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综合办公室日常工作操作规程

**一、综合办公室日常工作概述**

综合办公室是企业运营的核心部门之一，负责协调各部门日常事务、保障行政支持、提升办公效率。本规程旨在规范综合办公室日常工作流程，确保各项事务处理标准化、高效化。主要工作内容包括文件管理、会议服务、后勤保障、信息传达等。

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**二、文件管理操作规程**

文件管理是综合办公室的基础工作，涉及文件收发、归档、流转等环节。

（一）文件收发流程

1.**接收文件**：

-确认文件来源及完整性，检查是否需签收。

-对涉密文件进行登记，标注密级并双人核对。

-通知相关收件人领取文件。

2.**发送文件**：

-核对文件内容及数量，使用专用信封或快递工具。

-重要文件需附发送清单，留存送达凭证。

（二）文件归档要求

1.**分类归档**：

-按部门、日期、文件类型（如合同、报告）分类。

-电子文件与纸质文件分开存储，建立索引目录。

2.**保管期限**：

-一般文件保存3年，重要文件（如合同）保存5年以上。

-定期检查存储环境（温度、湿度、防火），防止文件损坏。

（三）文件流转规范

1.内部流转：

-使用OA系统或纸质传阅单，注明流转时限。

-超期未处理文件需提醒经办人。

2.外部流转：

-涉及盖章的文件需经审批流程，留存审批记录。

-电子文件需通过加密邮件或安全传输平台发送。

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**三、会议服务操作规程**

综合办公室负责协调会议安排、会务支持及后续跟进。

（一）会议筹备步骤

1.**接收会议通知**：

-确认会议时间、地点、参会人员，及时发送提醒。

-评估会议室需求（如投影仪、麦克风）。

2.**会场布置**：

-提前1天检查会场，布置桌椅、茶水、名牌。

-检测设备是否正常，如投影仪亮度、音响效果。

3.**物资准备**：

-准备会议纪要模板、笔、纸、签到表等。

-涉密会议需设置监控或拍照权限。

（二）会议记录要点

1.记录内容：

-会议主题、时间、地点、主持人、参会人员。

-主要议题、发言要点、决议事项。

2.记录格式：

-采用分条目式记录，按时间顺序排列。

-次日整理成文，经主持人确认后分发给参会人。

（三）会后跟进工作

1.整理分发会议纪要：

-2个工作日内完成纪要初稿，3个工作日内定稿。

-重大决议需抄送相关部门负责人。

2.跟进事项落实：

-对需行动的决议设置完成时限，定期跟踪进度。

-通过邮件或例会通报进展情况。

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**四、后勤保障操作规程**

后勤保障涉及办公环境维护、物资采购、员工服务等。

（一）办公环境管理

1.日常巡查：

-每日检查空调、照明、供水系统是否正常。

-保持公共区域（茶水间、会议室）整洁。

2.维修协调：

-发现设施故障（如打印机、电梯）立即报修。

-联系供应商或第三方服务商进行维修，并跟踪完成情况。

（二）物资采购流程

1.需求提报：

-各部门每月汇总办公用品需求，经审批后提交采购申请。

-采购金额超过5000元需经主管领导签字。

2.供应商管理：

-维护合格供应商清单，定期评估合作效果。

-比价采购，确保性价比最优。

（三）员工服务支持

1.员工卡管理：

-新员工入职办理门禁卡、饭卡等，离职时回收。

-定期检查卡余额，异常情况及时处理。

2.帮办事项：

-协助员工处理交通补贴、考勤疑问等事务。

-建立服务台账，记录帮办内容及结果。

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**五、信息传达操作规程**

信息传达需确保准确、及时、高效。

（一）内部通知发布

1.通知类型：

-通用通知（如放假安排）、部门通知、临时通知。

2.发布渠道：

-通过企业微信群、公告栏、OA系统同步发布。

-重要通知需电话确认关键人员已接收。

（二）外部信息对接

1.政策传达：

-收到政府或行业通知后，整理要点并分发给相关部门。

-涉及业务调整的需组织解读会。

2.媒体对接：

-统一对外发布口径，由专人负责媒体问询。

-重要信息需经公关部门审核。

（三）信息反馈机制

1.收集渠道：

-通过意见箱、匿名邮箱收集员工建议。

-定期召开沟通会，听取部门反馈。

2.处理流程：

-3个工作日内响应并处理合理诉求。

-对未采纳的建议进行解释说明。

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**六、应急处理预案**

突发情况需快速响应，确保损失最小化。

（一）停电应急

1.立即启动备用电源，通知电工检查线路。

2.评估影响范围，必要时组织员工疏散。

（二）火警应急

1.启动消防广播，引导员工沿安全通道撤离。

2.联系消防部门，配合灭火救援工作。

（三）人员受伤应急

1.立即联系急救中心，同时进行初步救治。

2.通知人力资源部门，记录事故经过及处理情况。

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**七、总结