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企业资源计划管理软件界面操作手册

一、适用人员与业务场景

本手册适用于企业内部财务、采购、库存、销售、生产等相关部门业务人员及系统管理员，主要覆盖以下典型业务场景：

日常业务处理：采购订单创建、销售出库单、费用报销提交、生产工单下达等；

数据查询与统计：库存实时查询、客户往来账龄分析、采购执行进度跟踪、财务报表等；

主数据维护：供应商/客户档案建立、物料信息更新、员工权限配置等；

跨部门协作：销售订单转生产计划、采购申请审批流发起、库存调拨申请等。

二、核心功能模块操作流程

（一）供应商信息维护（主数据管理）

功能说明：用于新增、修改、查询企业合作供应商的基础信息，保证采购业务数据准确。

操作步骤：

登录系统

打开ERP系统登录页面，输入工号（如：C001）及密码，验证码（如有），“登录”进入系统主界面。

进入模块

在顶部导航栏选择“基础数据”→“主数据管理”→“供应商管理”，进入供应商信息列表页面。

新增供应商

列表上方“新增”按钮，弹出“供应商信息维护”窗口；

按要求填写必填项：供应商名称（如：科技有限公司）、统一社会信用代码、联系人（*经理）、联系方式（固话格式，如：010-X）、开户银行、银行账号、供应商分类（如：原材料供应商/服务供应商）；

选填项：供应商地址、合作起始日期、付款账期（如：30天）；

“保存”，系统提示“保存成功”，供应商信息将显示在列表中。

修改供应商信息

在列表中找到目标供应商（可通过供应商名称或信用代码搜索），“操作”列的“修改”按钮；

仅允许修改非关键字段（如联系人、联系方式），若需修改统一社会信用代码或银行账号，需“申请变更”并相关证明材料，提交审批后由系统管理员处理；

修改完成后“保存”，系统自动记录变更日志。

查询与导出

在搜索框输入供应商名称或分类，“搜索”筛选结果；

“导出”按钮，可选择导出字段（如供应商名称、联系人、信用代码），Excel表格供线下使用。

（二）采购订单创建与审批（业务流程处理）

功能说明：采购部门根据物料需求计划创建采购订单，经审批后下达给供应商，跟踪采购执行进度。

操作步骤：

发起采购申请

进入“采购管理”→“采购申请”→“新增申请”，填写申请单信息：申请部门（采购部）、申请人（*主管）、申请日期、物料编码（如：M001-2024）、物料名称（钢材）、规格型号（Φ10mm）、申请数量（1000kg）、预计单价（5.2元/kg）、需求日期（2024–）；

附件（如物料需求计划审批单），“提交”，系统自动流转至部门经理审批。

创建采购订单

待采购申请审批通过后，进入“采购管理”→“采购订单”→“从申请创建”，选择已通过的采购申请单（如：CGSQ2024050001），“订单”；

系统自动带出申请单信息，补充订单字段：供应商（从供应商列表选择，如科技有限公司）、订单编号（自动，如PO2024050001）、交货地点（公司1号仓库）、运输方式（汽运）、付款条件（月结30天）；

核对数量、单价无误后，“保存并提交审批”。

审批流程

订单提交后，系统按预设审批流（采购经理→财务总监→总经理）逐级审批；

审批人可在“待办事项”中查看订单详情，“同意”或“驳回”（驳回需填写原因）；

全部审批通过后，订单状态变更为“已批准”，可执行后续收货操作。

订单跟踪

在“采购订单”列表中查看订单状态（如“已批准”“已收货”“已完成”）；

订单编号，可查看收货记录、发票登记、付款进度等关联信息。

（三）库存实时盘点（库存管理）

功能说明：定期对仓库物料进行实地盘点，保证库存数据与系统记录一致，避免账实不符。

操作步骤：

创建盘点任务

进入“库存管理”→“盘点管理”→“创建盘点任务”，选择盘点范围（如：原材料仓）、盘点方式（全盘/抽盘）、盘点日期（当前日期）；

“盘点单”，系统自动导出当前库存物料清单（含物料编码、名称、规格、系统库存数量）。

实地盘点

仓库人员打印盘点单，前往仓库现场逐一清点物料数量，将实际盘点数量填写在盘点单“实盘数量”栏；

若发觉盘盈（实盘系统）或盘亏（实盘系统），需在盘点单备注栏注明原因（如：破损、漏发）。

录入盘点结果

返回系统，进入“库存管理”→“盘点管理”→“录入盘点结果”，选择对应的盘点单号（如：PD2024050001）；

将纸质盘点单的“实盘数量”录入系统，系统自动计算“盘盈数量”或“盘亏数量”；

盘点现场照片（可选），“提交”。

审核与调整

系统管理员审核盘点结果，确认盘盈/盘亏原因合理后，“审核通过”；

系统自动库存调整单，调整后库存数量更新为实盘数量，同时记录盘点差异分析报表。

三、常用业务单据模板

（一）采购申请单模板

字段名称

字段类型

必填/选填

说明示例

申请单编号

文本

必填

CGSQ2024050001（系统自动）

申请部门

下拉选择

必填