企业采购流程管理操作手册.docxVIP

企业采购流程管理操作手册

---

**企业采购流程管理操作手册**

**前言**

1.1目的

本手册旨在规范企业采购行为，明确采购各环节的职责与操作要求，优化采购流程，降低采购成本，保障物资与服务的质量，提高采购效率，防范采购风险，确保企业经营活动的顺利进行。

1.2适用范围

本手册适用于企业内所有与采购活动相关的部门及人员，包括但不限于需求部门、采购部门、财务部门、仓储部门及供应商。凡企业内进行的各类物资（原材料、辅料、设备、办公用品等）及服务（技术服务、运维服务、咨询服务等）的采购均需遵循本手册规定。

1.3基本原则

企业采购活动应遵循以下基本原则：

*合规性原则：严格遵守国家相关法律法规及企业内部规章制度。

*经济性原则：在保证质量的前提下，力求以最合理的成本获取所需物资与服务。

*透明性原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督。

*效益性原则：追求采购活动的综合效益最大化，兼顾短期利益与长期发展。

*廉洁性原则：严禁采购人员利用职务之便谋取私利，杜绝商业贿赂。

**第一章组织与职责**

2.1采购组织架构

企业应根据自身规模与业务特点，设立相应的采购管理组织架构。通常包括：

*采购决策委员会（如适用）：负责审批重大采购项目、制定采购战略等。

*采购部门：作为采购活动的归口管理部门，负责采购流程的组织实施与日常管理。

*需求部门：提出采购需求，参与供应商评估（如必要）及物资/服务的验收。

*财务部门：负责采购预算审核、采购款项支付、参与合同评审及采购成本核算。

*法务部门/合规部门（如适用）：负责采购合同的法律合规性审核，提供法律支持。

*仓储部门：负责采购物资的入库验收、保管与发放（如适用）。

2.2主要职责

*采购部门：

*制定和完善企业采购管理制度与流程。

*组织编制与执行采购计划。

*供应商的寻源、开发、评估、管理与关系维护。

*采购合同的洽谈、拟定、评审与管理。

*采购订单的下达与执行跟踪。

*组织或参与采购物资/服务的验收。

*采购款项支付的申请与跟进。

*采购数据的统计分析与报告。

*处理采购过程中的争议与纠纷。

*需求部门：

*根据实际业务需要，提出真实、准确、完整的采购需求。

*参与采购需求的评审。

*提供必要的技术参数或规格要求。

*参与供应商的选择与评估（如专业性要求较高的采购）。

*负责或参与采购物资/服务的验收，并出具验收意见。

*财务部门：

*负责采购预算的审核与控制。

*参与重大采购项目的经济性论证。

*审核采购合同中的付款条款。

*根据审批后的采购发票及相关凭证办理付款手续。

*负责采购成本的核算与分析。

*其他相关部门：

*法务/合规部门：负责采购合同的法律风险审核，提供法律咨询。

*仓储部门：负责到货物资的数量清点、初步质量查验、入库登记与保管。

**第二章采购流程详解**

3.1需求提出与审批

*3.1.1需求提出

需求部门根据实际业务需求及库存情况（如适用），填写《采购需求单》。需求单应明确以下信息：

*采购物资/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、质量要求。

*预计单价（如有）、预计总金额。

*需求日期、期望交付日期。

*用途及必要性说明。

*其他特殊要求（如包装、运输方式等）。

需求部门负责人应对《采购需求单》的真实性、合理性进行审核。

*3.1.2需求审批

《采购需求单》需按照企业规定的审批权限逐级报批。审批过程中，相关部门（如财务部门审核预算，技术部门审核技术参数）应根据职责进行审核并签署意见。

对于超出部门预算、或金额较大、或性质特殊的采购需求，可能需要更高层级的审批。

3.2采购计划制定

*3.2.1采购计划汇总

采购部门对各需求部门提交的、已获审批的《采购需求单》进行汇总、整理与分类。

*3.2.2采购计划编制

采购部门结合企业经营计划、库存策略、资金状况及市场供应情况，编制《采购计划》。《采购计划》应明确采购项目、采购方式、预计采购时间、负责部门/人等。

*3.2.3采购计划审批

《采购计划》需按规定权限报相关领导审批。审批通过后的《采购计划》是采购执行的依据。

3.3供应商寻源与评估

*3.3.1供应商信息收集

采购部门根据采购物资/服务的特性，通过市场调研、行业推荐、过往合作记录、网络平台等多种渠道收集潜在供应商信息。

*3.3.2供应商初步筛选

采购部门对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除明显不符合基本要求（如资质、生产能力、地理位置