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合同管理工具及风险评估指南

一、引言

合同是企业与个人开展经济活动的重要法律依据，规范的合同管理能有效降低法律风险、保障合法权益。本指南旨在提供一套通用的合同管理工具及操作框架，覆盖合同全生命周期管理要点，适用于企业法务、采购、销售、项目等岗位人员，以及需要处理合同事务的自由职业者、小微经营者等，助力实现合同管理的标准化、规范化与风险可控化。

二、适用范围与应用场景

（一）适用主体

企业：各类公司（含中小企业、集团公司）的法务部门、业务部门、行政管理部门；

机构：事业单位、社会团体等组织的合同管理岗位；

个人：自由职业者、个体工商户、项目负责人等需对外签订合同的主体。

（二）典型应用场景

合同起草与审批：业务部门在合作前需起草合同文本，通过规范流程完成内部审核；

合同签署与备案：双方达成一致后，按约定方式签署合同并完成内部归档；

合同履行跟踪：在合同执行过程中，监控履约进度、变更事项及潜在风险；

合同纠纷处理：出现违约或争议时，依据合同条款及法律规定进行应对；

合同归档与复盘：合同履行完毕后，整理资料并总结经验教训，优化后续管理。

三、合同管理全流程操作指引

（一）合同准备阶段：明确需求与基础调研

需求梳理：

业务部门明确合作目的（如采购货物、提供服务、项目合作等）、核心需求（如质量标准、交付时间、价格条款等）；

确定合同主体（对方公司/个人基本信息、资质证明等）。

基础调研：

对方主体资格核查：查验营业执照（企业）、身份证（个人）等有效证件，确认经营范围、履约能力（如注册资本、业绩案例、涉诉记录等）；

特殊行业资质：若涉及医疗、建筑、食品等特殊领域，需核实对方是否具备相关行业许可证（如安全生产许可证、食品经营许可证等）。

资料收集：

整理己方主体资料（营业执照复印件、法定代表人身份证明等）；

收集合作背景资料（如项目建议书、招投标文件、往来函件等）。

（二）合同起草阶段：规范条款与内容完整性

确定合同框架：

标准合同应包含以下核心部分：标题、合同主体信息、前言（合作背景与目的）、条款（标的、数量质量、价款支付、履行期限、违约责任、争议解决等）、签署页（双方签字盖章、日期）。

核心条款起草要点：

标的条款：明确产品/服务的具体名称、规格、型号（如“办公用笔记本电脑，品牌ThinkPad，型号X1Carbon，配置i7处理器、16G内存、512G固态硬盘”）；

数量与质量：数量需注明单位（如“台”“吨”“小时”），质量标准需引用国家标准、行业标准或双方约定的具体指标（如“符合国家GB/T19001-2016质量管理体系标准”）；

价款与支付：明确总价款、计价单位、支付方式（银行转账/支票/现金）、支付节点（如“预付款30%签约后3日内，到货验收合格后支付60%，质保期满无质量问题后支付10%”）、账户信息（户名、开户行、账号）；

履行期限与地点：约定具体起止时间（如“2024年6月1日至2024年12月31日”）及履行地点（如“甲方公司所在地仓库”）；

违约责任：明确违约情形及对应的违约金计算方式或赔偿标准（如“逾期交货，每逾期1日按合同总金额的0.5%支付违约金，累计不超过合同总额的10%”）；

争议解决：约定协商、仲裁（明确仲裁机构）或诉讼（明确管辖法院，如“被告住所地有管辖权的人民法院”）的解决方式。

文本初稿完成：

按上述框架起草文本，保证语言表述准确、无歧义，避免使用“大概”“可能”等模糊词汇。

（三）合同审核阶段：多维度风险把控

审核主体与职责：

业务部门初审：审核条款是否符合合作需求、商业逻辑是否合理（如价格是否市场公允、交付时间是否可行）；

法务/合规部门复审：审核法律风险条款（如主体资格、违约责任、争议解决等是否符合法律规定）；

财务部门会签：审核价款支付方式、税务处理、发票开具等财务相关条款；

管理层终审：对重大合同（如金额超100万元、涉及核心业务）进行决策审批。

审核要点清单：

审核维度

具体内容

主体资格

对方营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖合作内容、法定代表人身份是否真实

条款完整性

是否缺少核心条款（如标的、价款、违约责任等），补充条款是否与主冲突

法律合规性

条款是否违反法律强制性规定（如“不得约定高利贷”“不得格式条款排除对方主要权利”）

商业合理性

价格、交付周期、付款条件等是否符合行业惯例及公司利益

文本规范性

有无错别字、涂改、歧义表述，签署页信息是否完整（盖章/签字与主体一致）

审核反馈与修改：

审核人需出具书面《合同审核意见表》（见模板1），明确修改建议及审核结论（通过/不通过/需补充材料）；

起草人根据意见修改后，重新提交审核，直至通过。

（四）合同签署阶段：形式合规与效力确认

签署准备：

打印最终版合同文本，保证份数满足双方需求（如一式两份，双方各执一份）；

准备公章（