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会议纪要编写全流程指南

一、适用会议类型与场景

部门周例会：同步工作进展、协调资源、明确下周计划；

项目启动会：明确项目目标、分工、时间节点及风险预案；

跨部门协调会：解决跨部门协作中的流程壁垒、职责交叉等问题；

季度/年度总结会：回顾阶段性成果、分析问题、制定改进方向；

专项决策会：针对重大事项（如预算审批、方案立项）形成决议。

二、会议纪要编写全流程

（一）会前：准备阶段

明确会议基本信息

提前获取会议通知，记录会议名称、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人。

确认参会人员范围（核心成员、列席人员）及缺席人员（需标注原因，如“*工因出差请假”）。

梳理会议议程

根据会议通知整理议程，明确各议题的讨论目标、预计时长及负责人，提前熟悉议题背景，避免记录时遗漏关键点。

准备记录工具

电子版：推荐使用Word、石墨文档等，可提前创建模板快速填充内容；

纸质版：准备专用会议记录本，标注页码，方便后续整理。

（二）会中：记录阶段

聚焦核心内容

讨论要点：记录各议题的关键观点，避免逐字逐句记录，重点标注分歧点、共识及建议（如“工提出需优化审批流程，工表示同意，建议增加财务预审环节”）；

决议事项：明确结论性意见（如“同意通过《2024年Q2市场推广方案》，预算上限为*万元”）；

行动项：详细记录“谁负责、做什么、何时完成”（如“*工负责完成竞品分析报告，需在5月20日前提交至项目组”）。

区分信息优先级

用符号标注重要性（如“★”为决议，“△”为待跟进事项，“○”为背景信息），避免内容堆砌。

确认关键信息

对不确定的时间、数据、责任人，会后及时向发言人或主持人核实（如“关于项目延期时间，需再次与*总确认”）。

（三）会后：整理与分发

结构化梳理内容

按模板框架整理信息，保证逻辑清晰：会议基本信息→议题讨论→决议事项→行动项→附件（如会议PPT、方案文档）。

补充与核对

补充会中遗漏的细节（如数据来源、背景说明），核对决议及行动项的责任人、时限、要求是否准确无误。

审核与签批

初稿完成后提交主持人或会议负责人审核，保证内容客观反映会议成果，避免主观表述（如将“我认为方案可行”改为“经讨论，多数成员认为方案可行”）。

规范分发

审核通过后，在24小时内通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）或邮件分发，抄送所有参会人员及相关协作部门，注明“请查阅并确认行动项，如有异议请在2个工作日内反馈”。

三、会议纪要标准模板

会议基本信息

会议名称

*项目启动会

会议编号

时间

2024年5月15日14:00-16:00

地点

主持人

*总（研发部经理）

记录人

参会人员

工（市场部）、工（技术部）、*工（财务部）

缺席人员及原因

会议议程

1.项目目标及范围说明；2.团队分工及职责；3.时间计划及里程碑；4.资源需求及预算讨论

议题及讨论记录

议题编号

T01

讨论内容

总介绍项目背景：为拓展市场，需在8月底前完成产品V2.0版本开发，核心功能包括、；工补充：需明确是否包含模块，避免后期范围蔓延。

关键发言

工（市场部）：“建议优先上线用户反馈量最高的功能，预计可提升留存率15%。”工（技术部）：“模块开发周期需2周，建议二期规划。”

决议事项

决议编号

R01

责任部门/人

*总（研发部）牵头确认功能清单

行动项

行动编号

A01

责任人

*工

完成时限

5月17日

附件

1.《项目V2.0需求文档（初稿）》；2.《项目甘特图（草案）》

四、编写要点与常见问题规避

客观中立，避免主观评价

纪要需忠实反映会议内容，不添加个人观点（如将“工的方案太理想化”改为“工提出需评估资源可行性”）。

突出“行动”与“责任”

行动项需包含“责任人+具体任务+可交付成果+时限”，避免模糊表述（如“尽快完成”需明确为“5月20日前提交初稿”）。

及时性与准确性并重

会后24小时内完成初稿，保证决议和行动项信息准确，避免因拖延导致细节遗漏或责任模糊。

注意保密与分发范围

涉及敏感信息（如财务数据、未公开决策）时，需限定分发范围，标注“内部资料，注意保密”。

预留补充与反馈渠道

分发纪要时注明“如有信息遗漏或错误，请于2个工作日内反馈”，保证纪要的完整性和权威性。