负责人会签，保证内容无争议（如市场部与技术部共同确认需求文档时，需双方签字确认）。

4.格式调整与最终校对

统一格式规范：

字体：用宋体五号，标题用黑体（一级标题三号，二级标题四号，三级标题五号）；

行距：1.5倍行距，段前段后间距0.5行；

页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm；

页眉页脚：页眉包含文档名称+版本号，页脚包含页码（居中）。

校对内容：检查错别字、标点符号使用（如“，”与“。”区分）、图表编号是否连续（如图1-1、表2-1）、页码与目录是否一致等，保证低级错误率为0。

5.提交与归档

选择提交方式：根据公司规定选择提交渠道（如OA系统、邮件、共享文件夹等），邮件提交需在主题注明“【文档提交】+文档名称+版本号”（如“【文档提交】项目V1.2需求说明书”），附简要说明（如“附件为项目V1.2需求说明书，请查收”）。

填写“提交信息记录表”（见表3），记录提交日期、接收人、提交状态等信息，保证可追溯。

归档管理：提交后，将文档按“部门-项目-文档类型”分类归档至指定服务器或云盘，保留历史版本（建议至少保留近3个版本），便于后续查阅与版本回溯。

三、核心模板表格

表1：文档基本信息表

字段名称

填写说明

示例

文档名称

简洁明确，体现文档核心内容与版本

项目V1.2需求说明书

文档编号

按公司规则编写（如“项目代码-文档类型-版本号”，如“PRJ-REQ-001-V1.2”）

PRJ-REQ-001-V1.2

版本号

规则：主版本号（重大修订）+次版本号（次要修订），如V1.0→V1.1→V2.0

V1.2

密级

根据内容敏感度填写（如“内部公开”“秘密”“机密”）

内部公开

所属项目/部门

文档归属的项目名称或负责部门

研发部

编写人

实际编写文档的员工姓名，用*代替

*小明

编写日期

文档初稿完成的日期（YYYY-MM-DD）

2023-10-15

审核人

负责审核文档内容的人员姓名，用*代替

*李华

审核日期

完成审核的日期（YYYY-MM-DD）

2023-10-18

批准人

有权批准文档生效的人员（如项目经理、部门负责人），用*代替

*张经理

批准日