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档案数字化管理操作规范

一、总则

1.1目的与意义

为规范档案数字化管理工作，确保档案数字化过程的规范性、安全性和成果的有效性，提升档案管理现代化水平，充分发挥档案信息资源的价值，特制定本规范。本规范旨在为各类组织开展档案数字化工作提供统一的操作指引，保障数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

1.2适用范围

本规范适用于各类机关、团体、企业事业单位及其他社会组织的档案数字化加工、管理与利用工作。凡涉及对传统载体档案（如纸质、照片、录音、录像等）进行数字化转换、处理、存储、著录、保管和提供利用等活动，均应遵循本规范。

1.3基本原则

档案数字化管理工作应遵循以下基本原则：

*真实性原则：确保数字化档案与原档案内容一致，数字副本能准确反映原档案的原貌和信息。

*完整性原则：保证数字化过程覆盖档案的全部内容，数字档案的各个组成部分完整无缺，相关元数据齐全。

*可用性原则：数字化成果应符合长期保存和提供利用的要求，具备良好的可读性、可检索性和可理解性。

*安全性原则：在档案数字化全过程中，采取有效措施保障档案实体与信息的安全，防止档案损毁、丢失和信息泄露。

*规范性原则：严格按照本规范及相关行业标准、技术标准执行，确保数字化工作的标准化和规范化。

二、前期准备与策划

2.1档案清点与整理

在数字化加工前，应对拟数字化的档案进行全面清点和规范整理。

*档案清点：核对档案的数量、档号、题名、起止日期等基本信息，确保与档案目录一致，发现问题及时处理。

*档案整理：按照档案整理的有关规定，对档案进行排序、编页、装订（如需）等处理，确保档案在数字化过程中不发生遗漏、错序。对于破损、脆弱或有特殊要求的档案，应先进行修复或采取特殊保护措施。

2.2数字化方案制定

根据档案的类型、数量、重要程度及利用需求，制定详细的数字化实施方案。方案应包括：

*数字化目标与范围；

*各环节技术指标与质量要求；

*人员组织与分工；

*设备选型与配置；

*进度安排与时间节点；

*质量控制与验收标准；

*安全保密措施；

*经费预算等。

2.3人员与设备准备

*人员准备：配备合格的数字化工作人员，包括项目管理人员、档案整理人员、扫描操作人员、数据著录人员、质量检验人员等。所有参与人员均需经过专业培训，熟悉档案管理基本知识、数字化操作技能及安全保密规定。

*设备准备：根据数字化需求，配备符合技术要求的扫描设备（如高速扫描仪、平板扫描仪、大幅面扫描仪等）、计算机、存储设备、图像处理软件、著录软件、备份设备以及必要的档案整理工具和耗材。所有设备应进行定期维护和校准，确保其正常运行。

三、档案扫描与图像处理

3.1扫描前处理

*去除档案装订物，如订书钉、回形针等，对不便拆钉的档案可采用零边距扫描或复印后扫描。

*对页面褶皱、卷曲的档案，应进行适当压平处理。

*对破损严重、无法直接扫描的档案，应先进行修复。

*对于字迹易褪色的档案，应采取低温、低湿度扫描环境或先进行复印，采用复印件进行扫描，以保护原件。

3.2扫描参数设置与执行

*分辨率：应根据档案内容、字体大小、后续利用需求等因素确定。一般情况下，纸质档案扫描分辨率不低于规定标准，特殊档案可适当提高分辨率。

*色彩模式：根据档案类型和实际情况选择。通常，公文、报表等以文字为主的档案宜采用黑白模式或灰度模式；图纸、照片、有彩色印章或批注的档案宜采用彩色模式。

*图像格式：扫描图像应采用通用、开放的格式，如JPEG、TIFF等。长期保存的数字档案建议采用无损压缩格式或非压缩格式。

*扫描方式：应根据档案幅面大小和扫描仪类型选择合适的扫描方式，确保扫描图像完整、无遗漏。

3.3图像质量控制

扫描后的图像应符合以下基本要求：

*图像清晰、完整，无缺页、漏扫、重扫现象。

*图像歪斜度、清晰度、对比度应达到规定标准，确保字迹、图形、符号等清晰可辨。

*扫描图像应与原件尺寸比例一致，无明显变形。

3.4图像处理

对扫描后的图像进行必要的后期处理，以提升图像质量和可用性，但处理过程不得影响档案内容的真实性。主要处理包括：

*纠偏：对扫描产生的倾斜图像进行自动或手动纠偏，确保图像端正。

*去污：对图像中出现的污点、杂点进行适当清除，但不得去除档案原件上的有效信息。

*裁边：去除扫描图像周围多余的白边，使图像内容居中。

*拼接：对大幅面档案分幅扫描后的图像进行拼接，形成完整图像。

*旋转：对方向错误的图像进行旋转校正。

四、元数据采集与著录

4.1元数据采集范围与要求

元数据是描述数字档案特征和管理过程的数据，应根据档案类型和